Как ефективно да организирате корпоративни задачи в Outlook
След първото издание на книгата "Време Формула" редовно получаваме писма с различни въпроси от читатели за това как да се използва корпоративната Outlook ефективно. Действително, в мрежата на Outlook, което позволява да видите календарите и задачите на всеки друг, координира срещи, за да се гарантира прозрачност и товарене време - отлично средство за управление на дружеството. Особено в контекста на работата от разстояние, когато хората прекарват много време на бизнес пътувания, клиенти - общо, извън офиса.
Но има няколко неща за вършене като Outlook не трябва да бъде в състояние да, но на практика те са полезни. За тези неща ще говорим.
Домашните потребители оплакване, което чувам по отношение на Outlook, - «не съществува йерархия на проблемите!".
Всъщност, нашата работа се състои от цели и проекти, за да се постигне това, което трябва да направим много конкретни стъпки - за решаване на определен набор от задачи. Тези задачи могат да бъдат делегирани на различни хора, всеки може да бъде изпълнена присъдата си ... Но това, което в крайна сметка се чудех - е да се постигне основните цели, изпълнението на нашите проекти.
В Outlook, всичките ни проблеми - това е голям набор от отделни действия, което не е толкова лесно да се види цялостната картина. Можете да използвате "тежки" инструменти: Mind мениджър, MS Project, и т.н. Но тук възниква друг проблем .. Губим простотата, присъщи на Outlook, удобни проблеми с връзката с календара и поща.
След като сме решили този проблем в рамките на развитието на ИТ за някои корпоративни клиенти "Организация на времето." Постепенно от тези отделни разработки разработи софтуерен продукт "задачи Организатор на Outlook." Този софтуер е инсталиран на Outlook добавка, тоест, в Outlook интерфейс запознат има няколко допълнителни бутони, които дават достъп до още повече методи на работа със задачи.
Основното удобство, предоставена от "организатор на задачите на Outlook" - способността да вижда всички задачи на компанията, или отдел или проект в йерархичен начин, както е показано на фигурата по-долу.
Проектите са разделени на задачи и подзадачи, подкрепено от пет нива на влагане. Теоретично е възможно, и повече, но за практически цели, и липсва три или четири нива.
В процеса на работа с задачата за организиране на по-тънък от стандартните на Outlook, където можете да вземете само проблема и изпраща доклад за изпълнението. В "Организатор на Outlook задачи" дава възможност да се "сложи на проблема", "да приеме за изпълнение", "започне да се изпълнява", "вземе обратно за преразглеждане", "пълно удовлетворение", "анулира без изпълнение", "отстранени от изпълнението", "одобри изпълнение "," отказ да одобри "," изпрати обратно за преразглеждане. " По този начин, е въведен процесен подход към работата по задачата, като се вземат предвид различни сценарии на живота, а не само идеалистични твърди Outlook «проблем се поставя. - задачата е направено"
За по-добро управление в ситуации, когато работата по задачата участват няколко души, при условие, съ-изпълнители на задачата. Отговорен за изпълнението на задачата продължава да бъде изпълнител в съответствие с класическия принцип: за изпълнението на всяка задача трябва да отговаря изцяло само от един човек. Но сътрудници видят задачата в техния списък със задачи и могат да получат от автора или с директора на нейните промени за уведомяване.
Важно е, че подобна задача да видите мениджъри и подизпълнители. Това е много важно за компании с матрична структура, в която главата на един отдел могат да доведат да работи на персонала задача от други единици, но главата на друг отдел би искал да знае как точно ресурса на своите служители, участващи други лидери.
Понякога се използват заобиколни, като вътре задача се позовава на документ, лежи на портала за SharePoint. Портал ви позволява да имате по-прецизно регулиране на правата за достъп на потребителя до документи. Но това създава редица допълнителни неудобства и също изисква присъствието и активното използване на SharePoint в компанията.
"Организаторът на задачи Outlook» позволява да се прави разлика между фино правото на достъп до задачите, които се съхраняват физически в една папка Exchange сървър. Потребителите получават достъп до задачи в системата в съответствие с разрешенията, които администраторът конфигурира системата със специална папка, в която потребителите са изброени с тях правилната информация.
По подразбиране, ползвателят на системата, има право на достъп до задачите, в която той е споразумение за режисьор, изпълнител, ко-изпълнител или участник. Един потребител в ролята на ръководител допълнително има достъп до всички задачи, в които потребителя роба е споразумение за режисьор, изпълнител, ко-изпълнител или участник.
Налице е също така ролята на асистент, който има достъп до проблемите на техния лидер и неговите подчинени. Тази роля е много подходяща, когато задачи на управлението на главата помага секретар.
Доста често, задачата включва одобряването му от няколко служители на фирмата. Например:
"За да се подготви договор с клиента Алфа" означава, че тя не само се приготвя мениджър по продажбите, но също така се съгласи да адвокат, финансист или счетоводител, и най-важното е, че производството на работник, който изпълнява договора;
Обикновено големите компании, този проблем е решен чрез изключително тежки машини: вида на документите на хартиен носител или в електронна система документ. Хармонизиране често изискват седмици, а понякога и месеци, което е изключително забавен работни потоци, прави компанията по-бавно [5]. И несъгласие на някои от координирането на участниците, обикновено изпрати документа на новия преминаването на всички кръгове на ада от самото начало.
Помирението се извършва паралелно, което е, а в следващия "soglasantu" Не е нужно да се изчака становището на предишния. Ако резултатът от преговорите са налице значителни промени в оригиналния документ, съвпадение на организатора да го изпратите на предоговаряне.
Един от проблемите е механизмът неприятно напомняне на Outlook. Напомняне се появяват в най-неподходящия моменти. В същото време, веднага след като те станат повече от пет до седем позиции, тяхната полезност намалява драстично, защото просто започнете да ги игнорирате.
Подобни обобщени отчети, разбира се, могат да получават и ръководител на задачите, които той в експлоатация.
В допълнение към "интелигентни" напомняния ", организаторът на Outlook задачи" ви позволява да правите "интелигентна" предизвестие. "Smart" - означава, идващи точно определена група от служители на компанията и в същото време, определен в рамките на една задача (не по-късно не т.е. да може да каже: "и не се докладват на мен"). Да уведомява изпълнителния директор на проблема или просто да изберете задачата в прозореца на служителите, на които той би искал да изпрати уведомление, и въвежда текста на уведомлението.
Има и автоматично уведомление:
при формулирането на проблема под контрол (чрез натискане на бутона "Bet"), Изпълнителят автоматично ще получите известие на изявлението на проблема. Когато изпълнителят се отваря на възложените задачи, съ-изпълнители се изпращат автоматично уведомление;
когато един изпълнител финализира задача и натиснете бутона "Завърши" хореографа изпраща уведомление се посочва, че изпълнителят е приключила работата по дадена задача и изисква приемането на резултата. При откриването на писмото уведоми веднага отваря задача карта;
Ако го анулирате изпълнител на задачата и съ-изпълнители идва автоматично уведомление за оттегляне от целите на проверката;
когато производителят не приема изпълнител на задачата и го изпраща обратно за преразглеждане, като натиснете бутона "Изпращане до завършване", изпълнителят изпраща уведомление посочва, че е необходимо завършването задача.
По този начин, "Организатор на Outlook задачи" подкрепят ефективна комуникация между режисьор, изпълнител и съавторите на основните етапи на изпълнение на задачата.
"База данни", който съхранява един задачи добавяне може да бъде споделени папки задачи на Exchange сървър.
В този случай, има способността да се работи офлайн, което е, ако се работи с надстройка, без връзка със сървъра (например, когато се работи от разстояние, без интернет), когато се свържете към сървъра добавите синхронизиране на промените чрез заявленията за съхранение на сървъра.
Ако фирмата ви не разполага с Exchange, можете да зададете персонализиран добавка компютър основен производител на задачи (например, една малка фирма може да бъде главен изпълнителен директор или секретарката му). Местната папка ще използвате задачи в Outlook като база данни добавка инча Производствените задачи ще бъдат да се види цялата структура дърво, и колегите му - за да бъдат уведомени за проблемите, породени от електронната поща.
Компанията планира "Организация на времето" - версия за развитие на надстройката, като се използва като база данни не е доста скъпо за малък бизнес борса, както и безплатен Microsoft SQL Server Express. Предвижда се също така да се осигури на надстройката във формата, SaaS, «софтуер като услуга", когато клиент закупи софтуер и не го инсталирате у дома, и наема външен сървър с предварително конфигуриран софтуер.
Тези решения ще се възползват от «Outlook Task организатор" малки фирми, за които борса се купуват доста сериозна инвестиция.
Всеки инструмент има своя собствена област на приложение, определен набор от задачи, които използвате, трябва да се обърне внимание. «Outlook задачи организатор" ще бъдат най-полезни в следните ситуации.
Управление на проекти, не е нужно сложна мрежа структура работи, за които е трудно да се направи диаграма на Гант, и не изисква прецизно управление. Това означава, че по отношение на проектите, за които прекомерната употреба на професионални инструменти за управление на проекти, като например Microsoft Project.
За управление на задачи в ситуации, в които много поръчки, а някои от тях са свързани с единици и други проекти; когато някои поръчки са обемисти и изискват разделяне на няколко подзадачи да се разпределят между различните изпълнители.
За да се развива компанията в по-твърда дисциплина производителност от очакваните Outlook класически инструменти: когато трябва да се здраво фиксира проблема с кореспонденция, да забрани на изпълнителната власт сама да редактирате дадена задача или да го маркирате като стане без одобрението на главата, за да се направи разграничение между правото на достъп на служителите на различни задачи, и т.н. ...
За да се опрости процедурата за одобрение в компанията когато има много оперативни въпроси, които изискват координация на различните услуги или различни служители, както и че няма официална система за управление на документи електронно или системата е много тежко и не покрива значителна част от ежедневното управление на взаимодействия.
За задачи Организатор на Outlook на отделните потребители "също може да бъде полезно, което позволява да се разлага на личните цели и проекти на задачи и подзадачи. Но максимален ефект е, разбира се, се постига чрез прилагането на тази корпоративна програма.
Свързани статии