Правила и препоръки за поддръжка на лични досиета
Нормативно регламентиране на поведението на лични дела в организации от различни организационни-правни форми налични в момента. Изключение е на федералните органи на изпълнителната власт, които законът е предписал задължително поддържане на лични досиета, определени структурата на документи и тяхното реда, в личното досие на държавните служители, които ще бъдат обсъдени по-долу.
Човешки ресурси отдели се интересуват от пет въпроса, свързани с личните въпроси:
- Трябва ли да се провеждат лични дела?
- кои документи са поставени в личен въпрос?
- последователността, в която документите се поставят в личното досие?
- как да се мине частна афера на архиви?
Необходимо е да се знае. А личен въпрос - набор от документи, които съдържат пълна информация за служителя и работата му.
Има фирми, които не извършват личен бизнес. Като личен въпрос трябва да бъде лидерство и отделите по човешки ресурси като отправна точка за работата на даден служител, копия от всички документи, поставени в отделен файл, след като лично форма карта T-2, който се поставя на задължителна основа за всеки служител.
Документите трябва да бъдат поставени в личен въпрос, какъвто е препоръка. Там обикновено са от порядъка на подреждане на документи в личното дело ", документите в личните дела са подредени в хронологичен ред, тъй като те идват" <1>.
Практика е разработила някои изисквания за частни бизнес служители.
Лично отдел бизнес персонал, издадена след публикуването на поръчка на работни места и се прие от всеки служител преди неговото уволнение. Тя се провежда в един-единствен екземпляр и е папка-папката, в която са поставени в хронологичен ред документи.
Документите по делото трябва да се поставят в следния ред:
- вътрешни инвентаризация бизнес документи;
- Освен личната под формата на счетоводен персонал;
- лична форма на счетоводен персонал;
- копия на документи в областта на образованието;
- копие от документа (или извлечение от него) за одобряване на позицията (в случаите, определени със закон);
- копие от заповедта на заетостта;
- копия на превода, поръчките на промоцията.
- извлечение от колекцията на персонала (ако лидерът се избира от колектива на труда), или на Съвета на директорите, на общото събрание на акционерите;
- списъци на научни трудове и изобретения, извлечение от протокола от заседанията на академичния съвет на институцията в изборите за заемане на длъжността, даващи титли и така нататък. д. (научна и научно-педагогически кадри, замени на поста на конкурентна основа).
Следваща в хронологичен ред се поставя копия на документи:
- потвърждаващ промяната на служителите биографични данни (документи от службата по вписванията, дипломи и т.н.);
- отразяващи качеството на професионален работник (информация, оценка, листове, оценки и др ..).
специалист персонал служба, отговорна за поддържането на лични досиета, е длъжен да направи копия на документи, промяната в официалната позиция или биографични данни на служителя. В основата на извършване на промени и допълнения към частния бизнес са:
- разпорежданията на ръководителя на организацията - от позицията на обслужване;
- образователни документи (дипломи, сертификати, удостоверения, дипломи) - в областта на образованието;
- документи от службата по вписванията - промяна на фамилно име, име и презиме, дата на раждане.
Регулирайте с записите на думи на служителите в документите, поставени в личен въпрос, невъзможно.
Последният документ, който се поставя в личен въпрос - копие от заповедта за прекратяване на трудовия договор (оставка).
Мениджър Човешки ресурси Solomin Solomin OK
За осигуряване на надпис прикрепени копия на правно обвързващ документ. Заверени копия от документи могат да бъдат заверени от знак или печат на организацията персонал услуга. В частен че не се препоръчва да се поставят документите, съхранявани до 10 години (здравен сертификат от мястото на пребиваване, да се предостави отпуск за учене и т.н.).
А личен въпрос за всеки служител формира отделна папка, папката. Да го покрива, включват:
- фамилия, име, презиме на служителя;
- дата на заетостта (дата отпечатано в поръчка за работа);
- крайната дата на личното дело (дата прекратяване);
- броят на листове (да бъдат маркирани в разглеждането на дела за доставка до архива);
- срокът на годност на делото.
Важно е да се знае, условията на съхранение на лични файлове. Постоянно се съхранява личните досиета на ръководителите на организациите; членове на ръководството, изпълнителната власт, контролните органи на организацията; членове (заместници) на представителните органи на Руската федерация, Руската федерация, органите на местното самоуправление; работници с държавни и други титли, награди, награди, градуса. Срокът на годност на личните досиета на всички други служители, включително правителството, гражданското и общински служители - 75 години <3>. Това е срокът за съхранение на личното дело в организацията в архив, където се прехвърлят нещата съкратени работници.
Услугата персонал поддържа регистър на лични файлове. Тя включва шест броя, където да пише серийния номер на личното дело, име, фамилното име на служителя, неговия номер на служителите, позицията и структурна единица (вж. Пример 2).
Регистър на лични файлове
Сериен номер на личното дело е в книгата, посочена на предния капак на личния файл и на лична бланка карта Т-2.
Ежегодно в рамките извършва от състоянието за наличност обслужване и личните дела. Проверка на факти, се записва в допълнение към личната формата на счетоводния персонал. В долната част на задната страна на листа е предвиден подпори "отпечатък върху провеждането на инспекциите и наличието на държавните лични дела", където те пишат, за да се посочи датата на проверката, длъжност и подпис на работника "проверява личен въпрос", тя се извършва. В случай на недостатъци в проектирането и управлението на личните досиета на акт. Резултатите от теста са доведени до ръководителя на организацията.
Лични файлове се съхраняват в складовете или в специални шкафчета. Има ги по азбучен ред (по-малки организации), или по ред на номерата. Ако служителите се премества в различна организация на частния бизнес остава на същото място, на работника или служителя не се прехвърля.
Частен бизнес може да бъде издаден за временно ползване по искане на държавни органи с разрешение на ръководителя на организацията. Издаден по въпроса да роди карти заместник. Това показва, кога, къде и на кого издава един личен въпрос. Лицата, които са получили един личен въпрос, боядисани в една карта-заместител. При връщане на делото за поставяне на нея дата за връщане. Заместник-карта пусната в бизнеса. Ако се оттегли от личното дело отделен документ (и), на негово място постави сертификат, подписан от служителя, отговарящ за административните HR. В отправна точка, с каква цел, на какво основание документален филм на иззетите документи от личното дело и на кого се прехвърля. Документът, издаден за временно ползване, е забранено да се правят корекции, нов рекорд, също е забранено да се заменят документите разкриват информацията, съдържаща се в тях.
Частни въпроси са въпроси от строга отчетност, те не могат да бъдат издадени на служители, в които те са били образувани. Обикновено в списъка на лицата, които имат право да видите личните дела, като се има предвид регламента относно защитата на личните данни на служителя.
Съхранявайте личните си файлове в офиса на персонал. Отговаря за съхраняването им се носи от ръководителя на организацията и ръководителя на отдела за персонал. Услугата персонал само съхранява личните дела на обслужващия персонал. Когато отхвърли случая в частния декларацията се поставя на работника или служителя за уволнение и да разпореди прекратяване на трудов договор (оставка).
Лични файлове се съхраняват на работа в офиса на персонал. Case уволнен служители, прехвърлени от отдела за персонал в архива на организацията. Ако файлът не е налице, личните работи на разселените лица, правят в съответствие с установените правила и пренаредени на рафта, запазено за съхраняване на лични файлове отхвърлена.
Издадена един личен въпрос уволнен служител при прехвърляне на организацията на архива следва. Първият документ, който се поставя в личен въпрос - вътрешен опис на документите, поставени в личен въпрос. Тя съдържа информация за името, номера и номерация на листовете, серийни номера, бизнес документи и техните индекси. Вътрешните листа опис са номерирани отделно от листа от документите, включени в случая.
Вътрешен опис, подписан от неговия съставител. Подписът включва длъжността на създателя в съответствие с наличния персонал, личен подпис, неговото декриптиране с инициалите на името и презиме, който се появява пред името. Бъдете сигурни, да се посочи датата на изготвянето на опис (вж. Пример 3).
Форма на вътрешния инвентар бизнес документи
Документ единици. ч. N ______________
___________________________________ Общо документи.
(цифри и букви)
Брой листа __________________________ вътрешния инвентар.
(цифри и букви)
Име на лицето,
персонала на вътрешния инвентар
бизнес документи подпис подпис Декодиране
В края на делото, свидетел е бил поставен лист. Тя е изработена за отчитане на броя на бланка, в случай и характеристиките на тяхната номерация. Листове за свидетел има форма определя "основни правила архиви в организацията на труда" (вж. Пример 4).
ЛИСТ CASE свидетел-N _____
В действителност поръбени ___________________________ и номерирани листове,
(цифри и букви)
__________________________________________ буквален брой листа;
липсва номера ________________________________________
+ лист вътрешния инвентар ________________________________________
Особености на физическото състояние и формирането на бизнес
Подпис служител подпис Decoding
Leaf-свидетел прави на отделен лист, който се поставя след последния документ във файла. Той забранява налагането на увереност надпис върху капака на случай или почистване на задната страна на последната страница на документа. Ако сте пропуснали да подгъва в лист-свидетел случай, че е позволено да се залепи върху задния капак вътре на случая.
Броят на листове, посочени с цифри и думи, и първият, напишете номера на листове от случая, след което сложи знак "+", а броят на страниците на вътрешния инвентар.
Ако има функции в номерацията на листовете, те ще бъдат описани в етикета за достоверност. Тя може да бъде:
- буквални и пропуснати номера;
- поставили листове (ако не, сложи тире);
- брой пликове с приложените към тях документи и размера на инвестициите в тези листове.
Надпис на уверение, подписана от служителя, който беше.
В случаите, когато украсени случая правят никакви промени (в случая или състоянието, в случай на повреда, резервни копия на оригинални документи, и така нататък. Г.) е съставен, промените, въведени в свидетел лист-с позоваване на акта.
Практиката на офис персонал използва сдружение на малкия обем лични файлове на уволнените служители в едно нещо. Главното условие - това не трябва да надхвърля 250 страници. Отделни лични дела са съшити от една година отсъствие, подредени по азбучен ред и разделени с празен лист хартия, където фамилия, име и фамилното име на уволнен служител. Към документите на комбинираната личното дело представлява вътрешен опис, в който са изброени по азбучен ред на имената, името и бащиното със съответните страници в обединената бизнеса.
Процедурата за запазване на личните досиета на държавните служители по-ясно определени от федералното законодателство.
1. Личните файлове се поддържат от всички държавни служители.
2. На държавния служител се поставя един частен бизнес, който се прехвърля на друга организация, ако трансферите на служителите.
3. Съставът на документите и реда на настаняването им в личното досие:
а) декларация за съгласие за замяна на Руската федерация, публична длъжност или за допускане до Федерална обществена служба;
б) документи за преминаване на конкурса за свободните длъжности на федерална държава държавната служба (ако гражданинът, приета от държавните служби въз основа на резултатите от конкурса) или изпитване, когато е монтиран;
в) копие на работната книга или документ, потвърждаващ приемането на военна или друга услуга;
г) копия от документи, удостоверяващи професионална квалификация, висше обучение, наличието на научна степен или звание, ако има такива;
д) медицинско доклад фиксирана форма;
ж) информация, докладвана от гражданин за себе си за назначаване на държавен пост на Руската федерация или допускането до федералната държавна служба, под формата създадена от президента на Руската федерация;
з) копия от решения относно назначаването на човек на държавна служба на Руската федерация или обществена длъжност на Федерална обществена служба, за да се освободи човек от заместими позиции, както и за прехвърляне на лицето, на друго място;
и) информация за доходите на лице, заемащо публична длъжност на Руската федерация, както и имущество, принадлежащо му от право на собственост;
а) сертификат за съответствие с националните ограничения, свързани с подмяна на Руската федерация, на публична длъжност или офиса на федералния обществена услуга;
л) информация за началото на валидирането и пълнотата на информацията, подадена от гражданин за назначаване на държавен пост на Руската федерация или допускането до федералната държавна служба, както и проверка на информация за лицето, обект на заемащо публична длъжност на Руската федерация или министерския пост на федерално обществени услуги, установени от законодателството на Руската федерация ограничения, придадени към него разписка;
м) първични документи и да помогне на федералното правителство на тялото единица, организира извършването на одит, резултатите от валидирането и пълнотата на информацията, подадена от гражданин за назначаване на държавен пост на Руската федерация или допускането до федералната държавна служба, както и информация за спазването на лице, заемащо публична длъжност на Руската федерация или обществена длъжност на федерална обществена служба, Руска федерация законодателство човекоядец на straints;
н) документи, свързани с регистрацията на достъп до информация, представляваща държавна или други тайни защитени от закона, ако изпълнението на задълженията на Руската федерация, на публична длъжност или офиса на федералния обществената услуга е свързано с използването на тази информация;
а) информация за предоставянето на информация за лица, доходите на публични длъжности на Руската федерация, както и имуществото, принадлежащо към него с право на собственост, изцяло руски средства за масова информация за техните приложения;
н) данни за запознаването лица на публични длъжности на Руската федерация или обществена длъжност на Федерална обществена служба, документите на личното му досие;
п) за сертифициране лист федералния обществен служител, който е преминал сертификация, както и да го прегледа;
в) копие на заданието на вземане на индивидуална категория умение (клас ранг, дипломатически ранг), военна или специална ранг;
м) копия от решения за насърчаване на федерален служител, както и копие от решението за налагане на дисциплинарно наказание на него преди отнемане или анулиране му.
Поддържане на няколко лични въпроси за държавен служител не е позволено.
Държавните служители, предписани най-малко веднъж годишно, за да се запознаят с документите на личните си дела. Ако след проверка на документите на личното му досие държавен служител иска да даде обяснение, той го дава в писмена форма, която трябва да бъде поставена в личен въпрос.
Лични файлове на лицата, освободени от резервни държавни публикации на федералната обществена услуга във връзка с прекратяването на федерална държавна служба, магазин за персонал услуги съответните федерални агенции в продължение на 10 години, считано от датата на уволнението, а след това прехвърлени в архивите.
Обобщавайки прегледа на правила и препоръки за управление на лични въпроси, редица заключения:
1. Провеждане на частни дела в неправителствени организации въз основа на обичайното право, т. Е. На традициите и обичаите. Правната рамка се създава процедура за прехвърляне на лични файлове в архивите на организацията.
2. Личните досиета на държавните служители се провеждат в съответствие с правилата, установени от законодателството на Руската федерация.
3. Основната разлика между тях е, че частен бизнес се провежда на задължителна основа за всички държавни служители; лични файлове на държавните служители се изпращат след тях в случай на тяхното прехвърляне или прехвърляне на друга организация.
Свързани статии