Всички организации, независимо от длъжни да водят първични счетоводни документи, счетоводни и данъчни счетоводни регистри, както и счетоводство и данъчно отчитане в рамките на сроковете, определени в съответствие със законодателството на Република България по архивите, но не по-малко от пет години собственост.
Срокът на годност на счетоводството, данъчните и кадрови документи
Според условията на съхранение на всички счетоводни документи могат да бъдат разделени на два типа:
- документи с определен период от време на съхранение (например, преди 1 година, 5 години, 75 години);
- документи, които трябва да се поддържа постоянно.
Контрол Касови ролки, книги, касиер-оператор и други документи, удостоверяващи извършването на парични населени места с население, трябва да се съхраняват в сроковете, определени за съхранение на изходни документи, но не по-малко от пет години.
Според твърденията. 8, п. 1 супена лъжица. 23 NK България данъкоплатците са длъжни да се гарантира безопасността на счетоводни и данъчни документи, както и други документи, които са необходими за изчисляване и плащане на данъци в продължение на четири години. В допълнение, по време на този период е необходимо да се съхраняват всички документи, които потвърждават, приходите, разходите, направени и платени данъци.
Срок на годност на документацията за персонал над 75 години. Тя включва документи, като например:
- заповеди и инструкции на ръководителя на рецепция, уволнение, преместване на работниците, като им предоставя дълги празници;
- лични файлове, лични карти на служителите (включително временни работници); лични сметки и извлечения за сетълмент по трудов договор;
- отчетни карти, снаряжение вредни професии;
- трудови договори (договори), или трудови договори, не е включена в файловете на персонала.
за съхранение на документи и унищожаване на организацията
Организацията може да възложи собствен архив специализирана организация (частен или обществен архив). За да направите това, вие трябва да сключат договор за съхранение. Това показва периода, през който архива е длъжен да пази документите.
Ако институцията реши по своя собствена, за да ги задържи, е необходимо да се разработи и приеме подходящ вътрешен акт, който да регламентира организацията на съхранение на документи. Така например, позицията на съхранение на документи, одобрени със заповед на директора, който трябва да се определи:
- видове документи, подлежащи на задължително съхранение;
- структурни звена, които ще осигуряват съхранение на документи;
- по реда на постъпването на документите за съхранение;
- периоди на задържане;
- отчитане и регистриране на входящи документи за съхранение;
- мерки за осигуряване на безопасността и конфиденциалността на информацията, съдържаща се в тях;
- процедурата за издаване на съхраняваните документи за работа с тях;
- други въпроси, свързани с документиране на заповед за задържане.
Необходимо е също така да се създаде подходяща архивна служба и възлага на определени служебни задължения относно организирането на архивното дело.
След това, трябва да се разработи позиция на експертната комисия, която ще се проведе на стойността на разглеждане на документи, създадени в организацията (т. 3.1 Бележки * (1)). Позицията одобрен от главата. Той също така поддържа реда на комисията от експерти.
Комисията включи, като правило, най-квалифицираните хора в организацията, в количество не по-малко от три лица. В допълнение, съставът на експертната комисия може да покани на архивиста на окръжния архив. Ако цялата работа за подбора на документи за съхранение и изхвърляне ще се проведе в присъствието на служител на архив, неприятности с съхранение на документите в организацията ще бъде.
Експертната комисия е консултативен орган. Неговите решения влизат в сила след одобрение от ръководителя на организацията. Ако е необходимо (ако организацията е източник на придобиване на държавни или общински архиви) са одобрени с решение на Комисията след консултация със съответната архивна институция.
Основните цели на експертната комисия са:
- организиране и провеждане на стойността на проверка на документи във фази на работния процес при подготовката на номенклатурата на делата и формирането на въпроси;
- организиране и провеждане на културни ценности изпит по подготовка на документи за прехвърляне на архива на организацията;
- организиране и провеждане на избора и подготовката на документите за прехвърляне на постоянно съхранение в държавна или общинска архива.
Комисията има право да изпълняват възложените му задачи:
- в рамките на своята компетентност да отправя препоръки към бизнес звена и отделни служители на организацията за развитието на обхвата на случаите, образуването на дела в офис работа, разглеждане на ценни документи, проследяване на липсващите случаи на постоянен срок на съхранение и на персонала, подаване на заявки и документи за регистрация;
- искане от началниците на отдели писмено обяснение за причините за загубата, повредата или незаконно унищожаване на документи с постоянен и дългосрочно съхранение, включително персонал, предложения и заключения, за да се определи времето на подаване;
- да чуят доклади на свои заседания на ръководителите на структурните подразделения по подготовката на документи за прехвърлянето на архивите на причините за загубата на документи;
- кани на заседанията на комисията като консултанти и експерти, специалисти отдели, представители на други организации;
- да не се помисли и да се върне за завършване лошо и небрежно подготвени документи.
Документи стойност опит в организирането на работниците се провежда ежегодно във връзка със структурните звена на експертната комисия под методическото ръководство на архив организация. Когато поведението му в подразделения избира случаи на постоянни и временни (над 10 години) за съхранение на прехвърляне на архивите на Организацията отделено за унищожаването на дела от предишни години, който е изтекъл срок на годност. Документи, избрани от експертната комисия по постоянен или по-продължително съхранение, описани в съответствие с правилата на архиви работни организации.
Деяния относно разпределението на документи, които са с изтекъл срок на унищожаването прегледани и одобрени от ръководителя на организацията. След това документите, изброени в тях, отделени от останалата част от случаите и се съхраняват в специално място за унищожаване. Дело готови да унищожат, се предават на обработката на специализирана организация или унищожен от самата организация.
Ако документите са изпратени на скрап, прехвърлянето на дела на специализирана организация формализирана доклад приемане или бележка. Те трябва да се посочи датата на прехвърлянето, сумата се прехвърля работи и тегло отпадъчна хартия.
Отговорност за нарушаване на реда на съхранение и унищожаване на документи
Административна отговорност в този случай се определя от чл. 13.20 от Административнопроцесуалния кодекс, според който нарушаването на правилата за съхранение, придобиване, счетоводство и използване на архивни документи могат да включват предупреждение или налагането на административно наказание глоба:
- граждани - вариращи от 100 до 300 рубли.
- за длъжностни лица - от 300 до 500 рубли.
Когато организацията се задължава две или повече престъпления, санкции, наложени за всяка престъпление поотделно. Следва да се има предвид, че плащането на неустойката не освобождава дружеството от задължението за отстраняване на нарушението.
Имайте предвид липсата на първични документи, фактури, дневници, в резултат на неправилно съхранение е грубо нарушение на правилата на приходи и разходи и данъчни предмети (стр. 3 на чл. 120 от Данъчния кодекс). Такива разстройства съгласно претенция. 2 супени лъжици. 120 НК България доведе до налагането на глоба от 5 000 до 15 000 рубли.
Ако нарушението е довело до подценяване на данъчната основа, размерът на санкцията ще бъде 10% от невнесения данък, но не по-малко от 15 000 рубли.
Тези санкции не са наложени на една институция, ако тя не представи доказателства, че документите са изгубени не по вина на предприятието, в резултат на форсмажорни ситуации (кражба, пожар, наводнение). Такова доказателство може да бъде удостоверение от полицията, за да отворите криминалното разследване на кражба на документи от инвентара си, помощ от пожар и т.н. Все пак трябва да се има предвид, че ако са били изгорени на документите, както и стаята, в която са били съхранявани, не е бил инсталиран пожароизвестяване, непреодолимата сила тази ситуация не може да разпознае.
По същия начин, с кражба. Ако в стаята, в която да се съхраняват документи, които не са заключени, това ще трябва да плати глоба.
Припомнете си, че налага организирането документи на данък може да продължи само три години. Поради това глобени по чл. 120 НК България поради липса на документи за четвъртата година, те нямат право.
Отговорността за организацията на съхранение на документи ще бъде глава на институцията, както и за безопасността на първични счетоводни документи, дневници и счетоводство - и дори главния счетоводител.
Източник: медиен портал "Гардиън"
Свързани статии