Файловете се подготвят за подаване на съоръжения за архивиране последващото им съхранение и употреба - последния етап от работата с документи в текущата водене на документацията.
За по-продължително съхранение на документи, създадени предприятието архив.
За да се поддържа архива се разпределя на пълно работно време длъжност "архивар" или функции на ръководителя по реда, определен за един от служителите, които са компетентни в офиса.
Задачите на архивни включват:
· Приемане, регистрация и съхранение на документи, пълно водене на отчетност;
· Информация и справочник на архивни документи на предприятието;
· Организационна и методическа помощ при водене на документацията.
Прехвърлянето на делата на ведомствените архиви се извършва, като правило, в съответствие с графика, изготвен от ръководителя на ведомствените архиви (или лицето, отговорно за архив), предварително съгласувани с ръководителите на отдели и одобрена от ръководителя на институцията.
Случаи на преходно (до 10 години), трансфер на съхранение на ведомствените архиви не са обект на и се съхраняват централизирано в офиса, секретариата или друга агенция, услуги или офиса в подразделения. В изключителни случаи, по преценка на ръководителя на организацията, те могат да бъдат прехвърлени на ведомствените архиви на запасите или номенклатурата на нещата, което определя ведомствените архиви.
Правилността на образуването и регистрирането на случаи, съответствието им с размера на инвентаризация и номенклатурата на делата се проверява предварително файл служител, на етапа на подготовка на делата за прехвърляне на ведомствени архиви отдели. Ако образуването и регистрирането на случаи определени недостатъци, работници на структурни подразделения са длъжни да ги премахнете.
При ръководител отнема ведомствени архиви (Специален сътрудник архив) или лицето, отговорно за архив, в присъствието на служителя предаде структурно звено,
Прехвърлянето на делата се извършва в съответствие със списъка в нейните копия един срещу случаите на трансферно включва позоваване на присъствието си в края на описа във всяка своя например от цифри и букви, посочете броя на действително получените архива на случаите на дела приемане и предаване, както и подписите на персонала на ведомствените архиви и лицата, прехвърля случая. При получаване (случаи на ценни книжа проверени от броя на бланка, в случай.
Заедно с делата на структурните звена в ведомствените архиви се прехвърлят на ПКК документи, дневници, които са включени в списъка, като отделни единици за съхранение.
След одобряването на списъците, по случай на постоянно съхранение на архивни институция позволява създаването да унищожи документи с временни периоди на съхранение. Унищожаване на документи, изготвени актове. Акт относно разпределението до унищожаване на документи и файлове, подписани от председателя и членовете на ЕК, според ръководителя на институцията.
Случаи, подготвени за архивно съхранение, трябва да имат заглавия, номерирани листове, директен хронологичен ред на документите, в случай на списък увереност, показващи броя на листове.
Унищожаване на документи, създадени след датата на приемане на нещата на архиви. Унищожаване на документи, съдържащи конфиденциална информация, документи, произведени чрез смилане в машината за унищожаване на хартия и проведе в присъствието на членове на ЕК.
На случаят с изтекъл срок на годност, избран за унищожаване, представлява акт. Форма на инструмента относно разпределението на унищожаването на документи, които не трябва да се съхраняват, на пишеща машина и се дават на Общия правилник на работата на ведомствени архиви. Актът е разгледана и одобрена на заседанието на ЦИК (ЕО) на организацията, одобрена от ЗООС на архивна служба на институцията, тогава ръководител на организацията, след което организацията има право да унищожи нещата, включени в акта.
В този случай, разглеждане и одобряване на разпоредби относно разпределянето на документи до унищожаването се извършва само във връзка с прегледа и одобрението на материалните запаси случаи на постоянно съхранение за същия период.
В по-малките предприятия, а не предаване на техните документи за държавна опека и да се реши въпросът за съхранение и изхвърляне на случаи със съгласието на организациите майки, действа по разпределение на унищожаването на документи, които не трябва да се съхраняват, се извършва само след изготвянето на годишния раздел на консолидирания запаси въпроси по отношение на персонала през същия период и утвърждаването им от директора на организацията, а след това се извършва унищожаване на съответните документи. "Организацията е длъжна да систематично описване на документи за персонала и документи временно съхранение (над 10 години), за да се гарантира тяхната безопасност и счетоводство. "(Основни правила на ведомствените архиви, стр. 29).
Електронни документи се прехвърлят на архивно съхранение в резултат на разглеждането на тяхната стойност. При изготвяне на електронни записи за прехвърляне на архива на организацията:
· Проверка на физическото състояние на медиите на електронни документи и качеството на запис на информация;
· Опишете електронни документи;
· Подготвя се набор от придружаващата документация.
описание технология в "Основни правила на работа на архивите на организациите" липсва.
При разработването на POC технологии, времето и начина на документиране трябва да се помни, че в дългосрочен план за съхранение на документите в летлив сменяеми носители, като дискети, на чести интервали, не по-малко от веднъж на всеки шест месеца, проверки и презаписване на съхранените данни на новите медии в два екземпляра.
Дългосрочна (над 10 години) съхраняване на архивна информация на вашия твърд диск също е рисковано, защото на възможните аварии и вирусни атаки.
В момента единственият приемлив носител за запис в архива на компютъра (електронна версия) за документи може да се счита за презаписваем (документи, които не могат да редактират!) Оптичен диск.
Постепенно, практиката показва, че оптичният диск е полезен само за съхранение на временни документи (до 10 години).
Оптичните устройства и други обемисти компютъра медии се използват все повече в организации като работен екземпляр за ежедневна употреба, а оригиналите на хартиен носител, се съхраняват в архива.
Правят се опити за съхранение на малки формати и с голям капацитет оптични дискове с достатъчно документи с по-дълъг срок на годност, като кадрова справка. Но при сегашното ниво на развитие на компютърните технологии, дори и самата възможност за четене след 40-50 години записва днес на диска на компютъра външен вид, за разлика от документ на хартиен носител, проблематично.
Основната единица на сметката и магазин документи за носител на информация в организацията на файл с данни.
данни от базата на документи, получени в процеса на регистрация.
на сроковете за съхранение на документи не зависят от формата на тяхното съществуване - хартиен или електронен носител - и се определят, както е посочено по-горе, специален наръчник - списък на документите, които показват времето за съхранение (стандартни и ведомствени). В допълнение, има редица случаи във всяка организация. Той също влезе в компютъра и независим маса в базата данни на документи на организацията.
В края на годината, за да сортирате технически въпроси на всички документи на базата данни на институции, образувани в хода на годината, в процеса на документите за регистрация. Данните за документите на организацията през изминалата година, се използват за съставяне на списък на всички документи с група-MENT работи. Вътре в случай документите са подредени по реда на тяхното получаване (най-вече в хронологичен ред). За случаите на постоянно и продължително съхранение на списък от документи, отпечатани въпроси като вътрешна инвентаризация и подадена в началото на делото.
Архивни правила предвиждат създаването на материалните запаси при случаи на постоянни и дългосрочни периоди на съхранение. Наличие на автоматизирана счетоводна система позволява да се направи инвентаризация podokumentnye, досега е било невъзможно с конвенционален хартиен носител поради трудова техния принос. Такъв опис е много по-лесно и по-бързо да се намери необходимите документи в ал-Хива и осигуряване на тяхната регистрация и съхраняване.
В случай на прехвърляне на документи за държавна опека по искане на архивните власти въз основа на podokumentnyh запаси може лесно да се формира обобщен опис на случаите на трайно и дългосрочно съхраняване на склад.
Свързани статии