Работата на всяка организация, рано или късно идва момент, когато трябва да се отървете от стари документи и направи място за нови. Но концепцията за "стари документи" в архива не съществува. Има само документи, които имат срок на годност е изтекъл. От тях можете да се отървете от, но не веднага, а не от всички. Първо трябва да се преразгледа документите и да се определят тези, които могат да бъдат унищожени без страх.
Без значение колко голям на изкушението да вземе всички "стари" документи навсякъде извън полезрението, за да направите това в никакъв случай не може да бъде - отговаря за нарушаване на изискванията за съхранение на документа за законодателство, което не е отменено. В съответствие с чл. 13.25 Русия Кодекса за административните нарушения (по-нататък - на Кодекса за административните нарушения) фини за юридическо лице може да бъде от 200 до 300 хиляди рубли. На практика отговорността за организацията може да се случи, ако тя не предоставя документ по искане на надзорния орган, позовавайки се на факта, че той е изгубен или унищожен. Ето защо безсмислено да унищожи документи рискови.
Какви документи могат да бъдат унищожени?
Взимането на решение за унищожаване на документи, трябва да се ръководи от главния критерий - срок на годност. Ако тя е с изтекъл срок, документът може да бъде изпратен на шредера (или фурната), при условие, че сте правилно идентифицирани срока на годност.
Веднага се идентифицират документите по унищожаването невъзможно. На първо място, трябва да се направи проверка на стойност. В този случай, срокът за съхранение ще бъде от решаващо значение, но не е единственият критерий за избор. Документ с изтекъл срок на годност може да бъде полезно при по-нататъшна работа. Възможно е, че тя може да бъде научен, дори и историческа стойност. Инсталирайте го и затова се удължи срока на годност, може само експертна оценка (ЕО), която извършва експертната комисия (ЕК).
Експертна комисия: състав и функции
ЕО се появява в организацията, веднага след като ръководството реши да създадете архив. ЕО секретар винаги е архивист и председател - старши мениджър, който се отчита пред служители (например, административен директор), или, както е в нашия пример, директорът на общи въпроси. Ако нито е намерена - генерален директор, който е подписал заповед да се създаде комисия (Пример 1). Същият ред, могат да бъдат одобрени за нова позиция на колегиален орган и да поиска делото му план. Ако не е посочена датата на създаване на ЕО в реда, като се смята, че Комисията работи с подписването на поръчката.
1 не го прави.
ЕО е колегиален съвещателен орган за генерален директор на организацията. "Връстници" означава, че комисията включва няколко служители сред служителите на организацията, "съвещателен" - длъжностни лица не вземе решение, но препоръчва само началника на Главното управление за извършване на определена работа по документи и се споразумеят за това.
Чиновник или архивист наясно за управление на документи, но в организацията на архива има огромен резервоар на офис персонал документи, счетоводство и данъчно отчитане, документи, придружаващи основните дейности на организацията. Тъй като тази система за самостоятелно документация, само специалисти могат да ги оценят. За тази цел и експертна комисия - среща на компетентните (в своята област) длъжностни лица.
Основната функция на ЕК в организацията, което не е източник на придобиване на държавни (общински) архивите - да организира годишна селекция на случаи за съхранение и унищожаване.
В организации, които са източниците на придобиване на държавни архиви, функционалната-широк ЕК: Комисията си сътрудничи активно с експерт и за проверка на Комисията на архивните институции, е да се хармонизират проекти номенклатура на случаи, архивни запаси, което прави предложения за изменение на периода на съхранение на документи.
Независимо от обхвата на компанията, в ЕК трябва да включва:
• началник на генералния щаб;
• Главен счетоводител;
• Ръководител на правния отдел;
• Служител на профила на компанията (производство, строителство шеф, главен технолог и т.н.), чиято задача - да се направи оценка на документите за основните дейности на организацията.
Всяка сесия ЕО формализирани протокол (Пример 2).
Ако стойността на изследването се провежда за първи път
# 9632; Стъпка 1: Изберете документите, които ще се извършват експертна оценка.
На този етап от разглеждането на членовете на ЕК не участват. Тази област на отговорност на архивиста (чиновнически, секретарски) и служителите на структурните подразделения на фирмата. Те се разделят на документи, чиновнически завършени преди началото на текущата година, от тези, които все още са в експлоатация.
Първо, как да започнете да възстанови реда, - споделяне на документи през годините. Може би на служителите, отговорни за тези документи преди. Ако не - ще трябва да се справят с него сега. Отговорен още има Archivist и персонал офиси, членовете на ЕК за включване на твърде рано.
# 9632; Стъпка 3: да извършва преценка. На този етап основната роля при разглеждането на членовете на ЕК да играе, че сърфирането обучен да се оцени и разделени документи с данни и присъда: те са практични (научна, историческа) или не. След това, тази част от документа, който е получил статут "може да бъде унищожен", разглежда архивиста. Той открива, дали срокът на годност е изтекъл в тези документи.
# 9632; Стъпка 4: направи от резултатите от проверката. Резултатите от стойностите на изпитните са фиксирани, от една страна, в описа на файлове и документи, и второ - в акта относно разпределението на документи за унищожаване.
# 9632; Стъпка 5: координира и одобрява описа и актове. След ще бъдат изготвени документите, които записват резултатите от последното изследване на ценностите нагоре, има среща на експертната комисия. Тя ще се споразумеят за членовете на описа и акт на ЕО, след което те бяха одобрени от Генералния директор.
# 9632; Стъпка 6: изпълни документи за съхранение и унищожаване. Тези файлове и документи, които остават в организацията, са изработени от депозита. За тези, които са решили да унищожат организиран процес за рециклиране.
Процесът на унищожаване на документи
Унищожаване на документи обикновено се получават по един от двата начина: чрез изгаряне или раздробяване. Последният - само при условие, че документите ще бъде невъзможно да се възстанови. Не можете да изпращате документи до най-близкото сметище, разкъсани или използвани като чернова.
С една организация, която се занимава с унищожаването на документи, изготвен стандартен договор за предоставяне на услуги компенсирана. Образец на договор изпълнителят ще предложи по-късен етап от преговорите. Всичко, което се изисква от архивиста - уверете се, че договорът е бил присъства клауза, според която изпълнителят се задължава да гарантира поверителността на документи, за да бъдат унищожени, тъй като някои от тях може да се окаже, че съдържа лични данни, търговски или други тайни. За да не се губи време за сортиране на тайни и некласифицирани документи, от които само чиповете скоро ще изпълнители осигуряват неприкосновеността на личния живот по подразбиране.
Унищожи документи и могат да бъдат сами по себе си, ако капацитет позволява, например, в магазините на предприятието работи пещта или индустриален шредер. Опитвайки се да се отървете от документи с помощта на обикновен кресло шредер е обречен на неуспех, ако обемът на ценните книжа надхвърли една папка.
Актът на унищожаване на документи
Унищожаване на дела от момента на избор, за да бъде изпратен на шредера е направена от един документ - акт на разпределянето за унищожаване на архивни документи, не трябва да се съхраняват. Образец, утвърден от Правилника за организацията на съхранение, придобиване, съхраняване и използване на документите от архивните фондове на Руската федерация и други архивни документи в държавни агенции, местни власти и организации в номера на заявлението 21 (Пример 3).
Както можете да видите, актът на унищожаване на документи условно се състои от две части. Първият от тях е даден списък на файлове и документи, посветени на унищожаването на втория - предоставя информация за това как точно са били унищожени документи.
Разходка на деянието и погледнете основните правила за попълване на своята единна форма.
В първата част на акта: правила при проектирането
1. Име на организацията може да бъде пълен и кратък. Основното нещо, че името е посочено в закона, в съответствие с устава на организацията.
2. действия по унищожаването на документи трябва да бъдат записани, както и други документи. Законът определя поредния номер на съответния формуляр за регистрация. Закон за дата се смята датата на нейното одобрение.
3. Законът утвърждава от генералния директор.
5. Информация за унищожените документи в табличен вид.
• Всеки запис в таблицата се присвоява сериен номер.
• Във втората колона сложи бизнес група заглавие, "Фактури" или "Поръчки ...". В този случай не е необходимо да рисува върху единици за съхранение. Освен това, ако ние унищожени едно и също нещо само за няколко години, тогава ще трябва да плати акта на само един запис (вж. Запис номер 3 в пример 3).
• посочва години, за които документите са унищожени в третата колона.
• Инвентаризация, както вече бе споменато - основния архив счетоводен документ. Ако бяха включени унищожените документи в описа в четвъртата колона показва номера му, в петия - серийните номера на разрушените елементи в този списък (вж рекорден брой 1.). Документи с петгодишен срок на годност на по-малко и не описват, обаче в тези графики даде тирета (вж. № влизане 2). Ако това е първото унищожаване на документи в организацията, и описа все още не се компилира, двете графики (четвърти и пети) могат да бъдат отстранени от масата - да ги правят, докато няма нищо.
• Броят на разрушените елементи, посочени във всеки отделен случай.
• графата "бележки" традиционно се използват за най-различни марки. Например, че електронния бизнес (вж. Рекорден брой 5).
6. Допълнителна обобщим: цифри и букви, написани общо унищожени запаметяващи единици, общо хартия и електронни медии.
7. В първата част на акта, подписан от служителя, отговарящ за архива, и е на координацията на експертната комисия. Тогава е издадена виза с позоваване на протокола от заседанието на ЕО, която записва на споразумението.
Актът на унищожаване на документи трябва да бъдат представени за одобрение на генералния директор на точно сега, въпреки факта, че втората част на акта е празен. Мениджърът трябва да знае какви документи скоро ще бъдат унищожени. Особено след като тя е онзи, който може унищожаването и да го поправя в одобрението на врата. Унищожаване на документи - необратим процес. Връщане на хартията, след като те се откажат от обработката, не е възможно.
Във втората част на акта: разполага дизайн
Ако самата организация унищожава документи, записът ще се появи, както е показано в пример 4.
Забележка: документите са били унищожени в присъствието на длъжностни лица - членове на ЕК. В този случай, с отделен акт да не е необходимо, но не можем да пренебрегнем и унищожи хартия.
Ако унищожени само документите на хартиен носител, на израза "електронна среда" на акта изключено. Забележка "за промени в счетоводната включени документи" означава, че след унищожаването на документи, архивист повдигнат инвентар, документи, за които са били изпратени в погибел, и правят съответната маркировка (пример 5).
Забележка: в наличностите, за разлика от акта за унищожаване, всяка единица за съхранение се представят отделно. Поотделно те стават и бележки. Ако не са били елиминирани унищожените документи, които не са в списъците, както и в подготовката на Закона за 4 и 5 колони от таблицата, на марката в описа, не оставя.
Ако експертната комисия не е
Това се случва, че ЕК не е в организацията. По различни причини: длъжностни лица (потенциални членове) не виждат необходимостта от създаване на колективен орган, и те са били в състояние да убеди директора или главния изпълнителен директор не го считат за необходими. Независимо от това, секретар получава задачата да организира унищожаването на натрупаните документи.
1. унищожаване на документите трябва да бъде:
б) проверяват от експертната комисия.
2. В резултат на проверка на стойността на документи, предназначени за съхраняване и унищожаване. Съставени съответно архивен опис и да действат от разпределението за унищожаване на архивни документи, които не могат да се съхраняват.
3. Организацията може да унищожи документите по свой собствен (капацитет позволява) или да отидете на специалист изпълнител.
4. акт за унищожаване на документи се състои от две части. Първият от тях е даден списък на документите, за да бъдат унищожени (тя трябва да одобри изпълнителен директор). През втората щампова върху унищожаването и вземане на съответните промени в счетоводните документи от архивите.
5. При липса на секретар ЕО не се поема отговорност и да организира собственото си унищожение. Всеки потенциален член на комитета трябва да се говори по отделно, но в противен случай се действа по същия начин, както ако ЕК е съществувал.
Свързани статии