Всяка компания, малък или голям, има нужда от ясна комуникация между служители и отдели. Служители, работещи на различни задачи и способността бързо да уведоми заинтересованите страни за състоянието на отделните части на проекта, както и проекта като цяло е задължително.
Заявления за управление на проекти, като например в базовия лагер и Trello да улеснят задачата, но понякога има нужда да напиша прост доклад за състоянието. Може би иска главата си, или ще трябва да получат или запазят подкрепата на заинтересованото лице, или просто се нуждаете от повече информация, за да колеги.
Това ръководство ще обсъдим 5 съвета за писане на доклад за качеството за състоянието на проекта. Той може да бъде под формата на електронна поща информация или официален доклад - и всички възможни форми полезни препоръки, описани по-долу.
От съветите, ще научите какво трябва да направя, за да организирате ключовите идеи и изразява ясно тях и да се избегнат често срещаните грешки.
Това уведомяване може да изглежда странно, защото в края на краищата, задачата на доклада за предоставяне на информация, и не питайте за него. Но в действителност, задаване на въпроси е задължително.
Защо е важно тази функция? Какви са очакваните резултати? Как трябва да конкретизира информацията? Какво е от решаващо значение, и това, което може да бъде пренебрегната?
Най-вероятно, ръководителят на по-интересно да се знае как това ще се отрази на продажбата и колко струва, но технологичната част следва да бъде оставено специалисти. Това ще бъде началото на един по-голям проект за подобряване на сайта и взаимодействие с клиенти в мрежата, или само на спорадични инициативи? Важно е да се разбере, очакванията и историята.
Може би на нуждите и очакванията на вече познатите ви. Или не знае. Ако се съмнявате - питам директно. Колкото по-голяма яснота ще бъде в началото на писането на доклада, по-лесно ще бъде процес.
Тъй като е необходимо, за да разберете каква форма на предпочитан потенциален получател на доклада. Повечето компании имат свои собствени стандарти за отчетност, което улеснява задачата. Някой използва специализиран софтуер, като StatusPath или Reportify. Но ако все още не разполагат с тези стандарти, не е по-добре да разберете поне приблизително формата и размера на доклада.
2. Фокусирайте се върху резултата, а не дейности
В естественото желание за състоянието на писането на доклада е описано в него всичко, което е направено по предмета на доклада. Все пак, това не си струва. Този подход води до просто прехвърляне на извършени действия. Тя може да изглежда важно за вас, но не и да било разлика да си лидерство.
Въпреки факта, че всяка компания има свои собствени стандарти за отчетност, там са ключови елементи, които трябва да бъдат включени във всяка от тях.
Напредъкът по отношение на контролните точки. Ако се планира внимателно проекта, е вероятно, че по отношение на определени начални и крайни дати на специфични операции по проекта. Те трябва да бъдат включени в доклада, както и да посочи по какъв начин проектът се вписва в тези условия. Ако някои задачи все още са в процес на изпълнение, може да се посочи, че са готови в процентно изражение.
Ключовите въпроси. Дори и с добро планиране, по-голямата част от проектите да отговарят на предизвикателствата по пътя. Изкушаващо е да омаловажат техния брой или значение, особено ако докладът е лицето, сериозно се интересуват от успеха на проекта. Но ние трябва ясно да определи тези проблеми поради следните причини:
- Една от основните задачи на ръководителя на проекта - е да помогне за решаването на проблеми, свързани с изпълнението на проекта. Колкото по-скоро проблемът ще стане известен - толкова по-лесно ще бъде да се справят с него, като се използват ресурсите, които имат по-добър човек.
- Ако проектът върви по план, то би било по-добре, ако е известно, по-рано за това. На ранен етап можем да се опитаме да намерим решение и все още се спазят крайните срокове или да правите никакви други корекции в проекта. Последното нещо, което и да е проект - това е проблем, за който научаваме в последния момент.
Околните стъпки. Ако в доклада се говори за проблемите, ние трябва да се опитаме да предложи решения. За всеки проблем, се споменава в доклада, който ще бъде описан стъпки са да бъдат предприети. Дори ако докладът ви помоля за подкрепа или помощ, предлагат най-малко една скица план.
Важно е да се спомене, планирани задачи. Така например, се планира да се направи преди следващия доклад? Какво е поредния камък в проекта. От доклада трябва да бъде ясен, когато проектът се движи.
Обикновено графика е в състояние да красноречиво описва състоянието на проекта от няколко страници текст. Можете да намерите подходящ за изображения инструмент за всякакъв вид информация. Например:
- Цветни индикатори. Използвайте основни цвята: червено, жълто и зелено, за да отбележат статуса на проекта, както и индивидуални задачи. Без обяснение е ясно, че проблемът е маркиран в червено изостават от графика.
- Хистограми. Просто и ясно показват степента на всяка задача. Най-често в проценти.
- Диаграма на Гант. Най-често срещаният инструмент в управлението на проекти, които показват плана време на проекта и степента на нейната пълнота. Тя се основава най-важното е да не се даде прекалено много информация на един графика. Информация за претоварване нечетим диаграма прави.
- Графика проблеми. Този инструмент не винаги е необходимо, но понякога има смисъл да се поддържа списък на въпросите, които са възникнали по време на изпълнението на проекта, както и за отбелязване на всеки от тях са решени, и как.
При липсата на стандарти на компанията не се нуждаят от определен обем за доклада, трябва да се направи възможно най-кратко в доклада. Поставете се на читателя - целта му е да се получи представа за проекта възможно най-скоро.
Ако ще се изисква допълнителна информация - така че бъдете подготвени. Кратък доклад трябва да бъде голямо количество информация за проекта. Организирайте го предварително, в случай на читателя имате някакви въпроси.
Често, съобщава за състоянието на подадено преди срещи или директно към тях. Естествено трябва да бъдат подготвени за факта, че отчета си повдигне въпроси за проекта. Опитайте се да разберете, че тя може да възбуди интереса на публиката и да се подготвят материали и отговори по-рано. Дори и ако те не са необходими, вие ще се чувствате по-уверени.
По-долу можете да видите пример за много кратък доклад за състоянието на проекта, направени в следните правила. Използвайте го, за да напомни на основните раздели. И не забравяйте основните правила:
- Задавайте въпроси
- Резултати вместо действия за
- Ключови елементи
- визуализация
- Представете необходимия минимум - максимум имат информация
Свързани статии