Унищожаване на документи - специална процедура за всяка организация, спецификата на които е, че унищожаването на хартия в повечето случаи не могат да бъдат възстановени. Това означава, че по реда на унищожаване на документи трябва да бъдат лекувани с най-голяма отговорност.
Редът за унищожаване на документи в организацията основно се свежда до работата на експертната комисия, която ежегодно оценява наличните архивни документи и създава списък на делата с изтекъл срок на годност. Последната група от документи, за да бъдат унищожени.
Обикновено в състава на експертната комисия се състои от служители на структурни подразделения, начело с един от най-висши служители на компанията, както и специалисти на архивните институции. Напълно сглобена експертната комисия, одобрена от ръководителя на организацията.
Основните етапи на унищожаване на документи
Какво е от порядъка на експертната комисия за унищожаване на документи?
1. Процедурата за унищожаване на документи е свързано преди всичко с процедурата за подбор на случаи за постоянно и временно съхранение, които в последствие са прехвърлени в архивите. Тези инструменти са описани в съответствие с правилата на архиви работни организации.
2. След одобрение на материалните запаси случаи на постоянно и временно съхранение (над 10 години) по отношение на персонала е позволено унищожаване на документи по време на интервала от време, който отговаря на утвърдените запаси.
Редът за унищожаване на документи с изтекъл срок на годност в организациите се извършва при условие, че се разпорежда документи на персонала за избрания период от време.
Процедура за случаи унищожаване забранява използването на документите, които са били разпределени на унищожението, за битови нужди.
3. Документи, които са преминали етапа на подбор за унищожение, се вписват в специален закон.
4. избраните документи са изпратени да унищожат компанията, която професионално се занимават с унищожаването на офис документи. До самия акт на получаване прикрепен към факта, че документите по наредбата за унищожаване на документи са били предадени за рециклиране.
В някои случаи е възможно отклонение от порядъка на унищожаване на документи. Например, документите могат да бъдат унищожени в присъствието на представител на архива на дружеството с изготвянето на акта за физическо унищожаване на документите в присъствието на представител на организацията.
Свързани статии