Днес целият свят идва на електронни средства за комуникация и бизнес комуникация. Неизбежната последица от общото господството на цифровите технологии се превръща в нов начин за съхраняване и обработка на данни - съхраняване на документи в електронен вид, с други думи, създаване на дигитални архиви.
Причините за преминаването към електронни системи за съхранение
Като друга причина за преминаване към електронни системи за съхранение може да се нарече ускоряващото се темпо на живот - всичко трябва да се направи бързо и точно, и рови из огромен склад с папки с документи на хартиен носител, за да намерите най-необходими две или три страници, ще се съгласите, професия, която изисква време. Може би най-големият проблем е създаването на голям брой копия на документа, за да се позволи достъп до нея на различни служители, като в същото време.
Всички тези предизвикателства ще позволят създаването на дигитален архив за съхранение на документи в електронен вид в специализирани архивни центрове.
Архив електронни документи
Съхранение на документи в електронен формат - д-документи архив - това е технология, която осигурява целия цикъл за водене на отчетност, включително разглеждането на ценности, сметка, описание, съхранение и употреба. Въпреки факта, че бизнес в продължение на няколко десетилетия, широко използване на електронни документи, последно за този тип движение на съдилищата и много други правителствени агенции, ясно разработена технология за съхранение на електронни документи все още не е там.
Основно място електронни системи за съхранение:
- сървър на трета страна;
- различни електронни медии;
- съхранение на собствени сървъри.
Опции за съхранение на документи в електронен вид
Съхранение на документи в електронна форма се извършва най-вече в два варианта - за съхранение на сървъра на фирма или на отдалечен сървър в интернет. И двата варианта имат своите плюсове, така и минуси. Интернет е опасно възможност за загуба на чувствителна въвеждане на данни трябва да се съхраняват на сървъра, трябва да се извършва с най-голяма vnimatelnostyu.Bolshinstvo големите предприятия прехода към електронни технологии за съхранение на документи на.
Процесът на създаване на архив на електронни документи
Обикновено, само най-важните нормативни документи съществуват в материална форма, а останалите са създадени и се съхраняват в електронен вид под формата на цифрови файлове. Процесът на създаване на архив на електронни документи, в това число всички технически операции, както и за развитието на достъп и съхранение, по-скоро труден и сложен. Документация създадени преди ерата на господството на цифровите технологии, се превръща в електронни документи чрез сканиране.
Специализирани архивни центрове
Често трудност много компании са принудени да се откажат от идеята за електронен архив. За да се справи с тази задача - да превежда фирмената документация в електронен релси - най-лесният начин да се превърне в специализирани архивни центрове, посветени на цифровизацията на документи и създаване на дигитални архиви. Ако имате достатъчно време, ние се нуждаем професионалисти и специално оборудване, можете да, разбира се, за да се справят сами, но специализирани центрове гарантират бързо и качествено.
Нашата компания има богат опит в организирането на съхранението на документи в електронен вид, и предлага пълна гама от услуги за превод на документи на електронен носител.
Свързани статии