Поздрави! Това става най-добре да се подготвят за архивиране или може в крайна сметка да има проблеми с намирането на правилния документ
Превъртете: Формиране на архивни файлове
Образуване на делата и да ги подготви за архивиране
В началото на всяка година, организацията започва формирането на документите по делото.
Образуване на нещата - групиране на изпълнените документи по делото в съответствие с номенклатурата на делата и подреждането на документите по делото.
В бизнес организации, образувана централно в служба на Dow или децентрализирано в бизнес единиците. Практиката показва, че нещата се формира основно децентрализирана, т.е. в подразделения. Организационни и административни документи, техните регистрационни форми (счетоводни), резюме на текст и статистическа планиране и отчитане на документи, кореспонденция и други документи, свързани с оперативната дейност, генерирани в служба на Дау. Документи, отразяващи отделните дейности на организацията, образувани в случай на мястото на тяхното съставяне на съответните структурни звена в рамките на компетентността на която включва определени въпроси в съответствие с позицията на тях (например, в планирането и икономическия отдел, отдел на счетоводството и отчетността, човешките ресурси и и т.н.).
Формирането на нещата в структурните звена на организацията са ангажирани служители, които са отговорни за водене на документацията. Контрол върху формирането на нещата направени предучилищно услуга. Ръководител архив или организация, отговорна за файла има необходимата методическа помощ при формирането на случаи и насочва тази работа.
В образуването на случаи, спазвайте следните основни изисквания:
● пусната в занимават само изпълняват изпълняват правилно документи в съответствие с позициите на номенклатурата на делата;
● включват работа с едно копие на документа;
● се съберат всички документи, отнасящи се до един и същи предмет;
● нередовностите в исковата молба, заедно с основните документи;
● групирани в един от случаите документи на същата календарна година, с изключение на преминаване въпроси;
● отделна група в случая документи на постоянни и временни време на съхранение.
Случаят не трябва да се поставят документите, за да бъдат върнати, допълнителните копия, чернови. Въпросът не трябва да надвишава 250 листа с дебелина не повече от 4 cm.
Вътре трябва да се подредят документите по делото, така че те са обхванати от тяхното съдържание на конкретни въпроси в логическа последователност.
Нормативни правни и регулаторни актове са групирани по видове бизнес и историята със свързаните с тях приложения в рамките на една календарна година. Не е позволено да се образува в един случай на различни видове административни документи, като например заповеди, инструкции и указания. Всеки вид административен документ се оформя като самостоятелна бизнес с неговия брутен номерация и съответно подлежи на регистрация в независимата списанието (книга).
■ Поръчки за основни дейности са групирани отделно от поръчки на персонала. Поръчки за персонал, които имат (в съответствие със списъка на стандартните административни документи, произведени в работата на организации, с посочване на срока на годност), различни периоди на съхранение, се оформят в отделен бизнес и имат своя собствена регистрация в съответния формуляр за регистрация (списание, книга, картотека).
■ Поръчки за персонал, образувани в случая, в зависимост от времето на тяхното съхранение. Трябва да се помни, че това е забранено да се групират в един от случаите документи с различни периоди на задържане.
За поръчки, които имат 75-годишен срок на годност, са заповеди за прием, уволнение, прехвърляне, бонуси, промоция, административен отпуск дълго, дълго пътуване. За поръчки, които имат 5-годишен срок на годност, са поръчки за редовна и отпуски за обучение, мита, глоби, кратки туристически пътувания в страната.
Практикувайте използването на документи на служителите, показва, че когато големите обеми нареждания по отношение на персонала, с 75-годишен срок на годност, по-добре е да ги образуват в делата на бизнес дейности. Например, една група, в случай че отделни поръчки за допускане, уволнение, преместване на работниците, т.е. свързани с техния стаж, и отделни поръчки от бонуси, промоция и други плащания, които съдържат информация за заплати. Във всеки случай поръчките са независими брутния номерация.
Наредби, инструкции, правила, одобрени от регулаторните правни и регулаторни актове (разпореждания, решения, резолюции и т.н.) са групирани заедно с посочените документи. С утвърждаването им като отделни документи, те са групирани в отделни случаи.
■ протоколи в подредени в хронологичен ред по датата на тяхното съставяне.
■ документи лични въпроси са подредени, тъй като те са получили.
■ сметки за заплати на работниците и служителите са групирани в отделен случай и да се подредят по азбучен ред на имената.
■ работници личните карти също са генерирани в случая по азбучен ред на фамилните имена.
■ Кореспонденцията е групирана, обикновено за период от една календарна година и систематизира в хронологичен ред; в този документ, отговорът е поставена за искания документ. С възобновяването на кореспонденцията по конкретен проблем, който започна през предходната година, документите, включени в сделката на годината, което показва индексът на предходната година делото.
■ Одобрените планове, отчети, оценки, набирането на персонал и други документи са групирани отделно от техните проекти.
Получаване на случаи за архивиране
Не всички документи са произведени в услуга дейността на човешките ресурси трябва да пристигне в архивите. кадрови документи за услуги, както и всяко друго структурно звено на организацията, в съответствие със списъка имат различни периоди на съхранение. Архивни документи трябва да действат в една подредена държава, срокът на годност на който е 10 или повече години.
Документи, които има временен срок на съхранение (до 10 години включително), се съхраняват в съответните структурни звена в тяхното място на установяване (например, човешките ресурси, счетоводни и т.н.) в специално определени места за тях (отделни помещения или шкафове), преди изтичането на срока на съхранение според списъците, а след това тези документи се унищожават по съответния начин.
Документи за персонал, които имат дългосрочен срок на годност, включват:
● административни документи (заповеди, бележки, подмяна на заповеди за персонал, поръчки и др ..);
● Списъци на персонал, включително списъци, използвани в производството на вредни условия на труд;
● карта на счетоводен персонал, в това число временни работници (форма № T-2);
● лични сметки на служители на заплатите (ведомост за заплати);
● актове на инциденти, свързани с производството;
● отчетни карти, снаряжение вредни професии;
● трудови договори (договори), трудови договори, които не са били включени в личните дела;
● Протоколи комисии за установяване на трудов стаж за изплащане на бонуси за трудов стаж;
● протокол от срещата резолюции за сертифициране, квалификационни комисии;
● документи (презентации, кандидатстване, характеристики, автобиография, извадки от съдебни решения, заповеди и т.н.) за представяне на организациите на работниците, които се възлагат държавни и ведомствени награди, признава титлата, връчване на наградите;
● списъци на работници, излизащи на преференциална пенсия;
● книга (карта) администрирането на сметките, трансфер (превод), уволнение на работници и служители.
Срокът на годност на тези документи в съответствие със списък на най-вече 75 години. Изключенията са:
● актове на инциденти, свързани с производството, - 45 години;
● изявление на рейтинга - 25 години;
● Протоколи комисии за установяване на трудов стаж за изплащане на бонуси за трудовия стаж - 15 години;
● протокол от срещата резолюции за сертифициране, квалификационни комисии - 15 години;
● списъци на работници, излизащи на преференциална пенсия - 50 години.
В рамките на определения срок на организацията е длъжна да гарантира тяхната безопасност и да предоставя на гражданите и организациите, по начина, предвиден от закона на информацията и данните, съдържащи се в тези документи.
Основните видове документи, описващи наемането на работа на граждани, са:
● поръчки, поръчки на главата на рецепция, уволнение, преместване на работниците, като им предоставя дългосрочно отдаване под наем (например грижи за деца), бонуси, промоции;
● лични файлове, лични карти на служителите (включително временни работници);
● лични сметки или заплати ведомост;
● отчетни карти, снаряжение вредни професии;
● трудови договори (договори), или трудови договори, не е включена в файловете на персонала.
Документите, издадени в съответствие с основните правила на архивите на организации прехвърлят в архивите на Организацията за инвентара.
документи за персонала стоят в отделна група, систематизирани поотделно и са включени в отделен списък.
Получаване на документи за дългосрочно съхранение включва:
● изследване стойност на документи;
● изготвяне запаси и справочен апарат към нея (историческата справка, предговори, индекси, таблици със съдържание, списък на съкращенията).
Ако вашата организация е провела лични дела, приложението се поставя в личен въпрос на служителя и трябва да бъдат запазени в архива на 75 години. Ако лични дела, не се съхраняват, е необходимо да се направи по делото "Documents (Учредителни, известия, декларации и др.) - на базата към заповедите на персонала" Такива случаи се съхраняват в продължение на 5 години.
Трудови договори и споразумения за техните промени са включени в личното досие на работника или служителя, ако личните дела се провеждат в една организация. В противен случай, договорите се оформят в отделен случай, "Трудови договори и споразумения с работниците и служителите." Сключен, както се изисква споразумение за изменение на договора трябва да бъде приложен към договора за наемане на работа, като неразделна част.
Искам да привлека вниманието на модератор за този пост, защото:
Изпращането на уведомлението.
И това е възможно да се направи това?
трудови договори, се съхраняват в една папка, а когато работникът или служителят е уволнен, TD зашива в частния бизнес и в архивите?
Искам да привлека вниманието на модератор за този пост, защото:
Изпращането на уведомлението.
И това е възможно да се направи това?
трудови договори, се съхраняват в една папка, а когато работникът или служителят е уволнен, TD зашива в частния бизнес и в архивите? Направих точно това; Имам поръчки (служители и работници), кореспонденция, лични файлове на работниците и служителите са били държани в отделни папки и да се съхраняват в архива на организацията. Бях толкова удобно.
Rbotnik пенсионери, всички подписани документи, издадени в рамките на три работни дни, картата Т-2 + личен въпрос по азбучен ред в архива.
Искам да привлека вниманието на модератор за този пост, защото:
Изпращането на уведомлението.
«Първа ← Предишна. 1 Следваща. → Последна (1) "
За да отговорите трябва да се регистрирате в тази тема.
Свързани статии