От статията, ще научите за най-важните моменти, свързани с устройството и ремонта на архивни помещения, какви изисквания трябва да бъдат взети под внимание, като се избират материали, мебели и оборудване, както и как да се организира в стаята от гледна точка на удобство и да се създаде навигация файл.
Се определя от поставяне под АРХИВ
Не е тайна, че в рамките на помещенията за съхранение на архивни документи в относително малки организации често пригодени стаи, разположени далеч от централния офис. Нещо повече, тези съоръжения по отношение на техническо оборудване и държавата е лош. При тези обстоятелства, с течение на времето не само губят съхранявани записи оригиналната форма, но самата стая изисква контрол за техническо състояние:
• веднъж годишно по време на хигиенни боравене архивни помещения;
• веднъж на всеки 5 години, по време на проверка на документите за наличието и състоянието.
Ремонтните работи се извършва както в съществуващите архиви и в тези имоти, където само планирани за пускане на документи (когато пътуват до друг офис на организацията, разширяване и др.)
Извършване на ремонти в стая, използвана от архива - сложен и продължителен, но тя дава редица възможности:
• При преместване документи на временно съхранение (за периода на ремонтни работи) може да открие повреда на документите, които не са били видими;
• при преместване на папки е удобна възможност за избор на документите с изтекъл срок на съхранение, така че да не ги върне след ремонт на архива;
• Ако е необходимо, можете да промените подредбата на рафтовете план за по-голямо удобство за работа по оптимизирането на помещения (монтаж на вентилационни, подмяна на осветителни устройства, и т.н.), за поръчки (промени) Екипировка: разделители за папки, кутии за съхранение на електронни документи, идентификация чиния върху стелажи, стълби.
Тази "пролетно почистване" архив с качествено изпълнение ще съхранява документацията в необходимата форма и ще даде на стаята за дълго време, добре поддържан външен вид.
Ремонтни дейности в празна стая и стаята, пълна с документацията, трябва да се извърши, като се вземат предвид изискванията за съхранение на архивни документи, които, за съжаление, не винаги се спазват. Тъй като тестът, "Развитие на практически стил (адаптация) на помещения за архивно услуга, в повечето случаи, е повърхностен и непрофесионално", така че подготовката и извършването на ремонтни работи трябва да се проведе под наблюдението на специалист, отговарящ за архивите на Организацията.
# 9689; Какво да правим с документи? Този въпрос трябва да бъде решен първо.
Преместване на документацията, както и елементи на ситуацията и дизайни, като се гарантира тяхната безопасност, е възможно по два начина:
• пригодена за временно съхранение на други подходящи помещения;
• да се възползва от временното складиране извън организацията (аутсорсинг).
В първия случай е необходимо да се изчисли обемът на документацията и труда за нейното движение във втория - на финансовия капацитет на компанията. При избора на втория разходите опция се увеличили с няколко пъти, защото в допълнение към месечната вноска за дистанционната памет също така ще трябва да плати за изкопни и транспортни документи.
# 9689; Очакваме района на архив. Ако искате да създадете само архив стаята, важно е да се изчисли своята област. За удобство на населените места, необходими за архиви, експерти, разработени по следния метод:
За да се изчисли също трябва да се знае броя на случаите и се съхраняват в архива трябва да се съхраняват, а също така да вземе предвид колко много нови случаи ще дойдат в следващите няколко години (от три до пет години).
Пример за изчисление. Например, в случай на архива се съхраняват временно (над 10 години) и постоянно съхранение. Всяка година, произведени на 60 случаи на временно (над 10 години) за съхранение и 45 - постоянен (номер от номенклатурата на организационните въпроси). В този случай, за да побере случаи в организацията на архива, формиран в рамките на една година, това ще отнеме 3,5 рафт дължина багажник на един метър до 30 папки, като "корона" на всеки. Това е, на 5 години ще трябва 17.5 рафтове. Усъвършенстването сума, необходима за целия брой на рафтовете: най-малко 4 рафтове багажник е необходимо да се остави резерв. При редовна унищожаване на нещата, срокът на годност е изтекъл, за пореден път получи делото ще се проведе на рафтовете освобождават.
# 9689; изискванията за архив стая. Не всички стаи са подходящи за настаняване на архивни документи.
Да не се използва разнебитена, сурови, неотопляем, не отговарят на санитарните изисквания помещения и наети кетъринг услуги за изграждане на съоръжения, хранителни складове и организации, съхраняващи корозивни и запалими вещества или опасни или приложими химични технологии.
Архив съоръжения следва да бъдат безопасни по отношение на пожарната, характер, защитени от наводнения, има път за бягство. В областите, които не трябва да бъдат водоносни газ и магистрални тръбопроводи.
Поставянето на архивите в дома на документите трябва да се приема в експлоатация след прегледа на специализираната комисия. Изследването дава оценка на състоянието на помещенията, и определя годността му. Комисията включва представители на архивно, оперативен огъня, сигурността, здравето и други специализирани служби. Изпитните резултати действат.
Окабеляване в склад трябва да бъде скрито, контакти - запечатан, преносим електрическо оборудване трябва да бъде с каучукова изолация и кабели.
Общи и подови прекъсвачи имат открит склад. Лампи трябва да бъдат покрити с плътни нюанси.
Съхранението е забранено да използват огън, печки, поставяне на външни предмети.
Ремонт и монтаж на работа се извършва при спазване на мерките за защита, опазване и съхраняване на документи. архиви стая трябва да бъдат оборудвани с пожарната аларма.
Липсата на прозорци разрешено в присъствието или в съхранението на естествена вентилация, предоставяща 2-3 промени на въздух на час. Областите на съхранение оборудвани с климатични системи, трябва да се поддържа оптимална температура и влажност, като се вземат предвид видовете спецификата на документи: за хартиени документи - температурата 17-19 ° С; относителна влажност 50-55%; Черно-бял филм материали - 15 ° С и 40-55%), за цвят - 2-5 ° С и 40-55%; за документи на магнитна лента и диск медии - 15-20 ° С и 50-65%. Контролирана температура и влажност чрез термометри и влагомери.
Създаване на софтуер за навигация архив
# 9689; Начертайте план на архивен фонд. Въз основа на изчисления на тегленето на архива площ (можете с ръка) графично оформление на фундаменти за нови съоръжения за съхранение, т.е. на равнината на подреждане на стелажите показва броя на средства за пускане на тази област рейка (Пример 1). Чрез графично, можете да добавите съответните разяснения (текст разшифроване). Наличието и внимателно проучване на такава схема е едно от условията за качествено движение на големи обеми от архивни файлове.
# 9689; Изброяват стелажи, рафтове и случаи. За да се избегне объркване в разпределението на документи е необходимо след ремонта, преди да започне да се изброят всички рафтове и рафтове, ако това не е било направено по-рано. Във всяка стая стелажи и шкафове са с тяхната номерация: те са номерирани последователно от ляво на дясно на входа. Рафтове за рафтове и в шкафове са номерирани от горе до долу, от ляво на дясно (фиг. 1).
Двустранни работи стелажи номериране започва от едната страна на стената, се довеждат до външния ръб на рафта и продължава от другата страна.
# 9689; Грим фонд ukazatelis postellazhnye и обозначаване на съхранение на документи. За удобство на търсене на документи в архива и необходимостта от създаване на маркери фонд postellazhnye проучването. Така фонд топографски индекс карта се извършва отделно за всеки архиви (Пример 2) и postellazhnogo топографски индикатор карта - всеки рейка (Пример 3).
# 9689; Изисквания за поставяне на рафтове. За служителите на организацията е важно, така че те да могат възможно най-бързо, за да намерите най-необходимите документи, както и да направите това в поставянето на стелажи в помещението трябва да бъдат изпълнени определени изисквания:
За съхранение на документи, имащи вратовете на ограничен достъп до хранилището трябва да бъде инсталиран сейфове и метални шкафове. За да се настанят тези документи могат да бъдат разпределени отделен склад.
Какво друго трябва да се вземе предвид, когато оборудването АРХИВ
# 9689; подбора на изискванията за материали. Вие като експерт, отговарящ за архива и участва в избора на материали, е необходимо да се уточни, че техническите изисквания - да възложи на останалата част на професионалистите. Важно е, че тя да бъде сертифицирани материали, не събират прах и не са източник на прах или разяждащи химикали.
Правилният избор на материали - най-важното условие за успешен ремонт. При избора на материали за ремонт на помещението за архив, трябва да знаете, че има списък с материали, които да бъдат sertifikatsii5:
• 2523 - циментова замазка;
• 4863 - Оборудване на климатик;
• 2388 - Бои и лакове;
• 3530 - Силови кабели за стационарна полагане за напрежение до 1 кВ;
• 5331 - Качество на дървен материал;
• 5620 - Специална мебели.
Ако използвате не-сертифицирани продукти, може да изпитате неприятни ситуации.
Например, след лошо извършва ремонт на пода в архивната служба архиви на документите за Новосибирск региона са постоянно замърсена от прах, който се формира от унищожаването на подовата настилка от колелата на камиони, които се използват за превоз на архивни файлове.
# 9689; Изисквания към хардуера архив помещения.
1. Врати стълбища и асансьор лобита трябва да са самозатварящи се с печат на сводовете. Устройство за самозатварящи се врати трябва да бъде в правилното sostoyanii6.
Архив (с изключение на архиви, които се намират в защитена зона) са оборудвани с врати с висока техническа защита срещу възможно хакване, оборудван с брави с повишена сигурност. От прозорците на първия етаж помещенията трябва да са оборудвани със заключващи барове. Аварийните врати от пода коридори, коридори, фоайета, коридори, стълбища и стаи архивирате трябва да се отварят свободно и от сградата към изхода, с изключение на отвора на вратата, която не е стандартизиран изисквания на нормативните документи по пожарна безопасност (т. 3.1 Специални правилник).
2. В пресечните точки на стени, подове и Стенни различни комунални услуги оформени отвори и разрешения трябва да бъде запечатана с хоросан или други незапалими материали (стр. 2.15 специални правила).
4. черги и килими в райони с маса престой на хора (50 души или повече) трябва да бъдат неподвижно закрепена към пода (ал. 3.4 Специални разпоредби).
5. Архив съоръжения трябва да бъдат снабдени с първични пожарогасителни средства.
Пожарогасителите. Всички архиви, лабораторни и производствени, складови и офис площи, както и технологична инсталация, ще бъдат снабдени с пожарогасители, които се използват за локализиране и ликвидиране на малки пожари и пожари в ранен етап на развитие. На всеки етаж трябва да бъде поставен най-малко две ръчни пожарогасители.
В защитата на помещения архиви да бъдат благоприятно използвани Хладонови и въглероден диоксид пожарогасители с максимално допустимата концентрация на средство за гасене.
Помещения оборудвани автоматична стационарна пожарогасителна инсталация, пожарогасители са осигурени с 50% въз основа на тяхната изчислена сума. Разстоянието от евентуална епидемия от пожарогасител преди поставяне не трябва да надвишава 20 м (сек. 9.5 Специални правила). В допълнение, всеки пожарогасител трябва да има сериен номер, отпечатан върху корпуса с бяла боя, и паспорт по установената форма.
Пожарогасители трябва да се поставят на видно място в близост изходите от помещенията на височина не повече от 1,5 метра (9,6 сек. Специални правила).
# 9689; изисквания за пожарна безопасност.
# 9689; на изискванията за мебели архив. Търси трябва да бъдат снабдени с метални стелажи. Това даде възможност за периода преди реконструкцията (обновяването) на сгради (помещения) Архив експлоатация на съществуващите стационарни дървени рафтове, третирани с забавители на горенето (Sec. 4.2 Специални правилник).
Продажба могат да бъдат намерени стелажи електрически, мобилни и фиксирани, но с оглед на високата цена на първите две най-популярните метал архивни рафтови стелажи (фиг. 2).
Тези стойки имат редица предимства:
• Минимална дизайн на тегло;
• възможност за изграждане на участъци;
• Ъглови рафтове;
• рафтове могат да бъдат допълнително оборудвани със задна и странични стени, разделени ограничители.
Металните шкафове, сейфове, шкафове, рафтове и отделения кутии с метални рафтове и прегради могат да се използват като помощен или специално оборудване. За съхранение трябва да закупите кутии или метални шкафове справочни издания и записи архивни документи. Има и шкафчета за съхранение на електронни документи (фиг. 3).
Към свързаното оборудване може да включва архивни количка (фиг. 4), стълба (фиг. 5).
Обзавеждане и оборудване трябва да се монтира така, че да не пречат ширина евакуация минава между оборудването трябва да бъде най-малко 1 m.
Свързани статии