Стъпки в управлението на процеса и техните задачи
В управлението на процеса, има три отделни етапа: разработване на стандарти и критерии, сравняване на действителните резултати с тях и да предприеме необходимите коригиращи действия. На всеки етап от изпълнението на пакет от различни мерки.
За определяне на стандарти - първи етап на процедурата за контрол, която демонстрира колко близо, всъщност, се сля контрол и планиране на функции. Стандарти - е конкретните цели и напредъка по отношение на които подлежат на промяна. Техният избор и определение отдава голямо значение, и това не е случайно, тъй като стойността им - това е важна отправна точка за всяка организация. Тези цели са ясно подават от процеса на планиране. Всички стандарти, използвани за мониторинг трябва да бъдат избрани от многото цели и стратегии на организацията.
Цели, които биха могли да бъдат използвани като стандарти за мониторинг, разграничават две много важни функции. Те се характеризират с времева рамка, в която работата трябва да се извърши, както и специално критерият, по отношение на които можем да се оцени степента на изпълнение. Специфични критерии и за определен период от време, наречен показатели за изпълнение. индикатор за ефективността точно определя какво трябва да се произвежда, за да постигне целите си. Тези показатели дават възможност на ръководството да се сравнява действителната работа и планира да отговори на следните въпроси: "Какво трябва да правим, за да се постигнат планираните цели? "И" Това, което е останало не е направено? "
Организациите имат много цели, които са трудно или дори невъзможно да се измери с помощта на количествени показатели и цифри. Като пример, като например да се създаде благоприятен климат в колективен, подобрена система за вертикална връзка мощност, удовлетвореността от работата е по-внимателни към партньори и т.н. В такива случаи, компаниите често прибягват до идентифицирането на мнението на служителите, провеждане на проучвания, интервюта и не използва преки и косвени метра. Така например, състоянието на духа може да се измерва с броя на конфликти или трудови спорове, удовлетвореността от работата - от динамиката на съкращения и т.н. след придобиване на количествени стандарти за измерване. измерване Условия очевидните такива като тези цифри могат да бъдат повлияни от много различни фактори, включително тези, които не са пряко свързани със стандартите. Например, ниско отделяне може да са резултат от високото ниво на безработица, както и да намали броя на конфликти или трудови спорове биха могли да се отразят ситуация на страх от загуба единствената възможност за работа и т.н.
Субективният характер на тези целеви инсталации усложнява сравнение процес, контрола и изисква много изкуство от управителя да се идентифицират истинските причини за отклонения намерени. Но дори и с всички недостатъци на косвените измервателни уреди са необходими, защото те позволяват да се следи процесите и своевременно коригиране на отклоненията. И това е по-добре от вземането на решения, когато се проявява всички негативни последици от неуправляеми промени.
От голямо значение е въпросът, който трябва да определи стандарти. Най-добре е вариантът, в който служителите на участващите организации, които пряко засягат съответните параметри в процеса. На първо място, тъй като фактът на тяхното участие води до повишен интерес към постигане на заложените параметри, и второ, в този подход има интензивен обмен на знания и опит между мениджъри на различни нива, което увеличава на стандартите за качество и планираното оборудване.
За да има реално въздействие върху поведението на хората, стандартите трябва да бъдат обтегнати, но постижимо. Обикновено такива стандарти мотивират хората е нереалистично (прекалено висока или, обратно, е твърде ниска и лесно постижимо), навлажнете причина враждебност и негативно влияние върху резултатите.
- Сравнение на резултатите - на втория етап от управлението на процеса и се състои в сравняване на действителните резултати, постигнати с установените стандарти. На този етап, мениджърът трябва да определи дали постигнатите резултати съответстват на очакванията му. Така мениджър получава още много важно решение, приемливо или относително безопасно установяване на отклонения от стандартите. На тази, втората процедура за контрол на етап оценка, която служи като основа за решението за започване на дейността.
Дейностите, извършвани на този етап на контрол, е най-видимата част от цялата система на управление. Тази дейност е да се определи мащабът на отклоненията, резултатите от измерването, предаването на информацията и нейната оценка. Измерване на резултатите, ви позволява да настроите как успяха да изпълнят определени стандарти - е най-трудно и скъпо елемент на контрол. За да бъдат ефективни, измервателната система трябва да съответства на вида дейност, която е обект на контрол.
Разпространение на информация играе ключова роля за осигуряване на ефективността на контрола. За да контролира системата да работи ефективно, че е наложително да се информират работниците на организацията като установените стандарти и постигнатите резултати. Тази информация трябва да бъде точна, за да стигне навреме и доведени до знанието на лицата, отговорни за съответния раздел на работниците във форма ви позволява лесно да вземат необходимите решения и действия. Желателно е също така да бъде напълно сигурен, че тези стандарти са добре разбрани от персонала. Това означава, че трябва да се осигури ефективна комуникация между онези, които определя стандартите, както и тези, които трябва да се извършат.
Крайният етап на сравняване фаза е да се оцени постигнатите резултати. Мениджърът трябва да реши дали информацията, която е получила, както и дали то е важно. Важна информация е, че информацията, която адекватно да описва явлението обект на разследване и необходимостта да се вземе правилното решение.
- Действие - на третия етап. Мениджърът трябва да избере един от трите линии на поведение: да не прави нищо, за да се елиминира отклонение или преразглеждане на стандарта.
- Основната цел на мониторинга е да се постигне ситуация, в която управлението на процеса на организация наистина ще я принуди да функционира в съответствие с плана. Ако стандартите на сравнение на действителните резултати показва, че са постигнати поставените цели, най-добре е да не прави нищо. Отделът не може, обаче, да разчита на факта, че случилото се веднъж, повторете отново. Дори и най-изтънчените методи трябва да бъдат променени.
- система за контрол, която не решава сериозни отклонения, преди те да се превърнат в сериозен проблем, е безсмислена. Продължаващата корекцията трябва да се съсредоточи върху премахването на причините за това отклонение. В идеалния случай, на етапа на оценяване е да се покаже мащаба на отклоненията от нормите, и да определят точно неговата кауза. Това включва необходимостта от ефективни процедури за вземане на решения. Тъй като, обаче, по-голямата част от работата в организацията е резултат от обединените усилия на групи от хора, той е абсолютно определят точно корените на проблема не винаги е възможно. Смисълът на корекция във всички случаи е да се разбере веднага причината за отхвърляне и се гарантира връщането на организацията към правилния курс на действие.
корекции за изпълнение могат да бъдат постигнати чрез подобряване на стойностите на всички вътрешни промени фактор дадена организация, подобряване или контрол на процесите функции.
Не всички съществени отклонения от стандартите трябва да бъдат коригирани. Понякога самите стандарти не могат да бъдат реални, тъй като те се основават на планове и планове - това е само на бъдещите прогнози. В преразглеждане на плана трябва да бъдат преразгледани и стандарти. Стандарти, изисквания на които е трудно да се постигне, всъщност, правят напразни стремежите на работниците и мениджърите за постигане на определени цели и анулира всички мотивацията. Както в случая с коригиращи действия от различни видове, необходимостта радикал редакция на стандартите (нагоре или надолу) може да бъде симптом на проблеми, възникнали или по време на действителния контрол, или в процеса на планиране.
Продължи към изтеглянето на файла
Свързани статии