Българското законодателство предвижда задължение на организации за съхранение на първични документи. Условия и процедури се уреждат от набор от правила, които не винаги са обект на дължимото внимание на счетоводители са практикуващи. Необходимо е да се разбере какво са всички въпроси за съхранение на документацията могат се определят документите и.
Общи разпоредби
противоречия
На пръв поглед може да изглежда, че цитираните норми противоречат. Фактът, че тези разпоредби установяват разпоредби, за да се различни клонове на правото - данъци и счетоводство.
За да се съобразят с данъчните закони документи трябва да се съхраняват в продължение на 4 години, за да се съобразят с счетоводство - 5 години. Съответно, общ термин за съхранение на документи е 5 години (освен ако не е предвидено друго в правилата на организацията за състоянието на архивите).
Редът на съхранение се регулира от следните документи:
Счетоводни Практик специално внимание трябва да се обърне към Списъка
Списъкът включва групирани по раздели на документа, изготвен с дизайна на икономическия живот на обекта и неговите инструкции за кандидатстване. Сред секции, разпределени в списъка, по-специално, има раздел 4, "Счетоводство", съдържащ под-4.1. "Счетоводство и отчетност" и 4.2. "Статистически записи и доклади."
Особено внимание е, че в съответствие с член 5 от Закона № 125-FZ до архивни документи включват всички документи, независимо от техния носител. Това означава, че в процес на разглеждане в настоящия член разпоредби, за съхранение на документи се разглеждат като документи на хартиен и на електронен носител.
време за съхранение
Срокът на годност на всеки вид документ списъкът с набелязаните преди 1 година, 5 години, 75 години, непрекъснато, докато вече не е необходимо, за да замени новата (нов). Повечето от документите трябва да се съхранява в продължение на 5 години, редица документи (годишни доклади, документи за преоценка на дълготрайни активи, паспорти за транзакции и т.н.) - през цялото време. Съхранение на лична сметка на живота на служителите - 75 години. Марк "в края на нужда" и "към новата подмяна (нов)" означава, че тези документи са само от практическо значение. Според някои от тях документи, срок на годност, се определя от самата организация (но не може да бъде по-малко от една година), а от друга - най-малко 5 години.
Според някои документи, за смятане на периода на задържане, наречена в колона 3 от списъка се извършва в определен момент, е посочено в графата "Забележки" колоната: например споразумения за отговорност - 5 години след уволнението на материално отговорно лице, съобщението (и) за регистрация в данъчните органи - 5 години след дерегистрация и т.н.
Член 22 от Закона № 125-FZ на датите за временно складиране на някои видове архивни документи, е включена в архивен фонд на Република България, които не са в списъка (проектната документация за капитално строителство - 20 години, технологична и конструктивна документация -20 години на научна документация - 15 години , филми и фотографски документи - 5 години, и т.н.) ..
Документи на постоянен срок на съхранение, се съхраняват в организацията
Въз основа на Списъка на големите организации, които имат клонове и съставни специфични документи, които не са споменати в списъка, е, като правило, собствен списък на документите. В малките и средни организации, е препоръчително да се използва стандартен списък.
Процедурата за съхранение на документите
Основни документи и доклади, които се прехвърлят в архива
Обработени първични документи за текущия месец трябва да бъдат приключени в хронологичен ред въз основа на отношението към по-специфични счетоводни регистри и придружени от сертификат за подаване. В съответствие с параграф 6.4. Разпоредбите на "парични нареждания, отчети за разходи, банкови извлечения, с асоциираните документи трябва да бъдат избрани в хронологичен ред и са преплетени."
Опазване осигурява Главен счетоводител
Доставка на документи, счетоводна документация, финансови отчети на сметки и от архивите на организацията на служители от други ведомства, като правило, не е позволено, а в някои случаи може да стане само по нареждане на главния счетоводител.
Концепцията на архивни документи на потребителите, определени от точка 19 от член 3 от Закона № 125-FZ, според които те са "държавен орган, орган на местната власт или на юридическо или физическо лице, което се прилага законно да архивни документи за получаване и използване на необходимата информация."
Унищожаването или прехвърляне на архивите
Обръща се внимание на факта, че някои от документите (лични сметки на служителите, договори, споразумения и т.н.), в списъка, в допълнение към уточняване периода на задържане, маркирани abraviaturoy "СИП" (експерт и Комисията за проверка). Този знак означава, че "някои от тези документи могат да имат научна и историческа стойност, както и в съответствие с установената процедура следва да се подаде в държавата, общинските архиви, или се съхраняват в организацията."
Организациите, които са източници на архиви придобиване
Първите включват държавни, общински организации, документи, които идват депозирани в съответните файлове в установения ред, както и неправителствени организации, които са страни по съответните договори. Втората група са "организации, чиито документи не са достъпни за съхранение в държавата, общинските архиви."
В края на срока на годност в архивите на източниците на придобиване на архивни документи на български фонд, избран на държавна и общинска съхранение и предаване на подходящ архив.
Организация, документи, които получават държавни и общински архиви не са предмет - "унищожи неща с изтекъл срок на валидност в Списъка на срок на годност без съгласието на архивните органи при условие, че подреждането на документи на персонала за съответния период" унищожаване на документи за издаването на сертификат, одобрен от ръководителя на организацията Унищожаване на документи. като срок на годност под списъка с надпис "СИП" и не са обхванати от списъка, то трябва да бъде в съответствие с архивно орган.
В случай на загуба или унищожаване на оригинални документи със заповед на ръководителя на организацията назначава комисия за разследване на причините за изчезването (смърт). Ако е необходимо, да участва в Комисията поканени представители на разследващите органи, защита на държавния противопожарен контрол, МОН, и т.н.
Комисията следва да бъде издаден акт на
Член 23 от Закона № 125-FZ посочва, че "в случай на реорганизация на неправителствени организации, условията и мястото на по-нататъшно съхранение на архивни документи се определят от основателите на тези организации или органи, упълномощени от учредителни документи." В същия член определя, че ликвидацията на организацията на документите, съдържащи се в документите за руските архивен фонд по отношение на персонала и документи, условията на които не са изтекли, временно съхраняване, извършена от Комитета по ликвидация или синдика депозиран в съответната държавна или общинска архива на по силата на договор между тези страни.
Процедурата за отнемане на документи
Откъс от документ "първични счетоводни документи, могат да бъдат иззети само органите на разследване, дознание и прокуратурата, съдилищата, данъчни органи и органите на вътрешните работи въз основа на техните решения в съответствие с българското законодателство. Главен счетоводител или друг служител на организацията има право с одобрението и в присъствието на представители на провеждане на изземването на документи, премахване на копия от тях се посочва причината, както и датата на отказ. "
Отговорност за нарушаване на законодателството в областта на архивите
Член 27 от Закона № 125-FZ констатира, че "Юридически лица, както и длъжностни лица и граждани за виновни в нарушаване на архивите в българското законодателство, носят гражданска, административна и наказателна отговорност, създадена с българското законодателство."
Освобождаване от отговорност
В някои случаи, организациите могат да бъдат в съответствие с член 111 от Данъчния кодекс на България са били освободени от отговорност за загуба или унищожаване на документи в резултат на природни бедствия и други извънредни ситуации (кражба, пожар и др.) Все пак трябва да се има предвид, че организацията на вино в извършване на престъплението, ще се определя в зависимост от вината за своите служители, действията (или бездействието), които са причинили на извършване на престъплението.
Оценител на архивни услуги
Свързани статии