софтуер за управление на Документален (чиновнически) - е специфичен начин на действие, който е в изработването, подготовка на документи и тяхното обработката и съхранението.
Повечето институции, създадени документи. Те са информация и справки. Тези документи съдържат информация за действителното състояние на нещата, който служи като основа за вземане на решения и издаване на административни документи.
За информация и референтните документи включват :. Референтен, меморандуми и обяснителни бележки, доклади, писма, телеграми и т.н. Те са допълващи по отношение на организационната и административна документация и не са задължителни. Информация. съдържащата се в нея, могат да бъдат насърчавани да се действа, но може да бъде взето само под внимание.
Определете каква е целта на тази статия дълбоко и всеобхватно проучване на справочните документи, използвани в предприятието.
Закон - фон информационния документ.
Тя представлява група от лица, за да се потвърди фактите или събитията (актове на материалните запаси, приемане и предаване на материални активи, въпроси, унищожаване на документи, действия и аварии и т.н.).
Законът може да съдържа заключения, препоръки и предложения на съставителите (Деяния проверки, инспекции, одити, тестване на продукти и т.н.). Подобни действия представляват временни или постоянни комисии. упълномощени лица или един офицер и документите, удостоверяващи техните правомощия.
Някои актове подлежат на одобрение (одит характер. Съдържащи препоръки и предложения).
Актът може да има преговори врата.
Текстът на акта се състои от въведение и съображение.
Във встъпителната част се посочват мотивите за изготвянето на доклада, са изброени лицата, представляващи акт и присъства в същото време (председател на комисията, присъстващи членове).
Съображението е част от текста дава описание на работата (характер, характер, методи, време), определи факти (събития), изложени изводите, предложенията, заключения съставители акт. Текстът може да бъде разделен на параграфи и алинеи могат да бъдат установени под формата на таблица.
В присъствието на знака за прилагане на присъствието им правя след текста.
Законът, подписан от всички лица, които са участвали в изготвянето му (позицията не е показана).
С актове на одити и инспекции са въведени всички тези дейности, за които се отнасят. В този случай, поставя съвпадение марка (С акт запознати: подпис и дата).
Ако има коментари одобри акта с марката ". Бележки са прикачени"
Актовете, издадени от общата форма. Вътрешни актове могат да бъдат направени не от формата.
Основни елементи, разделени един от друг чрез 1, 5-3 интервали.
акт на пробата, представена в Приложение 1.
Протокол - документ за определяне на хода на обсъждане и вземане на решения срещи, срещи, конференции и други форми на работа на колегиални органи.
Да се изготви протоколи за специални форми, в които името на документа е отпечатани предварително в печатни или конвенционални листовете хартия А4.
Текстът на протокола се състои от две части: въведение и основни.
В уводната част на протокола съдържа постоянна и променлива информация.
Постоянна информация, свързана с използването на стабилна терминология - ". Настояще" "Президент", "секретар", Тези думи се капитализират от началото на лявото поле.
За променлива информация включва имената и инициалите на председател, секретар и настоящето. Те пишат от позицията на втори раздела (29 разделението по линията на печатната преса, или след 16 удара от лявото поле на компютър)
Имената на членовете на колективен тялото са подредени по азбучен ред, разделени със запетая, в линията. Редове 1 разделя интервала. Ако членовете на колективен орган на повече от 15 души. След това посочете общия брой и на номер в скоби - регистрационен лист приложен.
За да добавите поканените фамилията длъжност, както и името на организацията, която представляват. Редът за регистрация на едно и също, както и членовете на колегиални тялото.
В уводната част на протокола завършва дневен ред. "Дневния ред" Фразата е написан от началото на лявото поле (0-та позиция на раздела). С червени линии започнете да записвате точки в дневния ред. Те номерирани с арабски цифри. Въпроси имат от степента на важност и сложност. Не се допуска формулировката на думата "разни". Трябва да се посочи всеки въпрос.
Основната част от протокола се основава на следната схема: Слушай - бяха - реши да (реши), а за всеки въпрос поотделно. Думи - за слушане, говорене, РЕШЕНИ (решено) пишат с главни букви, на първоначалния (вляво) на областта, без никакви признаци на караници (отворен пунктуация).
Преди думата чух сложи серийния номер на въпроса в дневния ред при обсъждането на няколко въпроса.
Ако говорител осигурява текст на изказването на г-точката, след тирето - "декларация е приложен."
В заключителната част на протокола е решение (решение). Те започват тази част на думата или РЕШЕНИ РЕШЕНИ (0-та позиция на раздела - лявото поле).
Диспозитивът на сградата по схема: действие - художник - период. Изпълнителят може да се организира. структурна единица или конкретен служител. Ако решение съдържа разнообразни въпроси, тя е разделена на точки, номерирани с арабски цифри. Всеки елемент започва с червената линия.
Протоколът може да се определи резолюцията за одобрение на всеки документ. В този случай, протоколът трябва да има позоваване на датата и номера на документа, както и документът трябва да се прилага към протокола.
При избора на протокола се посочва, че резултатите от гласуването за всеки кандидат.
Ако протоколът прави препис, а след това го прави рекорд след първата част на протокола - Session ... стенография. Транскрипт приложен.
Протоколът се подписва от председателя и секретаря. Секретар редактира текст въвежда всеки говори с рекорд на изказването си и да получи подписа на говорителя, в съответствие със записа на речта си. Протоколи от заседанията, за провеждането на която реши Президиума, подписани от председателя и членовете на президиума.
Датата е датата на протокола на заседанието. Ако срещата продължава в продължение на няколко дни, след което се отбелязва началото и чрез тире, в края на срещата.
протокол номер - сериен номер, който се появява през календарната година.
протокол Проба е представена в допълнение 2.
3. Меморандум
В зависимост от съдържанието и целевите записки са разделени на информация и докладване.
Външни заповед, издадени на бланка на общата организация на A4. Признаци на ръководител на организацията.
Датата на документа е датата на подписването му.
Текстът на меморандума е разделен на две части. Първият - изложение на фактите, които са послужили причината за който е направен, а вторият - заключенията от мненията оргиналните - организация или длъжностно лице.
Писмо - родово име за различни съдържание на документите, изпратени по пощата. Тя служи като средство за комуникация институции, физически лица, ви позволява да споделяте разнообразна информация, уведомяване на събитията.
Има много видове букви: молби за правна помощ, предложението. иск, искане да се отговори. Има писма, които съдържат информация, информация недостатъчност, напомняне и не изисква отговор.
Писма се издават специални бланки за писма А4 и А5, в зависимост от обема на имейли. Ако писмото не надвишава десет линии, той се издава на бланка с формат А5 (заглавна не пишете, текст може да се отпечатва в 1, 5, или 1 слот). Името на вида на документа - писмо - не пиша.
Формуляри за кандидатстване с надлъжната подреждане на данни не се препоръчва за писма за обработка.
Когато посоката на бетон официалното име е написано в именителен падеж, наименованието на длъжността, на името - в дателен.
Текстът на писмото трябва да бъде проста, кратка, последователен, убедителен и вярна.
В писмото се подчертава въпрос. По-лесно е да се работи с документи (регистрация, изпълнение, контрол). Няколко въпроса, изложени в писмо, само ако те са свързани.
Факт събитие изложени обективно, пълно, ясно. Неточности в представянето и дизайна на текста, могат да отнемат правото на документа за нищожно.
Текст на писмото се състои от въведение и основните части.
Във встъпителната част от причините за това са били причината за писмото, се прави позоваване на факти, документи и т.н.
В основната част на писмото е посочено на целта: да поиска, оферта, съобщение, провал и т.н. Писмо може да се състои само от основната част (например: да поиска да се разпределят 4 коли да обслужват гостите на фестивала).
Всички логически елементи букви изолирани точки. Текстът трябва да бъде без излишни думи, трудни за четене. Избягвайте ненужни съкращения.
Текстът, като правило, посочено от трето лице единствено число - "Организация казва ..." в трето лице множествено число - "Преподаване персонала и студентите на училището са поканени да ...", първият човек единствено лице - "Моля те ..." от първо лице множествено число номер - "Моля те ...".
За текста на писмото може да бъде прикрепен документи. В този случай, след текста (след 1, интервалът 5-2), напишете дума приложение (от първоначалното поле, с главни букви).
Текст от приложение напишат статия, чрез един интервал. Ако няколко приложения, те са номерирани с арабски цифри, разделени от две интервали.
Изходящи писма трябва да бъдат одобрени от съответните длъжностни лица. Visa е щампован на предната страна на последния лист на копие от писмото, което остава на предприятието. Visa се състои от следните елементи: името на офиса (на терена), личния подпис (от ляво поле), пълното име (инициали, фамилия - 2-ра позиция на раздела, или печат 16 печатни букви от лявото поле), дата (от лявото поле). визи елементи, разделени един от друг чрез 1, 5-2 интервали.
На влизане писма сложи отпечатък върху допускането до организацията и ръководителя на резолюция.
Марката на документа за получаване на организацията се състои от следните елементи: от датата на получаване, сериен регистрационен номер. Щампован в долния десен ъгъл на документа.
Писма, подписани от ръководителите на предприятия, търговски единици. Реквизит "подпис" има следните елементи: наименованието на длъжността, за да подпишат документ, подпис, име
При подписването на няколко писма от длъжностни лица, подпис под помежду си в съответствие с позицията.
Има много видове букви: молби за правна помощ, предложение, жалба, молба трябва да се отговори. Има писма, които съдържат информация, информация недостатъчност, напомняне и не изисква отговор.
Сертификат - документ, който удостоверява факти и събития.
Референтен са два вида:
1. Позоваванията, описващи и потвърждаващи факти или събития в производствените дейности на организацията на.
Помогнете да направим по заповед на организацията-майка или на ръководителя на организацията за предоставяне на информация за изпълнението на планове, задачи, задачи. Те са на път. Текстът на този сертификат се състои от две части.
изложение на фактите, които са били причината за написването на второ място в първата част на информацията - предоставя конкретна информация.
Заключения и предложения не водят до сертификата. Това го отличава от меморандума.
Информацията за сертификат е фиксиран в определен интервал от време. Помощ банер може да съдържа периода от време, или датата, на която затворено информацията в документа.
Сертификатът трябва обективно да отразява състоянието на нещата, така че това изисква внимателна подготовка на събирането и проверката на данните. маса може да се активира от помощ.
Сертификати, изготвени за ръководител на организацията, подписано от композитора, изработен под ръководството на организацията-майка, подписан от ръководителя на институцията. референтни финансови знаци и създаването на главния счетоводител.
Помощ отвъд институциите да изготвят обща A4 бланка и вътрешен - на празен лист хартия, но с една и съща информация.
Датата на препратка е датата на подписването му.
2. Удостоверения, доказващи юридически факти. доказателство за трудова заетост, проучване, професия, местоживеене и т.н. те дават по искане на заинтересувано лице или институция. Това е най-многобройни и ежедневно образуват групата на сертификати. Обикновено, при получаването на такива сертификати прилагат единни шаблон А5 форми.
Променливите и липсващите данни могат да бъдат написани под формата на печатница сертификати на ръка или на пишеща машина.
Текстът не трябва да бъде архаични завои ненужни думи: "недвижими Помощ", "обучение да се направи". Текст, удостоверява с подписа и печата.
Телеграма - документ изолира от друг метод предаване (по кабел). Необходимо е скоростта на предаване, ако има друг по-бавен начин да се забави изпълнението.
Телеграми могат да се изпращат с няколко текста в един момент, или с един и същ текст - в различни моменти. Има телеграми разновидности: фототелеграма, графиката-телеграма, с телеграма заверка на подписа на телеграмата, пълномощното, телеграма с предплатена отговор, който е изпратен на специална форма и т.н.
Телеграма изработена от две части, разделени функция. В първата част (над линията) се изпращат по кабел (той плаща), втората част (под чертата), чрез телеграф не мине и да не плащат.
Първата част от телеграмата съдържа следните реквизити:
Във втората част на телеграмата съдържа следните данни:
- подпис на лицето, от чието име идва телеграма (индикация позиция);
Съюзи, предлози, местоимения и препинателни знаци в текста са пропуснати, ако това не нарушава смисъла. Ако необходимите препинателни знаци показват, думи или с помощта на съкращения: pt (точка), PTA (запетая), dvtch (дебелото черво), кВтч (в кавички). Само думи показват признаци: тире, удивителен знак, въпрос, признаци на аритметични операции (плюс, минус, разделяне), знак за процент, параграф, брой (евентуално намаляване - HP).
Цифровите данни, включително датата, текстът често се посочват думи, за да се избегне изкривяване на предаването.
Втората част на телеграмата (под линия)
Бъдете сигурни, печата на организацията или специален печат "за телеграми."
Телеграма, подписан от ръководителя на организацията или негов заместник (за оборудването).
Дата на подписване на телеграми трябва да съответства на датата на заминаването си.
Съвместните телеграмите, които принадлежат към различни податели, уплътнения осигуряват всеки подпис.
При изпращане на телеграми разчитат авансово плащане по него трябва да бъде специален предварително печат или щемпел на сметката за издаване предплатена.
Телеграма отпечатан върху чист лист хартия върху формата, дали в три екземпляра от едната страна (първият екземпляр се предава на телеграфа, второ подгъв в случай, Chancery трета предава на счетоводния отдел).
В присъствието на телекс телеграма, да попълва в два екземпляра и счетоводния отдел не е преминала.
- предават само кратко и спешна информация;
- се провери коректността на записа повторно четене;
- да не прехвърля сложни текстове (текст трябва да съдържа не повече от 50 думи);
- Не използвайте трудно да се изкаже и редки думи;
Административни документи са в основата на документацията на организацията. Те имат универсален характер, създадени от властите, бизнеса и неправителствените организации.
Предприятие за управление на неизбежно изисква създаването на много видове административни документи, без които е невъзможно да се реши проблема на планиране, финансиране, кредитиране, счетоводство и отчетност, оперативно управление, набирането на персонал на фирмата и т.н.
Така че, колегиално дейност на основателите на фирмата се вписват в протокола; административни дейности директор - в поръчките и директиви на основните дейности и персонал; Одитната комисия - в актовете; производствени и стопански дейности - в договорите. договори, бизнес кореспонденция и т.н.
Той документира, т.е. фиксирани върху носител, като правно действие, служи като основен доказване на факт в решаването на икономически спорове с бизнес партньори в арбитражния съд или на трудовите спорове със служители на компанията в Народния съд.
По този начин, познаване на проблемите на дейности по управление на документация съвременни ще помогне на предприемача да работят без външен (с правителството и партньори) и вътрешен (със служители) конфликт, с акцент върху задачите на производството и икономическата активност, конкуренция, максимизиране на печалбата, развитието на предприятието.
______ № _____ Лична Decoding
Москва подпис подпис
Свързани статии