Организации и институции на всички форми на собственост и дейности в процеса на създаване и натрупване на голям брой документи. Това са: архивите на служителите, сметки, фактури, всички видове доклади, планове и проекти. Те подгъва, складирани, те заемат много място за архива предостави всичките стаи.
Това е изключително ирационална, но хартия архивни недостатъците на не се ограничават до неудобства подаване. С развитието на процеса на архив е сложно достъп до документи, че е трудно да се намери хартия в другата планината. От тази ситуация, има отличен начин - можете да създадете електронен архив.
Електронен архив: какво е това и защо имате нужда от него
Създаване на електронен архив - за разпределение на ресурсите на електронната система за управление на документи на, които ще осигуряват защитено съхранение и лесен достъп до всички видове документи, съхранени в цифров вид.
електронен архив организация има за цел да реши няколко проблема:
осигурява сигурно съхранение на документи
Електронен архив е отлично решение за всички организации, които трябва да се осигури централизирано съхранение на документи, по-специално тези документи, че повечето от съществуващите си продукти в електронен цикъл форма на живот.
Електронен архив за организации от всякакъв мащаб
На първо място електронен архив изисква големи компании с богат клонова мрежа стопанства, корпорации. Трябваше да организации, които създават и променят стотици документи дневно. Електронен архив не само ще опрости работата с документи, но също така значително ще се спестят пари, например, вече няма да е необходимо да се поддържа персонал, които се занимават изключително с документи.
Разбира се, има нужда от електронен архив по-големи фирми и организации, обаче, той е подходящ за средни и дори малки предприятия. Да предположим, че в хода на обичайната дейност на малките фирми не са твърде много документи - архив електронни системи за съхранение ще гарантира, че нито един от листата няма да се изгубите. В допълнение, електронния архив може да бъде полезен в бъдеще. Възможно е, че средната стойност, а дори и малка компания скоро ще се разшири, да увеличи размера на работата, и с тях броят на документите.
Основната функция на електронен архив
На първо място, електронния архив трябва да осигури възможност за съхраняване на документи. Всички документи, създадени от служителите, както и реализирани в рамките на корпоративни процеси лечения. Идеалният вариант може да се разглежда като модел, в който на електронен архив е единственото място за съхранение на документи.
В допълнение към функциите на съхранение, архивът да предоставят на потребителите с редица допълнителни услуги. Това се отнася до способността за създаване, редактиране, съхранение и документи за търсене.
Изисквания за програмата за създаване на електронни архиви
електронна система за управление на документи, използвани за електронен архив на организацията трябва да отговаря на няколко изисквания.
- Структуриране на данните в архива
Програмата трябва да се гарантира нормалното функциониране на архивните документи на дружеството, разположени на един или повече сървъри. архив структура може да бъде произволно. Това ще зависи от специфичните изисквания на организацията, която го използва.
файлова структура се състои от папки, които са разположени в йерархичен ред. Папките могат да създават и редактират двете потребители и корпоративни приложения. Всеки специални изисквания отделна папка или ограничения, например, в отделни папки могат да съхраняват само един тип файл може да бъде удължен.
Ще позволи създаването на виртуални дървета, които съдържат линкове към файлове и папки, виртуални, предназначени да улеснят процеса на търсене. Папките могат да имат специални свойства, по-специално, настройката позволено за подаване на документите.
За нормалното функциониране и да се осигури надеждно съхранение на данни, програмата трябва да осигури едновременно достъп до съдържанието на архива. Необходими за изпълнението на отличия на ниво потребители, потребителски групи и роли. Особено необходимо е да се обърне внимание на ролята на основата на сигурността. Това се отнася до разделянето на достъп до съдържанието на папката, която зависи от неговото съдържание.
Защото архива може да се съхранява най-различни документи, както външни и вътрешни, права за достъп, дадени много внимание на различни нива. Като цяло, за контрол на достъпа е намалена от правилото - съдържанието на архива е по-достъпни за управлението на организацията от обикновените потребители.
архив задача е не само да се съхраняват всички документи, той трябва да осигури широка гама от инструменти, за да намерите бързо нужната ви информация. Програмата трябва да подкрепи всички съществуващи начини за търсене. По-специално: Пълният текст и контекстуален търсене, търсене по атрибути.
Честите искания трябва да се съхраняват в един модел за търсене. Той помага да се намали времето за търсене, способността да създавате папки за търсене.
- Интеграция с инструменти за обработка на документи
За удобство на потребителите за електронно подаване на трябва да има възможността да запазите документи директно от Office приложения. В този случай, потребителите ще могат да се архивира документи, получени по електронна поща или чрез компютър с помощта на популярните офис пакети.
Атрибутите са създадени от потребителите и се съхраняват документите стават за търсене в архива. Такова решение ще позволи на служителите да използват, за да спаси текущия документ изключително електронен архив, без да е необходимо да се използва за съхранение на файлове на трета страна.
- Интеграция с бизнес софтуер
електронен архив на програмата трябва да включва редица решения, които да се използват ефективно съхранение на файлове архив. Нужди, разработени интерфейс с възможност за качване и изтегляне на данни в XML формат, което ще позволи да обменя данни с най-различни приложения. Сред най-популярните: Microsoft Exchange, Microsoft SharePoint, 1В, и много други.
Обемът заета от електронния архив, зависи от конкретната организация, обаче, всяка година тя само ще расте. По този начин, програмата трябва да ви позволи да създадете и поддържате архиви от всякакъв мащаб.
Най-важното изискване за електронна система за съхранение на документи е нейната надеждност. Програмата трябва да се гарантира целостта на данните във всяка среда. Човек трябва да има резервни системи, защита срещу неоторизиран достъп.
Програма с подобна функционалност, която отговаря на изискванията по-горе, е лесно да се вземат на създаването и поддържането на електронен архив. Това ще гарантира, че данните са на стойност за компанията, ще бъдат защитени, както и въвеждането на нови технологии, работни потоци, за да се ускори значително.
Ляв Няма съмнение, че преходът към електронен документ ще бъде безболезнено за вас?
Вие мислите, че вашата компания не е необходимо да се намали работата на хартия?
Или просто страх, причинено от обективни фактори, като например слаб формализация на бизнес процесите, или липсата на такава е?
Обадете ни се и ние ще ви кажа подробно как ще бъде преход към електронно управление на документи във вашата компания
Ние работим открито!
Свързани статии