Имате ли размити събиране "задачи, които трябва да се направи", че ви отвлича вниманието от работата си, което трябва да направите? Били ли сте някога забравили да изпълнява важни задачи? Или мислите, че сте удавяне в отговорностите? Ако е така, вие не сте сами. Това вече е често срещано явление в съвременния свят, че специалисти в работата на системата, разработени, за да се справят с това. Един от най-популярните е на «правене на нещата» (ГДД). Нека да видим как работи и как можете да го приложи в живота си.
Отворените цикли, GTD решава проблема
През 1920, дипломант от Литва Blum Zeigarnik седеше в ресторанта, както и много студенти, мислейки за какво да пиша в докторска дисертация. Забеляза, че сервитьорите са в състояние да запомня сложни команди. Това им позволява да дава правилните храни в желаните масите и да предостави сметка, след като клиентите са приключили своите ястия.
Zeigarnik също така отбеляза, че след като поръчката е завършена и платени, той сякаш изчезва от погледа на сервитьора. Ако клиентът се връща на въпроса за храната, която ядат в ресторанта, сервитьорите се борят да я помня.
Въз основа на това, аз разработил теория Zeigarnik: нашата психическа енергия се насочва към непълни задачи. След като проблемът е решен, ние го премахнете от съзнанието ни. Лабораторни изследвания са потвърдили тезата Zeigarnik. Идеята, че нашето внимание е отвлечено от непълното задача, той стана известен като ефект Zeigarnik.
Дейвид Алън, създател на ГДД система, призовава тези задачи, които отвличат вниманието ни "отворен цикъл". Алън определя отворен цикъл, като:
Нещо дърпа на нашето внимание, което не спада, когато това е начинът, по който тя е.
Отворените цикли, Алън казва, може да има елементи от списъка на делата, размерът на "край глада в света", или най-малки като "замяна на електрическа острилка". Въпросът е следният:
Дори [хора], които не умишлено "под стрес", винаги ще се чувствате чудесно релаксация, по-добро фокусиране и увеличаване на продуктивна енергия, когато те се научават по-ефективно да се контролира "отворена линия" на живота си.
По същество, GTD - система за управление на отворен цикъл, така че можете по-добре да се съсредоточи върху задачата в ръка. Очевидно е, че това не ви позволи да завършите всички отворени цикли в живота си - в крайна сметка, никой не е намерено ефективно решение на проблема с глада в света. Но това ти дава мир на ум, че се занимават с всички отворени контури по някакъв начин. И тъй като тя ви прави по-продуктивни, в крайна сметка ще ги затворят вече.
При използване на ГДД, всеки отворен цикъл в живота ви ще се проведе. В действителност, това шкаф за съхранение на всички отворени цикли. Някои от вашите файлове (или отворен цикъл) ще бъдат скрити от вас, така че можете да се върнете към тях по-късно, в подходящото време. Други ще бъдат поставени в най-горното чекмедже, до които достъпът е винаги отворена и ще можете да се справите с тях възможно най-скоро.
В допълнение, GTD също така предвижда система за вземане на решение за това какво да правя по-нататък. Ето защо, вместо да се разсейва от мисълта: "Какво да правя сега?" Вие винаги знаете какво да направите следващия път.
Имате ли възможност да се научат основите? Тогава нека да започнем.
Етап 1: Съберете
Първата фаза на ГДД система е да събира отворените цикли. Можете да направите това с помощта на набор от инструменти, известна като кошница за събиране. Вашите кошници могат да бъдат:
стъпка за събиране на информация, действа в съответствие с три основни принципа:
- Всяка отворена линия трябва да бъде във вашата система за събиране и излиза от главата си.
- Вие трябва да бъдете възможно най-малки колекционерски кошници.
- Трябва редовно да ги качите.
Запазване на всеки отворен цикъл във вашата система за събиране на данни е от жизненоважно значение. Без значение колко тривиално задачата изглежда непреодолимо или ако той е с ума си, за да го напишеш. В противен случай, той ви разсейва. Алън пише:
Откъде знаеш колко е останало в ума си всичко, което трябва да се съберат? Само когато е оставил нищо. Ако някаква част от вас, дори смътно наясно, че не е нужно всичко това, не можете да наистина знаят какъв процент от вас са събрани.
Сега нека да разгледаме как можете да почисти колекциите си, след като сте ги изпълни.
Етап 2: Изпразване на кошчето
Както отбелязахме в увода, че е невъзможно да отговори на всички ваши отворени вериги. Така че, ако не може да изпълнява всички задачи, които сте записали, можете да оставите Вашата пазарска количка е празна? Според Алън, тази част от процеса на ГДД "е може би най-важното подобрение, което направих в продължение на почти всички хора, с които съм работил." Има няколко под-стъпки в процеса.
Етап 2а: определяне на позиция
Когато се вземе елемент от един от сетовете си, за да я обработва, първо да се запита: "Какво е това?"
Това е особено полезно за обекти, които идват от други хора, като например имейли. Само, за да разберете какво е, можете да решите какви задачи трябва да направите, за да затворите отворен цикъл или ви е нужно да се направи нещо по въпроса.
Стъпка 2б: Задайте си въпроса: "Трябва ли да се действа по този въпрос"
Ако отговорът на този въпрос е "не", а след това можете да направите едно от следните три неща, за да се справят с елементи:
- Сложете го в кошчето.
- Напиши го като "някой ден / може би". (Това е нещо, което може да направите в бъдеще, но не могат или не искат да го направя сега).
- Въведете го като "връзка". Не е нужно да се предприемат никакви действия, но може да се наложи тази информация по-късно. Това е добра идея да има организирана система за доставка на препратки.
Ако отговорът е "да, и в бъдеще", да обработва елемента, който трябва да се създаде автоматично напомняне, например, предупреждение на календара, когато трябва да се предприемат действия.
За всяка от посочените по-горе резултати, трябваше да се справят с тази позиция, и можете да го премахнете от вашата колекция.
Забележка. Най-вероятно по-голямата част от продукти във Вашата кошница за събиране на данни, няма да мине отвъд тази стъпка. Това е най-важната стъпка в ГДД, тъй като тя дава възможност да "паркира" отворени вериги, а не да се блокира сметката си.
Ако отговорът е "да, възможно най-скоро", след което можете да преминете към стъпка 2в.
Стъпка 2в: Задайте си въпроса: "Какво е следващото действие, което трябва да се вземат?"
Вие сте решили, че трябва да се предприемат действия. Сега трябва да реши какъв вид действия.
Действие трябва да бъде следващата логична действия за затваряне на отворен цикъл. Ако искате само едно нещо, преминете към стъпка 2г.
Ако затварянето на цикъла ще изисква повече от една задача, ще трябва две неща:
- Добавете запис в списъка на проекти.
- Счупете елемент към групата на по-малки задачи, а след това постави тези проблеми в своите колекции.
Забележка. Списък на проекти - списък на всички отворени цикли, които изискват изпълнение на множество задачи. Алън препоръчва да се поддържа списък на проектите, като начин да следите на отворените цикли, над които все още работят. След като всички подзадачи на проекта са завършени, те могат да бъдат отстранени от списъка на проектите.
Стъпка 2г: Предприемане на действия за малки задачи
Тази стъпка е да се запитате: "Мога ли да направя тази задача в една стъпка, която отнема по-малко от две минути"
Тези малки обекти могат да бъдат:
- Изпращането на електронно съобщение с едно изречение.
- Подписването на писмото.
- Печат и подаване на кратък документ.
Ако отговорът на този въпрос е "да", тогава давай напред и да завършите действието. Ако не, преминете към следващата стъпка.
Етап 2е: делегат, където е възможно
Сега си задайте въпроса: "Трябва ли да направите това или мога да го делегира на някой друг?"
Ако делегира задачата, да го направи. Ако това е, което ви трябва, за да го направите сами, преминете към следващата стъпка.
Стъпка 2е: добавите към следващата си списък действие или в календара
Вашата задача сега се добавя към една от двете места:
- Вашият списък е следната. Списък следното: - тя е в действителност, списък със задачи.
- S вашия календар. Ако задачата изисква от вас да направите нещо в определено време или в определен ден, за да го графика в календара си.
Досега в този урок, вие се срещна с следния списък от действия, както и списък на проекти. Какви са тези списъци на практика? Според Алън, списъци:
някои актуализирана напомняния, които могат да бъдат списък на хартиен бележник, или който и да е компютърна програма или файл, папка, съдържаща отделни парчета хартия за всяка позиция.
Стъпка 3. Списъкът на следните действия.
Ако имате списък на най-малко 30 елемента, можете да отидете направо към стъпка 4.
Ако, обаче, (като повечето хора), които разполагат с много повече от 30 точки в своя списък следното, това е добър показател, че тя трябва да бъде по-добре организиран.
Можете да организирате своя списък по два начина: от контекста и приоритет. Препоръчваме ви да подредите списъка с контекста, а след това се организират всяка podkonvert контекст създаден приоритет.
контекста
За всеки потенциален контекст създавате допълнителен списък следният.
контекст организация означава, че без значение какво правите, можете да видите списъка си следното и да видим това, което трябва да се направи.
приоритет
Алън дава ограничени насоки за определянето на приоритетите на задачите. Той препоръчва да задам един въпрос:
Като се има предвид [ми] контекст, време и енергия на разположение, че ще ми даде най-голяма възвръщаемост?
Другата му предложение - помисли задачите, които ви правят по отношение на дългосрочните цели в живота, а не постоянно да търсят пожари, за да ги гасят. Този подход е подобен на Matrix Айзенхауер. който ви помага да се определят приоритети в съответствие с тяхната спешност и важност.
В допълнение, може да се даде приоритет в списъка на делата, чрез Яжте метода жаба. която защитава задачата, която, най-малко. Вие искате да направите на първо място.
Или можете да опитате окончателния вариант на Марк Форстър, където се определят приоритетите на задачите, които по ваше мнение, което правите най-добре, и така за тях, което трябва най-много енергия.
Можете да научите повече за Seshte жаба и окончателния вариант на Стъпка 3 Tuts учебник.
Стъпка 4: хората, които Свършват!
Сега, след като сте създали списък и списъка по-долу, организиран от контекст и по приоритет, вие сте готови да започнете работа.
Не забравяйте, че вие също ще бъде задачи, които се появяват във вашия календар, така че да им даде време.
Ако нещо ви разсейва, или са загрижени за профила си, запишете си го и добавете към своята колекция. По този начин, можете да го лекува по-късно.
Заключителният етап на ГДД е да се направи преглед на списъците. Основните сред тях са три вида преглед:
По време на седмичната преглед, трябва да направите следното:
Това е всичко.
Тя ГДД система в орехова черупка. Защо не го пробвам и да видим дали ще се подобри фокуса си и затваряне цикъла отворени?
Свързани статии