Образуване на приключените дела, след като в края на годината, когато подадените документи последно тази година. За повече от две години, случаят може да се използва в работата, а след това да го украсят за съхранение в устройството или прехвърли на архивно съхранение.
Регистрация на случаи - това е подготовката им за съхранение в съответствие с правилата на архива. Осъществяване работи извършва служител, отговарящ за водене на отчетност в структурен отдел. В зависимост от стойността на документите и условията на съхранение случаи ги прави изцяло или частично (опростен) клирънс.
временен калъф за съхранение (10 години), за да се спестят пари и време са предмет на опростена конструкция. Първо, той проверява тяхното съответствие с номенклатурата на нещата, но чаршафите не са номерирани и са в папки или shvidkozshivachah, етикети за осигуряване не се събират, изясняване елементи капак дизайн не се извършва.
Фокусира се върху случаите на трайно и дългосрочно (над 10 години) за съхранение и персонал. Според архивно право да проведе цялата си оформление, което включва следните операции:
о peresistematizatsiyu бизнес документи;
о броят на бланка, в случай;
о съставяне (когато е необходимо) във вътрешните работи на опис на документите;
о изготвяне на етикети за осигуряване;
о покриване на случая;
о дизайн на капака (заглавие страница) на делото.
о направи необходимите корекции в данните за случай капак (спецификация на името на организацията или структурно звено, регистрацията на показателния случай, екстремните дати, нотариални актове).
Peresistematizatsiya
Sheet номериране въпроси
За да се предпазим местоположението на реда на документите, включени в случая, си листа (с изключение на етикети за осигуряване и вътрешния инвентар) са номерирани с арабски цифри брутни номерират в горния десен ъгъл на прост мек молив или механична числител. Прилагане на мастилото или поставете цветни моливи за номериране листове е неприемливо. Чаршафи вътрешна инвентаризация бизнес документи са преброени поотделно. Таблици случаи, състоящи се от няколко обема или части са номерирани във всяка обем (части) поотделно.
Снимки, чертежи, диаграми и други илюстративни документи са единичен случай листа, номерирани на гърба в горния ляв ъгъл.
Чаршафи, голям формат A4, подадени за едната страна и номерирани като лист в горния десен ъгъл, а след това те са сгънати до формат А4.
Таблици с плътно залепени документи (снимки, изрезки, екстракти и други подобни) е номериран както един лист. Ако залепени един документ странични други документи (рязане, поставяне на текст, преводи и т.н.), всеки документ е означена отделно.
Пила в делата на пликове ukladennyami номерираме, номерирани списъци брутен случай, а първият номериран плик и след това - на всеки прикачен файл в плик.
Документи със самостоятелен номериране листове, заведени в дела, се номерират, ако тя съответства на последователността в уреждането листове.
Ако има няколко листа да се направи много грешки, направени им преномериране, по време на която старите номера зачертани наклонена черта и редица постави нов номер лист.
В случай на номериране на листове в отделните грешката се оставя да се използват с букви номера на листове (51а, 142-6, и т.н.).
Свързани статии