Как се прави доклад за напредъка на проекта в такава форма, че клиентът се 5 минути, за да получите информация за проекта? Претърпях с този проблем за дълго време. И като практикуващ, ръководител на проекта за развитието на нещо ново, като правило, не е (имам време да се отрази на опита, които можете да получите), а след това нищо разумно не съм работил.
Разбира се, аз не го прочете, но аз го очакваше в продължение на много години.
Между другото, в моите семинари и обучения за около година аз обясни на участниците как да използват този доклад, и ние практикуваме игра проект отстраним полученото знание.
Така че, какъв вид отчет и как да го запълни?
Основната идея е, че на една страница А4 компактен описание на напредъка на работата на данни, за да се постигнат целите на проекта, изпълнението на работата по време прогнози, бюджет и за разходите в хода на проекта.
Доклад капачка ние не сме особено заинтересовани, и как да го запълни, разбира се, разбира се.
Започваме анализа на данните в доклада. Ясла, че където има доклад под формата намира в долната част на доклада: "Целите - цели на проекта - време - разходи - прогнози".
Аз ще ви разкажа за секции се образуват в реда, в който той обикновено се пълни.
Раздел подцели (подцели на проекта) - тук е необходимо да се формулират няколко цели на проекта, от които ще стане ясно, за какво е замислена проект. Аз за своите проекти тази секция преименуван "Проект продукти", както ми се стори по-ясно. Space за целите на запис в долния ляв ъгъл на формуляра.
В секцията Основни задачи (основните цели на проекта), следва да бъдат преместени 20-25 цели на графика на проекта. Аз вече реших, че ще използвате разпределение на работата структура (WBS) за попълване на списъка със задачи, и най-вероятно ще се намира в списъка на второ ниво на WBS (обикновено 3-7 в първия работен пакет, а вторият - 6-30).
След определените цели (или продукти) и целите на проекта, че има смисъл да се запълни в матрицата на кръстовището на цели и задачи. Кръгът се поставя в ред с името на задачата и колоната с името на целта, ако задачата ще донесе на проекта за постигане на тази цел. По този начин, в тази част на ефекта, се обръща внимание на проблемите на изпълнение на целите. След като всички кръгове в графата с името на целта ще бъдат боядисани - мишена са достигнали.
Раздел Schedule (График) е даден списък с имената на периоди от време, през който се планира да работи по проекта, както и да докладва за тяхното изпълнение. Ако имате намерение да ежемесечно отчитане - трябва да влезете в месеците, през който се планира да се проведе на проекта. Ако проектът е разработен за повече от една година, ще трябва да се създаде форма за всяка година. Може да възникне въпросът: "Какво, ако проектът е разработен за три години и клиентът иска да види историята за целия период на проекта, на същата страница?". Струва ми се, че предишните периоди могат да бъдат кратни на половина (и след това през следващите години) и бъдещи периоди - да напусне в продължение на месеци.
В действителност, пълначни маси на този доклад по-горе период - е рисуване сегменти диаграма на Гант, но не под формата на "ленти", както и кръгове пред имената на периодите, в които се планира да работи по тази задача. Ако задачата се реализира на няколко пъти - кръгове, направени в колоните с имената на тези периоди.
Следващата област, за да запълни - Собствениците и Помощници (отговорно и асистенти). В една и съща линия, която показва името на периода, вписано името на членовете на екипа по проекта и ключовите заинтересовани страни, които могат да бъдат определени с получатели на някои задачи.
Таблиците на горните имена пълни матрица от отговорност. Можете да изберете модела на отговорността за проблема, който ви харесва най-добре.
Например, използвах следните роли:
- Отговорно (в матрицата показва писмо О) - е отговорен за резултатите, получени от задача
- Изпълнител (и) - изпълнява задачата
- Controller (K) - получава резултатите от проблема и формулиране на списък с несъответствия
Член размер можете да определите дължината на отсечката, планираната стойност - правото на сегмента, и действителната - в центъра на сегмента.
Е, Резюме на секцията Прогнозни (Заключения и прогнози) - тук имаме начело на трите линии, за да убеди клиента, че той знае как да управлява проекта в срок и бюджет. И ако това не бъде направено, то е възможно да се регистрират своите предложения за преразглеждане на параметрите на проекта (цели, график и бюджет).
Сега, как изпълнен с доклад всеки отчетен период.
Ръководител на проекта въз основа на докладите на изпълнителите трябва, според мен, да се разбере колко много работа е планирана за всяка задача в края на отчетния период, и това, което е било направено. В този случай, ако обемът на работата, извършена услугата е не по-малко от планираното - доклад на линия задачи създадена по-рано кръг е изпълнен с зелено, ако по-малко от планираното, но има шанс да наваксат график - жълто, както и, ако времето на задачата вече е осуетен - червено ,
Както пише в доклада на клиента? Тя проверява изпълнението на задачи в живота на цветовете на светофара. Ако жълтият цвят в предната част на името на задачата, клиентът може да разберете кой е отговорен за проблема и да поиска доклад на същата страница за задача (или устно доклада). Според клиентът търси червен светофар в "Заключенията на секциите и информацията, перспективи", която ще окаже влияние върху провала на времето на тази задача от срока на проекта, както и че ръководителят на проекта се предлага да се направи в този случай.
Както можете да видите, оригиналния шаблон от OPPM има и друга част, която се нарича «Рисковете, Qualitatives, други показатели». За това, защо е необходима и как да го запълни, мисля, че можете да се досетите.
Ето един формат, подходящ за I по проекта за доклад нищо не си видял.
Успех във вашите проекти и да се видим скоро!
Свързани статии