Това архиви на специално оборудване, което отговаря на всички необходими изисквания, както и създаването на оптимална температура и влажност на въздуха и хигиенни условия, позволява висока степен на безопасност на документите, които се съхраняват в помещения на архивните
Един от основните въпроси, свързани със сигурността на архивни документи, е при избора на оборудване за архивите. Като правило, материали и техническо оборудване на помещенията се извършва в зависимост от различни фактори: със своята големина, вид на документа, техния брой, срок на годност и др.
Какво оборудване се използва за архиви
Когато става въпрос за стандартни папки с документи, обичайните рафта стелажи се използват за тази цел. Въпреки това, за технически документи, дизайн, планиране на земеползването, технологично и да е друг знак, необходими, за да изберете специално оборудване. Тя може да бъде малки или големи стелажни системи, рафтове с разтегателни рафтове и така нататък.
Архивното Специално оборудване позволява да съхранявате документи в съответствие с необходимата съхранение процедура документ в архива. Задайте необходимите инструменти за работа с хранилище библиотеката, музея, учебното заведение, могат да включват следното:
- Сгъваема или стационарна модулна метал стелажи с електрически или механично задвижване;
- пет-футови маси за класифициране на входящи документи на архива за съхранение;
- шкафове шкафове за документи, които са създадени за целите на регистрация на входящи документи;
- изчислителни устройства за записване и контрол на документацията;
- устройство за четене микрофилми;
- библиотечни колички за придвижването на делата;
- стабилна стълба, за да работят в рафтовете;
- кошници, кутии, архивни кутии, различни разделители, не позволяват смесването на документи, които се съхраняват на рафтовете.
Ако архива има документи, в които се допуска обществен достъп, а след това в стаята трябва да бъде инсталиран и друга копирна техника. Това ще позволи на персонала да създадете резервни копия на документите, поискани от потребителя.
В допълнение, пространството за съхранение на архивни документи, трябва да бъдат оборудвани с пожарогасителни средства, от пожар и СОТ.
Заслужава да се отбележи, че въпреки разнообразието на оборудване за архиви, все още е основният елемент на разходите е покупката на рафтове. Ако в магазина ще се намира в по-продължително съхранение малък обем документация, а след това трябва да бъде оборудван с конвенционалните неподвижни рафтове. Тяхното придобиване не изисква големи финансови разходи и, освен това, те се различават по такива полезна функция като гъвкавост.
Ако стаята е предназначен за дългосрочно съхранение на голям обем от документи, в този случай е необходимо да се използва системата за архив рафтове с много предимства, като:
- имат висока ефективност в употреба;
- осигури спестяване на съхранение пространство;
- имат дълъг експлоатационен живот.
При пускането на стелажите в архивни помещения трябва да се придържат към определени параметри:
- разстоянието между редовете на стелажи трябва да е поне един метър;
- ширина преминава между тях трябва да бъде по-висока от 75 cm или повече;
- разстоянието от долния рафт на багажник на пода не трябва да бъде по-малко от 15 см.
Без значение какъв вид и дизайн са архив рафтове, във всеки случай, те трябва да се монтира перпендикулярно на стените с отвори за прозорци и отоплителни панели на разстояние не по-малко от 50 сантиметра.
Какви са изискванията за архивиране оборудване
В съответствие с изискванията на всеки архивно помещение трябва да се намира далеч от склада, жилищни и промишлени помещения. Тя не трябва да бъде газ, канализация и водопроводи. Външните врати трябва да бъдат изолирани метал и запечатват в оф-часа.
Електрическата инсталация трябва да се извършва само в латентна форма. Всички уреди, включително Комутационни табла, трябва да бъдат затворени дизайн и да се инсталират извън магазина. По отношение на противопожарно оборудване, например, въглероден диоксид пожарогасители, те трябва да се инсталира в размер на най-малко един инструмент до 50 квадратни метра.
Прочетете свободен система култура:
- Как да се направи бележка в един завладяващ социалните мрежи
- Как да се въведат нови правила за труд
- Договор за услуга или мениджър?
- Как да се подобри ефективността на общинските библиотеки и DCD
- Договор за услуга или мениджър?
- Като културни институции, за да се намалят разходите и увеличаване на приходите?
Инструкция за офис работа
Свали / изглед >>
Вътре оптимални условия за физическа и химическа безопасност на документите трябва да се поддържа. Ако климатът да се подобри режим документ подаване в архива не може да се регулира, в този случай е необходимо да се инсталира оборудване за сушилните и допълнителни източници на въздух овлажняване.
Днес, много музейни архиви, използвайки такова устройство като прецизност климатик. Той е най-подходящ за тези среди, където се съхраняват материални ценности и важни архивни документи. Неговите основни предимства са, както следва:
- осигуряване на точност влажност и температура параметри;
- високо ниво на надеждност по време на непрекъсната работа;
- универсалност;
- висока ефективност в широк температурен диапазон от външния въздух.
С цел да се провери състоянието на температура и влажност в големите пътеките в рафтовете с монтирани уреди. За защита на архивни документи от прах в стаята оборудвани със специални инсталации, за почистване на въздуха от прах и замърсявания.
Ръководител на агенцията, която има архив трябва да бъде най-малко веднъж на всеки пет години, за да се създаде комисия, която да провери здравето на архивно оборудване, както и нейната температура и санитарно-хигиенни условия.
Какво е необходимо оборудване за електронен архив
Днес, много организации, включително библиотеки и музеи, практиката на създаване на електронни копия на архивни документи. Така се избягват проблемите, свързани със съхранението и управлението на документи на хартиен носител. В допълнение, електронния архив има и други предимства:
- лекота на употреба;
- достъп до необходимите документи;
- бързо търсене;
- елиминиране на възможността за загуба на архивни документи.
Но най-важното е, че този метод на съхранение на документи не се изисква отделно помещение, както и голям брой специално оборудване.
С цел да се преведат на важни документи в електронен формат на организацията. трябва да закупите специално устройство - скенер с автоматично подаване на документи и признаването на системата. Изборът му зависи от два основни фактора: вида на документация и размер на сканиране.
При планиране на лечението на голям брой документи голям формат, най-добре е да се поберат широкоформатен скенер. В случай на сканиране на малък брой стандартни документи най-добрият вариант е конвенционален офис скенер.
Прочетете в следващия брой на "Референтен мениджър културни институции"
Свързани статии