професионална преквалификация програма "Управление на човешките ресурси (Professional Standard)"
Част разстояния курс на преквалификация на служители на персонала на Националния съюз и Москва технологичен институт (ТУ) в съответствие с изискванията на професионалния стандарт "специалист управление на персонала." Членка диплома Държавния университет на обучение за начинаещи и сертификация на Националния съюз на HR.
HR аутсорсинг
Не всички ръководители на организации правилно разбират ролята и значението на архивите в живота ни. Мнозина имаха опростен идеята за тях - точно като на фондовия пазар. Но в архивите съдържат документи, показващи историята на организацията на различни етапи от развитието на нашето общество. Специално място сред архивите притежават документи за организация на персонала, който предоставя информация за стаж и заплатите на работниците. На какви са изискванията, за да се гарантира запазването на архивни документи и какви са стъпките за създаване на оптимални условия за съхранение, посочени в този материал.
Съхраняване на архивни документи
За централизирано съхранение и употреба на пълен запис водене на документи, класифицирани по предписания начин на архивен фонд на Руската федерация, както и други архивни документи трайни. съхранение на краката (над 10 години), в т. ч. на документи за офиси за персонала, образувани в хода на своята дейност, създава архив институция.
В допълнение, пространството, отредено за съхранение на архивни документи, често не отговарят на изискванията, за да се гарантира тяхната безопасност. Някои организации в помещението за архив от хранилището на офис оборудване отпадъци, оборудване, празни документи и други чужди тела, които нямат връзка с архивни документи.
В съответствие с чл. 17 от Закона за архивите организации на всички форми на собственост са длъжни да гарантират запазването на архивни документи, в т. Н. на документи за персонала по време на техния срок на съхранение, посочен от Федералната агенция по Archive. Ведомствена план за съхранение на документи на персонала - 75 години. Във връзка с неспазването на законодателството в областта на архивите на Наказателния кодекс и Кодекса за административните нарушения на Руската федерация, създадена наказания за нарушения на правилата за съхранение, придобиване, счетоводство и използване на архивни документи.
Изисквания за осигуряване запазването на архивни документи
За да се гарантира безопасността на архива на предприятието, трябва първо да извършват комплекс от мерки за създаване на оптимални условия, регулаторни режими и добра организация на съхранението на документи, с изключение на загубата им и да се осигури тяхното поддържане в добро физическо състояние.
Търси трябва да се прилага специално конструирани или приспособени изграждане на отделни, изолирани стая. Не се допуска нареждане местоположението на архива в разнебитена, сурови, неотопляем, не отговарят на изискванията sanitarno.gigienicheskim райони (по-специално, мазе и таванско помещение), както и областите, в непосредствена близост до службите за обществено хранене, хранителни складове и институции, свързани със съхранението или употребата на химически и взривни вещества на ,
Предприятията в съответствие със съществуващите разпоредби относно организацията на архивите, трябва да имат:
- складови помещения за съхранение на документи;
- пространството за приемане, временно съхраняване, аклиматизация документи;
- стая за изследователи (читалня);
- Семинари за архивни работници (и за работата на изследователите тези помещения и пространства трябва да бъдат изолирани от архивите).
За да съхранявате документите отговарят на следните изисквания:
- тя трябва да бъде в безопасност в огън отношението на заверено от наводнения, има авариен изход;
- той не трябва да преминат на газ, вода, канализация и други тръбопроводи. Наличието на тръби nontrunk характер се оставя при условие че те са изолирани в специални защитни устройства;
- Окабеляване тях, за да бъдат скрити, контакти - запечатани;
- те са забранени от използването на огън, отоплителни уреди, съхранение на храни, тютюнопушене;
- не е позволено да се поставят чужди предмети и обекти.
Съхранение трябва да бъдат снабдени с неподвижни или подвижни метални рафтове със следните изисквания:
- разстояние между редовете на стелажи (основна проходни) - 120 см;
- разстояние (преминаването) между рафтовете - 75 см;
- разстояние между външната стена на сградата и стелажи успоредно на стената, - 75 см;
- разстояние между стената и края на стелажа или шкафа (байпас) - 45 см;
- разстояние между пода и долния рафт на шкаф (кабинет) - не по-малко от 15 см.
Документи трябва да се поставят на рафтове в кутии или пакети. Да не се съхранява документите на пода, подпрозоречни первази, както и под формата на undismantled.
Стелажи трябва да се инсталира перпендикулярни стени с отвори за прозорци, като батерии, така че разстоянието от прозорците и топлинна енергия не е по-малко от 0.6 m. Невъзможно е да се поставят стелажи, шкафове и други подаване означава, срещу външните стени на сградата и да се загрява източници.
За съхранение трябва да закупите кутии или метални шкафове справочни издания и записи архивни документи.
Режимът на съответния съхранение документ се предоставя чрез създаване на среда, която предотвратява загубата, увреждане и вредните въздействия на околната среда
Осветление в хранилище може да е естествена и изкуствена. На дневна светлина на прозорците трябва да бъдат плътни завеси или щори, които възпрепятстват от пряка слънчева светлина върху документите. нажежаема жичка обърнати надолу абажури се използват за изкуствено осветление. Оставя се да се използват флуоресцентни лампи с намален част от ултравиолетова спектър. Режим temperaturno.vlazhnostny съхранение документ Оптимално зависи от вида на носителя:
- за документи на хартиена основа - температурата 17-19 ° С; относителна влажност 50-55%;
- документът на филм за гасене:
а) cherno.belyh - температура 15 ° С; относителна влажност 40-55%;
б) на цвета - температура 2-5 ° С, относителна влажност 40-55%;
- за документи за магнитна лента и диск медии - температура 15-20 ° С и 50-65% влажност.
Съхранението е необходимо да се поддържа постоянна температура и влажност acording
Да не се допуска резки колебания на параметрите на околната среда, т.е.. К. повишени или понижени температури и влажност, както и резки промени неблагоприятно влияние върху физическото състояние на документите, води до тяхното увреждане и загуба на информацията, съдържаща се в него. В помещения с фиксирана съхранение на климата препоръчва вентилация, изсушителни допълнителни източници и т. П.
Температурата и влажността режим документ подаване трябва да се контролира чрез измерване на апаратура, въздушни параметри: термометри, психрометри, влагомери, които трябва да бъдат поставени в главния канал върху скарата на отдалечено разстояние от нагряването и вентилационни системи. Четения се записват в специален регистър.
Обезпрашаване кутии и пакети от архивни файлове, рафтове и архивира цялата стая, можете да използвате битови електрически вакуум
архивни помещения трябва да се поддържат чисти, с изключение на възможността на мухъл, насекоми, гризачи и натрупване на прах. За да се защити документи от прах, следва да се гарантира максимално уплътняване на помещения и възможности да оборудва своите растения, почистване на въздуха от прах и вредни газови примеси. Съхранението трябва да бъде системно мокро почистване, най-малко веднъж годишно обезпрашаване етажерки, шкафове, кутии, пакети от документи и други носители за съхранение.
Препоръчително е да се периодично, като преди и след отоплителния сезон, най-малко избирателно провежда експертиза на документите за откриване на насекоми и гъби. В случай на откриване на биоагенти е необходимо да се предприемат спешни мерки за дезинфекция и дезинсекция на помещение сили архивни работници и sanepidemiologicheskih или карантинни услуги.
За да се предотврати етажа, первази, подпрозоречни первази, цокъл част хранилките и другото пространство за съхранение оборудване трябва най-малко веднъж годишно, лекувани с водни антисептици (2% формалин, 5% Catamin AB и м. П.).
При откриване на документите, засегнати от плесен, те трябва да се изолира и прехвърля в дезинфекция. Стелажи, шкафове, кутии, в които те се съхраняват, трябва да се избърсва с воден разтвор на формалин (35%) и се суши. Ако имаше мухъл по стените, подовете и таваните, е необходимо за лечение на засегнатата повърхност със същия разтвор на формалин.
В пушачите архиви трябва да бъдат свободно обращение на въздух. За да се предотврати навлизането на насекоми и дребни гризачи в стаята, прозорецът отворен по време на топъл сезон, както и вентилационни отвори в стени, тавани, подове, съхранение и външните отвори на вентилационни системи трябва да бъдат защитени с диаметър на отворите на окото не повече от 0,5 мм.
режим на съхранение на документа за сигурност
В осигуряване на безопасността на документите е от голямо значение за охрана на спазването на условията на съхранение. Архив съоръжения трябва да бъдат оборудвани със сигурност и пожароизвестяване. Архив на външните врати трябва да бъдат покрити с ламарина и имат силни болтове. След приключване, те са затворени и запечатани за деня. Разпечатайте или сладолед, заедно с ключовете, съхранявани на мястото, определено от вътрешните правила на организацията - така, че в случай е възможно да получите достъп до тях спешни случаи.
Тези прозорци, местоположението на който позволява достъп от външната страна трябва да бъдат инсталирани на панти метални решетки с ключалки, запечатани мелба.
Времето за работа на вратите за съхранение трябва да бъде затворена с ключ.
Основният пожар оборудване са архивите на прах или въглероден диоксид пожарогасители, които се определят в размер на не по-малко от един на 50 m2, но най-малко два за всяка отделна стая.
архивни съоръжения, оборудвани за предоставяне на ефективна организация на работните места Архив на работници и да се създадат всички необходими условия за изпълнението на техните задължения.
За да преместите документите на хранилището и работата в стелажи употребявани товарни автомобили и светлина стабилна стълба.
В случай на извънредна ситуация, разработен план за евакуация и обхващат книжа, което осигурява ред и място на евакуация приюти и документи.
Ако е имало аварийна ситуация (пожар, наводнение, злонамерен влизането на външни лица в архива), веднага се изготвя със съдействието на компетентните органи (пожарната, полицията, работниците на обществени услуги, и така нататък. Н.). В този случай, заповедта на ръководителя на организацията, определени от Комисията, за да се установят причините за аварията и ликвидиране на последствията от нея. Се проверява наличието и физическото състояние на архивни документи. Резултатът от Комисията съставя акт.
Отговорност за нарушаване на архивно законодателство
Списъкът на информация, представляваща държавна тайна, се определя от Федералния закон на 21/7/93 брой 5485 "На държавни тайни" (по-нататък - Закона за държавна тайна). Този закон се определят правомощията на държавните органи и длъжностни лица, за да се гарантира безопасността и опазването на държавни тайни, той също така съдържа списък, представляваща държавна тайна, класификацията на процедура и разсекретяване, контрол върху осигуряването на защита на държавни тайни.
Член 7 от Закона за държавните тайни изброява информация, която не може да бъде класифицирана като държавна тайна и класифицирана. Длъжностни лица решено да класифицира информацията по-горе, или да ги включите за тази цел в медиите на информация, представляваща държавна тайна, носи наказателна, административна или дисциплинарна отговорност в зависимост от причинени от обществото, държавата и гражданите за материални и морални щети. Гражданите имат право да обжалва това решение на съда.
Федерален закон от 20.02.95 номер 24 FZ "On информация, информатизация и защита на информацията" (по-нататък - Закона за информация), одобрени на правния режим на създаването, съхраняването и използването на информацията, процедурата на документация и достъп до нея. Информацията Закона урежда отношенията, произтичащи от създаването и използването на информационни ресурси в процеса на тяхното създаване, събиране, обработка, натрупване, съхранение, възстановяване, разпределение и предоставяне на информация на потребителите документирани, както и защитата на данните, правата на участниците в информационните процеси.
Що се отнася до защитата на личните данни на работниците трябва да се има предвид, че това не е разрешено да събира, съхранява, използване и разпространение на информация за личния живот на индивида, без негово съгласие, с изключение на по съдебен ред. Юридическите и физическите лица, в съответствие със своята институция, която съхранява информация за гражданите, получаването и използването на това носят отговорност в съответствие с руското законодателство за нарушаване на защита, обработка и поръчват използването на тази информация.
Президентски указ дата 03/06/97 номер 188 одобри списъка на поверителна информация.
Специфична отговорност на длъжностни лица и граждани за нарушаване на архивно законодателство е определено от Наказателния кодекс. Тя съдържа редица правни норми, установяващи отговорност за кражба, контрабандата, унищожаването или повреждането на документи, които имат специален исторически, научни, художествена или културна стойност.
В допълнение, от Наказателния кодекс са определени санкции за нарушения в областта на компютърна информация, срещу правителството, интереси на обществени услуги и обслужване в местната власт, предвиждащ отговорност на длъжностни лица.
В съответствие с чл. 13.20 от Административнопроцесуалния кодекс установява административни наказания за нарушения на правилата за съхранение, складиране, регистрация или използване на документите, под формата на предупреждение или налагането на административно наказание глоба: на гражданите в размер от 1 до 3 пъти минималната работна заплата; на длъжностни лица - от 3 до 5 пъти повече от минималната работна заплата. Случаи на административни нарушения, предвидени в чл. 13.20, съгласно ч. 3 супени лъжици. 23.1 от Административнопроцесуалния кодекс, се считат от магистрати.
В съответствие с п. 59 ч. 2 супени лъжици. 28.3 от Административнопроцесуалния кодекс на протоколи за административни нарушения по чл. 13.20 ч. 1 супена лъжица. 19,4 ч. 1 супена лъжица. 19.5, чл. 19.6 и 19.7 от Административнопроцесуалния кодекс, се съставят от длъжностни лица на органите, упълномощени в областта на архивното управление на бизнеса.
В тази статия, ние погледна къде и как документите трябва да се съхранява. За това, в каква форма те трябва да се съхраняват, ще бъдат обсъдени в следващата статия "на хартия".
нормативна база
Русия Кодекса за административните нарушения, чл. 13.20, 28.3
Федерален закон от 21/7/93 брой 5485 "На държавни тайни"
Федерален закон от 20.02.95 номер 24 FZ "On информация, информатизация и защита на информацията"
Федерален закон от 26.12.95 номер 208-FZ "На акционерни дружества"
Федерален закон от 22.10.04 номер 125-FZ "On Архив на Руската федерация"
Президентски указ номер 188 от 03.06.97 "На Одобряване на списъка на поверителна информация"
Свързани статии