Резултатите от изследване се правят описи на дела и актовете относно разпределението на документи за унищожаване (според формите, установени от архивните власти).
Закон за разпределение на документи и файлове за унищожаване на съответния период се извършва след регистриране на материални запаси през същия период.
Актът на разрушаване не трябва да бъдат включени документи. предмет на списък на документите, със срок на годност не съдържа никакви конкретни указания за времето на съхранение, докато ЕК не е твърдо мнение за тяхната стойност.
ЕО счита актове на унищожение в същото време със списък от случаи за този период.
След одобрението на материалните запаси ЕО акт за разпределението на делата да унищожи предприятие, одобрен от началника, а случаят, включени в закона, трябва да бъдат унищожени по предписания начин.
Разглеждане на стойността на постоянни и временни време на съхранение на документи трябва да се извършва веднъж годишно.
В резултат на документи на ЕС са разделени на 3 групи:
- документи за архивиране;
- документи, които да бъдат унищожени;
- необходими документи за по-нататъшна употреба в бизнес-производство.
Избраните произведения за архивиране. изисква допълнителна обработка:
- документите в случая трябва да се поставят в хронологичен ред в ред, ако не е наблюдаван в процеса на производството;
- произвеждат номерирани списъци случаи в горния десен ъгъл на молив или числител;
- подгъв в края на увереност случай лист, който да показва коли с отличие на листа (виж по-долу).
- върху най-важните документи (на персонал или съдържащи търговски тайни), за да съставя списък на вътрешните работи (Sheets вътрешния инвентар номерирани отделно), ако те не са дали изготвен и преди, и ги поразява в началото на делото;
- обрат случай или мига в четири пробиване;
- евентуално зададени номер случай на покривния лист за достоверност съгласно листа, срокът на годност на производството, за да се изясни заглавието и датата на краен случай
временен калъф за съхранение (до 10 години включително) могат да се съхраняват в папки, без да мига, а броят на листа, и без да се определят крайни дати на документите. Документи в такива случаи се съхраняват в напред или обратен хронологичен ред, peresistematizatsiya тях избор.
Всички случаи са готови да архивно съхранение, разпределени в две групи:
· В случай на персонала в предприятието (за по-голямата част от фирмите са основните документи, представени в архива);
· В случай на първични (производствени) дейности.
На всяка група съставя опис на отделните случаи. опис № 1 (случаи на основната дейност) и опис № 1 л / сек (личните дела на ко-пут).
Инвентаризация се извършва, като правило, до документите на една година. И за да направите това са подредени по важност, като например:
Þ Инвентаризирани № случай 1 се вписва в следната последователност: подзаконови актове; протоколи от общи събрания, на Съвета на директорите; Поръчки за основните дейности; дългосрочни и годишни планове; доклади и др .;
Þ в описа на персонала работи са по-долу на ред-ке: служители в главната счетоводна книга (ако е проведено); поръчки на л /; личен бизнес или лични карти; лични сметки на заплатите; непотърсени трудови книжки.
Позволено, за да направи опис на документите в рамките на няколко години. В този случай, случай в описа, разделено на година и описа се състои от годишните секции, като в този случай подредени по степен на важност.
В края на всеки опис, посочена в цифри и думи на броя на делата, включени в него. Всеки случай в описа получава своята последователност от числа (архив), който след това се нанася върху покритието-Съответно vuyuschego случай.
Актове и описа изготвени и подписани от членовете на ЕО, rassmat Riva и одобрени от ръководителя на предприятието.
Приемане и предаване на файлове към архив
Приемане и предаване на файлове в архив направен административен сътрудник (стаж за управление на документацията) и архивист. В същото време, на всички копия по описа на всеки отделен случай срещу бележка за неговия Nali-Чии. В края на всеки екземпляр на описа включва: фигури и про-отделно, подписани от количеството, действително получавана в архивите на случаите, които не са otsutst vuyuschih въпроси, дата на приемане и предаване, както и подпис и приемане на участниците в програмата.
Заедно с делата на предприятието архивни логове се предават или регистрация за подаване на документи. Заглавията на формуляра за пререгистрация също трябва да бъдат включени в списъка.
Само след прехвърлянето на документите в архива на дружеството е позволено унищожаването на документите, включени в акта. Унищожаване на документи се извършва с помощта на специални машини, като например "Shreder" не meneechem двама служители на компанията.
Постоянните записи и персонала на предприятията Commer-ING могат да бъдат прехвърлени на държавните архиви на базата на предварително govornoy.
Фирмата е разреши Лучано само след елиминирането на предаването на архивните документи.
Архивни институции извършват своите взаимоотношения с организациите някой цел въз основа на договори, които изрично да-са всички въпроси на сътрудничеството, включително и условията за предаване на доку-менти, свързани с недържавен част на архивни fondaRF, депозирани в държавните и общинските архиви. В съответствие с член 5, "Основи на законодателството на България на архивен фонд на Република България и архиви" от 07.07.93 № 5341-1 архиви на търговски организации, които им принадлежат по право на собственост-STI, могат да бъдат приписани на недържавен част на архивен фонд на Руската федерация. За да се гарантира опазването на документите от архивните фондове на България на недържавни търговски организации да си осигурят постоянното хранилище създадена за тези цели, архиви или структури, Турал единици в съответствие с параграф 19, "разпоредби за архивен фонд на Република България", одобрен с Указ на президента на Рос-ните федерация на 17/03/94 номер 552.
В случай на ликвидация на търговската организация, при липса на наследници документи, свързани с недържавен част на архивни fondaRF, ела на държавата и преди, са за постоянно съхранение в държавната и общинска ар-Хива.
Прием на документи за ликвидация на търговски организации оса fected институцията на Федерална архивна служба на България в края на дейностите по ликвидация комитет (фалит попечител).
Постоянните записи и персонал. относно състава на архивен фонд на България, трябва да бъдат прехвърлени в държавни или общински архивите само след експертиза проведеното-ТА на тяхната стойност в нареди държавата, или в съответствие с разпоредбите на прекратеното дружество (ликвидация ко-мисия, синдика) държавно или общинско-pal'nite файл с необходимите средства, с които обработка.
След приключване на документите за проверка бяха избрани за унищожени-нето, са включени в Закона и в съгласие с ликвидационната комисия, тя да бъде разрушена.
В съответствие с член 21 от "Основи на законодателството на България на архивен фонд на Република България и архиви" от 07.07.93 № 5341-1 за нарушаване на закона, включително и Уничов-tozhenie документи в нарушение на условията на Списък-neniya църковни документи, длъжностните лица, отговорни за запазване на архивни документи носи наказателна, административна или друга отговорна в съответствие със законодателството на Република България-ност.
Свързани статии