Съставът на подписи включва: името на лицето, което подписва документа (пълна, ако документът не е издаден на формата, а краткосрочните - на документ, изготвен във формуляра), личен подпис и неговото тълкуване. При подписването на документите, изготвени от Комисията, точки не са длъжностите на лицата, които са изготвили документ, както и разпределението на отговорностите в рамките на Комисията. В случаите, предвидени в действащото законодателство, подписването на документите нотариално притежава подходящо печат. Блокирането е поставен по такъв начин, че да се покрият част от името на лицето, подписало документа.
Ако документът е приложението, пълното име на която е даден в текста, само броя на листове и броя на копията трябва да бъде посочена в заявлението. Ако документът е приложение, което не се споменава в текста, тяхното име ще бъде изчислен след текста се посочва номера на листа във всяко приложение и броя на копията, например: "Допълнение: споразумение дублира покупка за продажбата на 2 дъга. В една бележка. "В отговор на искането е необходимо да се направи препратка към номер на заявлението за документ. Документите, които се образуват, се подпечатват при изпълнението, която се намира в долната граница на първия лист или на гърба на първия лист хартия и включва кратка справка за въплъщение (ако липсва документ, който показва, изпълнение), а думата "случай" и номер на делото (заедно), към което трябва да се направи документ е подадена. На изходящия документ трябва да носи номер, който съответства на поредния номер на списанието на регистрация на изходящи документи и номер на делото (по), която ще остане копие от изходящ документ.
Изготвяне на официални документи е голяма част от работниците и служителите на работното време на административния апарат и изисква много усилия. За да създадете пълен документ трябва да бъде добре да знаете, на първо място е посочено в документа на проблема и да притежава достатъчно информация.
Как да стигнем до изготвянето на документа, на следните правила:
Първо, той изяснява доколко е осъществимо, целта на документа и кръга от въпроси да бъдат решени. Това ви позволява да изберете правилните решения, за да се определи административно вида на документа, неговата форма, която до голяма степен определя стила и характера на текста.
Днес, в присъствието на подходящи електронни бази данни, съдържащи пълния текст колекция от законодателни и нормативни актове в посока на организацията (фирмата) за провеждането на такива предварителна подготовка не е трудно.
При съставянето на административни документи, като например поръчки, следва също така да проучи по-рано издадени административни документи като по-добра, както и тяхната организация, за да се избегнат противоречия с тях и дублиране, се фокусира върху неизплатените аспекти на проблема. Този етап на подготовка на документа е също така по-лесно да държат, позовавайки се на текстове паметта на компютъра на административни документи.
След това преминете към събирането на информация по същество, доставени за документиране на конкретния проблем. За да направите това право, доклади, могат да бъдат включени бележки, удостоверения, писма и т.н. като на разположение на хартия, и то е в паметта на компютъра.
Знаейки, въз основа на законови и подзаконови актове, как да се решат тези проблеми и да събере цялата необходима информация, да направят проект на документ. В този случай, използвайте шаблон текст, набор от стандартни фрази и изрази.
Проектът на документа се редактира и координирани. Последният етап на финализиране и подписване на документа.
В практиката на документиране пробие общите изисквания към текстовете на документите. На първо място, тя трябва да се забравя, че на официалния документ има за цел да насърчи всяко действие, за да се убедят. Това се постига чрез аргументи и логичност на факти и аргументи. Текстът в официалния документ трябва да бъде съвършен в юридическия смисъл.
Най-важните изисквания са надеждност и обективност, както кратък документ с пълнотата на информацията, точността, премахване на възможността за двойна разбиране на текста.
Надеждността на информация се отнася до отражението на действителното състояние на нещата, безпристрастен описание и оценка на събитията.
Пълнота означава, че документът, цялата информация, посочена необходимо да се отговори на въпроса, поставен в документа. Това често води до непълно искане на информация липсващата информация, генерира кореспонденция и забавя решаването на проблема.
Точност, по-доброто разбиране на информацията, съдържаща се в документа, са предварително определени от краткостта и яснотата на експозиция.
Краткостта е постигнато, на първо място, изборът на подходяща и надеждна информация, с изключение на повторение и ненужни подробности. Всяка дума в текста на документа, трябва да се има значение.
Постигане на по-голяма яснота при представянето помогне внимателен подбор на думи, правилно композиционната структура на текста, езика и мотивите на пряка заповед на думи в изречение, където глаголът следва обекта, определението е изправена пред решаваща дума. Но в случаите, когато семантичен товар пада върху действието, като се използва обратен ред на слоя.
Характерните особености на бизнес стил отнася устойчиви широко използваният език формули - езикови революции, използвани в непроменен вид. Те са причинени преди всичко повтаряеми управленски ситуации и относително ограничен бизнес език. Комплект стандартни фрази и изрази, използвани в подготовката на актове, удостоверения и други документи за произход. В бизнес кореспонденция, особено с чуждестранни кореспонденти, също така реши да използва стабилни обрати на фразата, която помага с превод на друг език. При използване на компютър, тези стандартни фрази и изрази са влезли в паметта на компютъра. Задайте фрази (езикови формули) осигурява недвусмислено разбиране на текста, да се намали времето за изготвянето му и възприемането на получателя.
За стила на официални документи също е характерно за използването на определени фрази, т. За да. В служебни документи, повечето от думите използван само с една или ограничена група от думи.
Административните документи, издавани на принципа на колегиалност, на формата на представяне на трето лице единствено число. Съвместният проект на документа е представена от първото лице множествено лице.
Протоколът използва форма на текста на трето лице множествено лице, и рекордни изпълнения са от трето лице единствено число.
Широко се използва в официалните документи, получени от прилагането на съкратените думи и фрази, което намалява обема на документите и ускорява възприемането на информация.
Текстове на комплекс, голям обем (изследвания, доклади, сертификати, и т.н.) са разделени на части, раздели, параграфи, букви, които са номерирани с арабски цифри.
Структурата на текста на някои видове документи могат да бъдат предварително определени в правилника, които определят кои части на документа е. Например, длъжностната характеристика се прави, разпоредбите на подразделения.
Управление на процеса се състои от изпълнение на редица функции, решаване на конкретни задачи, често генерирани от един и същ вид ситуации, които причиняват от същия тип на документа. Това е в основата на обединението на текстови документи. Uniform текст на ръководството на документ може да бъде представен като шаблон, формуляри, таблици.
Под шаблон разбере предварително отпечатан текст от единна информационна и пропуски за попълване на списъка с информация, която характеризира състоянието на бонбони, отразена от документа.
За шаблони текстове могат да бъдат разработени във всички сектори на дейност, както в рамките на едно и също предприятие, институция или фирма, а системата на еднородни предприятия или институции, организации на един отдел или група от подобни институции и предприятия от различни отдели.
Първични счетоводни документи се извършва, обикновено на стандартизирани формуляри, когато те са изготвянето на годни (пълни) част от текста. Тези правила за пълнене имат специфични изисквания.
Записите в първичните финансови документи са произведени в мастило, химикалки паста за зъби, неизтриваемо мастило, или с помощта на печатарски машини и механизация. Безплатни онлайн зачеркнат.
Информацията в първоначалните документи се определя като под формата на текст, както и в цифров вид. За разлика от други системи, документи документация, счетоводни документи и задрасквания коригиране недоразумения не са разрешени. Ако направите грешка, грешен текст, или сумата не се намазва, както се прави в традиционните инструменти, както и зачеркнат от един ред, така че да е възможно да се прочете зачеркнат и над небариран вписан коригиран текст или стойност.
След това се определи предвижда надпис "коригира" и потвърдена от подписа на лицето, подписало документа, и определя датата.
първичните счетоводни документи на парични средства индикатори често се изразяват не само цифри, но също така трябва да се избягват евентуални грешки, дадени в устна форма.
Завършен написването на текста на документа, за да го формулира хедър, който е незаменим елемент от всеки документ, извършена върху формат А4, независимо от формата, съдържанието и целта на документа.
Заглавие привлечени към тези, подготвило документацията. Той се намира в горния ляв ъгъл на документа по основните реквизити. В заглавна лента трябва да бъде не повече от 28 знака. Заглавието се отпечатва без кавички, без кавички и без отблясъци. Наличието на заглавната улеснява обработката на документа, тъй като без да сте прочели целия текст, и да получите представа за съдържанието на документа и да го изпратите за изпълнение.
Оценка на присъствието на приложението. Някои официални документи са заявление. Тези приложения могат да бъдат всякакви документи, изпратени с придружително писмо, обясняваща причината за тяхното изпращане. За регулаторен или административен документ като приложение са документите, които те имат, или са приети или са пуснати в действие.
Ако текстът на заявлението не се посочват имената им се дава на нивото на приложения, като посочва броя на копията и чаршафи във всяко приложение. Ако има няколко приложения на тяхната номерация.
Ако заявлението се зашива, не е посочен броят на страниците.
Свързани статии