Проблемът с натрупването на голям брой документи в архива се изправиха един повече или по-малко голяма организация. Началните и крайните счетоводни документи, различни договори и вътрешни документи, в крайна сметка се превръщат в достатъчно триизмерен в папка, а след това на наказателното поле, а след и кабинета дела. Поради това, буквално за трети четвъртата година от съществуването си компанията поставя въпроса за разпределението на ненужни документи за бъдещото извеждане от експлоатация и унищожение. Но как да се справи със достъпно хартия? Кой има право да вземе решение за унищожение? Как, от законодателна гледна точка, за да се организира правилно процеса и откъде да вземем проба? Това е материал.
Защо е важно да се изготви доклад за унищожаване на
Независимо от планираното оттегляне от архива на счетоводство или организационен проблем, един много важен момент, за да изготвя справка за унищожаване на документи. Това се дължи на факта, че в случай на проверка на място или по обичайния искане от данъка, например, компанията не може да бъде или документ, или да потвърдят негово разположение. В този случай, служителите на Държавната агенция считат, че информацията е налична, но просто се проведе. И това е недопустимо по силата на закона и може да доведе до конфликти или да предизвиква административни производства.
Също така е съставянето на акт на унищожаване гарантира законосъобразността и правилността на отписвания. В края на краищата, е необходимо да се събират нови или съществуващи свиква експертна комисия, съставена от служители от различни отдели и управление. Той изчерпателно разглобявате положението на всяка отделна книга и по-точно определяне на сегашната си стойност за дела на компанията. След това документите ще бъдат прибягват и остаряла хартия извадени от архива.
Общи условия за съхранение
Законодателството изисква всички записи предприятието поддържат за определен период за възстановяване на данни и операциите по проверката за предходните периоди. В тази връзка, независима и неправомерно изхвърляне на хартия или електронни документи могат да бъдат преследвани по силата на Наказателния кодекс.
Необходими периоди на съхранение, варират в зависимост от вида на делото и аксесоари. Така например, на документите, регламентиращи провеждането на счетоводството в компанията (правилата и шаблон за запълване) трябва да се съхраняват в архива в продължение на най-малко 5 години, считано от датата на последното използване. "Първичен" се държи малко по-малки - 4 години. Има някои подвидове, които се съхраняват и по-дълъг срок, както и постоянно се съхранява на хартия, като например устава.
Отговорността за безопасността на документи организация носи главен изпълнителен директор, чийто подпис е положен върху акта. Ето защо, по време на избора на документацията за отмяната е важно да се ръководи от твърдението, че унищожаването на определени документи - право, а не задължение на служителите и на юридическото лице като цяло. Някои важни елементи и мостри на стойност спестяване, както и в същото време, никой не може да ти забранявам да легне да унищожи срока им на годност на документа (например, историята свързване таксуване с контрагент през последния период). Ако промените ръководството на дружеството организира сложна прехвърляне на дела и цялата налична документация.
Как се изтегля
Първоначално, заслужава да се отбележи, че в хода на експертната комисия може да се сблъска с различни имена действат:
- "От разпределението на унищожаването ..."
- "На унищожение"
- и др.
Що се отнася до втория документ, стандартното си е съвсем проста: в заглавната част в ляво, посочете името на организацията, в дясно - "твърди, генерален директор" и на личните данни на управляващата партия. По-долу е датата на одобрение. След това (при основните елементи на организацията) наименованието на акта. Причината за това е вътрешното управление на ред (запис дата и номер). След това се прехвърля на членовете на експертната комисия на лицето и на нея присъстваха наблюдатели.
Непосредствено под този текст се поставя маса от 7-8 колони за документите за регистрация:
- номер на последователност в таблицата
- Име на фирма или група от документи;
- Дати: е използвана за последен път, например, за данъчни цели (за счетоводни документи);
- Инвентаризация номер: ако има такива. В противен случай, областта под това заглавие е оставен празен;
- Кодът на номенклатурата на делото или номера му по описа;
- Общият брой на единици в хранилището;
- периодите на задържане, а броят на статии по темата: установен със закон, в споменатия по-горе график
- бележки
Това е най-пълните указания за извършването на деянието. За да компилирате сами, разгледайте следния примерен:
Изтеглете документа с празни форми действат върху разпределението на документи за унищожаване на този линк.
Препоръчителни четене
Свързани статии