Добър секретар удвоява ефективността на шефа си. Bad секретарка я намали наполовина.
Секретар - една от основните фигури в непосредствена близост до главата, редовен негов помощник и често поверено на един човек.
Ефективност и култура на обслужване главата до голяма степен се определя от качеството на секретаря на труда.
В основата на изискванията за организацията на секретарски дейности представляват уважение към хората, вниманието и чувствителност към нуждите им, че рационалното използване на труда и персонала време, повишена отговорност, професионализъм, старание и точност, постоянно преодоляване на бюрократични формални елементи в работата си. Има приблизително два вида секретарски дейности: изпълнение на единица напълно или до голяма степен чиновнически контрол услуга или голям подраздел и да изпълнява функции в същото време главата на главния секретар; в качеството на ръководител на само секретар.
Между тези видове секретарски дейности не съществува основна разлика. Въпреки това, работата и отговорностите на вагона-секретар в предприятието значително се различава от задачите и отговорностите на секретаря, предназначени да служат само на главата.
Секретар на малкия бизнес осигурява чиновнически контрол услуга апарат изпълнява печат, често на лицето, което отговаря за архива служи телеписна, факс, осигурява на служителите офис консумативи, водят документация за участие на работниците и служителите при работа, служи като куриер, както и други дейности, брой мениджъри на услуги.
Секретар заета изключително или предимно в главата на обслужване и изпълнява и други функции.
Европейската асоциация на професионалните секретари определя основната им роля: да се знае същността на дейността на своя лидер, за да може да значителна част от работата му да поеме.
В тази връзка, такива задачи пред които са изправени секретар на главата:
- всестранна помощ да спаси главата на работното време, за да се улесни работата на освобождаването на главата, от това не-творчески, рутинни операции;
- подобряване на информационното осигуряване на главата; създаването на условия, които биха допринесли за по-висока производителност и ефективност лидер на труда;
Някои мениджъри подценяват помощ, която може да осигури секретар. Нейната функция е често се свежда до писане, трансфер на документи и устни инструкции, врати офис "защита" на мениджъра. Това може да се обясни, от една страна, ниското ниво на бизнес квалификация, втората - липсата на доверие във възможностите на главния секретар, и съответно недостатъчно изискването за дейността му.
Поставете списък с указания на министъра на дейност, изпълнението на което ще му позволи да се осигури най-полезни на главата. Тя не трябва да се съсредоточи върху работата на секретар-технологията (как се прави), тъй като тези въпроси са уредени в специални предимства за организацията на секретаря на труда, както и по отношение на структурата на канцеларските операции (какво да се прави).
Въз основа на секретар умения, увереност в себе си, възможности за подобряване на техните умения, както и други фактори, като всеки мениджър формулира изискванията за секретарката си.
Основните функции на главния секретар, свързани с предоставянето на пряка помощ на главата, могат да бъдат групирани в следните групи:
- документи;
- наблюдение на програма за управление на работното място;
- мениджър на организацията комуникации;
- организация приема посетители;
- участва в подготовката и провеждането на заседанията; Ръководител на организацията на работното време;
- подготовка и изпълнение на ръководителя на мисията;
- Онлайн помощ за управление на информационни услуги;
- изпълнение на индивидуални поръчки на главата; поддържане на работни взаимоотношения с подчинените си;
- действия в случай на извънредна ситуация.
Секретарят може да извършва друга работа и задачи, необходимостта, която, свързани с условията на предприятието, в стила на главата, на характера на взаимоотношенията между директора и секретаря и други фактори.
При определянето на секретар на работни места трябва да бъдат инструктирани ръководител. Инструкция не дублира секретар на офис инструкции, а го допълва редица специфични изисквания.
Тези изисквания отразяват стила на главата, неговите умения и навици. Секретарят се вземат под внимание, доколкото е възможно в работата си. Инструктиране секретар, трябва да привлече вниманието му по установения ред, традициите, които са били установени, и се отличава работата и поведението на мениджъра. Всички тези подробности значителен ефект върху управителя на връзката и секретаря, насърчаване на по-добро разбиране и взаимодействие.
Когато изберете един служител в офиса на секретаря препоръчва да се вземат предвид следните изисквания:
1. Наличие на професионални умения. Секретарят трябва да има възможност за отпечатване на два езика, а за предпочитане три, стенография, изпълнение на всички технически операции (регистрация, контрол, подготовка и обработка на документи, образуване на дела, развитието на номенклатурата, подготовка на делата за съхранение и други подобни), за да се запознаят с основите на архиви, правила за работа на техническите средства, които се използват в писмена работа, техниката работи на компютър, основна психология и организация на административната дейност.
2. Опит на организационна работа. Секретарят трябва да е в състояние самостоятелно да организират работата си, като се вземат предвид изискванията на главата, условията на труд, по-специално дейността на административния персонал.
3. Желание за работа и свързаните с тях умения, чувство за отговорност. Секретар на работа трябва да се характеризира с висока степен на надеждност при изпълнение на възложени задачи мениджър, готови да поемат отговорност па за тяхното изпълнение.
4. независимост и инициатива. Секретарят трябва да може, ако е необходимо ситуации да правят самостоятелни решения, оставяйки главата на общите настройки. Инициатива, която по този начин се открива секретар, трябва да се поддържа, но не и да се отиде отвъд определени граници: Недопустимо заместване на секретаря на главата.
5. Точност, точност, навременност, пълнота.
6. комуникативни умения. Възможност за комуникация тактично да влязат в контакт, за да се разбере публиката и предизвикват тяхната подкрепа; желание да бъде от полза; предложи помощ.
7. Възможността да се разбира с хората могат да се движат. Скоростта на затвора, такт и способност да поддържа професионални и лични тайни, чувствителни.
Работата на главния секретар на документите, които идват в главата част от документите, предоставени на главата, за разглеждане, вземането на решения, изпълнение на решението. Когато се работи с тези документи секретар може да помогне на главата по този начин.
2) избор на материали, които могат да помогнат на мениджърите в прегледа на документите, които пристигат, за да се оцени ситуацията и да вземе необходимото решение.
3) подбора и прехвърлянето на ръководителя на документите, които се нуждаят от незабавни решения (ефективност).
Може да се твърди, че секретар участва в създаването на документи - един от най-ефективните начини за оказване на помощ на главата. Работата му е да се увеличава непрекъснато изисквания за квалификацията на главния секретар, за да се постигне самостоятелно изпълнение на съответните дейности и операции.
Организация на приемане на гости
Помощ лидер в организирането на приемане на гости - една от основните задачи на главния секретар. Има три групи от хора, с които главата е в постоянни делови контакти: служители на предприятието; представители на други фирми; граждани, чиято глава се по въпроси, които спадат към компетентността на организацията, която той оглавява.
Общото изискване за секретар по време на приемането на посетителите е, че някои от тези, които дойдоха в главата, да се насочва към други работници. В същото време, разбира се, не трябва да страдат интересите на бизнеса и да се придържат към гражданските права.
Организиране на персонала рецепция, е препоръчително да съдържат такива препоръки.
Ако служител настоява за среща с главата в никакъв определеното за прием време, секретарят е длъжен да докладва за това на главата, казвайки името на служителя и предмета, който го интересува; наричан по-нататък ще действа в съответствие с инструкциите на главата, като ги информира за служителя.
Редица ръководители задържат извън демократичния принцип на "може да дойде при мен по всяко време", която черпи демократичен характер. Въпреки това, по отношение на управлението и организацията на главата не може да се смята за правилен. Винаги отвори вратите на шкафа, постоянното внимание на ръководителя на отвращение не способстват за продуктивна работа, служителите дисциплина, функционалност за управление на склад.
Организиране на служителите за прием на други организации, секретаря се изисква да се определи дали предварително договорени на среща с ръководителя на конкретно лице; ако е така - тя информира ръководителят на пристигането на това лице; Ако е необходимо, той му напомня за бъдещото посещение в бъдеще действа в съответствие с неговите указания. Ако предишното споразумение беше секретарка намиране на същността на въпроса, името на организацията, от които идва лицето и името му, оценява получената информация и, ако е възможно, да упъти заявителя към съответната структурна подразделение. Ако това не е възможно, секретар докладва на главата и действа в бъдеще в съответствие с инструкциите.
При никакви обстоятелства, секретар не трябва да изпрати на лицето, което дойде на главата, без предишните си постове. Представяне на посетителя, секретар ясно призовава му име, длъжност, организация. При никакви обстоятелства не трябва да влизат посетителите не седалището без доклад на Секретаря.
Ако надзорът не присъства в по-рано обявеното време за приемане на причините, които е известно, секретар, последната, от името на ръководителя на извинение, обясни причината за отсъствието му (задържане) и се съгласявате chaє | Следващата среща.
Като правило, главата отвежда посетителите сами. Въпреки това, по искане на главния секретар може да присъства по време на разговора и да направи съответните вписвания в главата. След завършване на приемане на гости, управителят или секретарят му изискване на записи в дневник или картови решения. Ако е необходимо, да установи контрол върху изпълнението.
Комуникацията между управителя и секретаря по време на прием може да се поддържа с помощта на визуална и звукова аларма. Например, един посетител е много устойчиво и нетактичен, а в случай на недоволство от решението на главата, не излиза от офиса, да се върне към въпроса ми, оказване на натиск върху главата и го заплаши. В този случай климатизирани управителя на сигнал може да доведе до главния секретар, Катори ще забележите, че рецепцията е изчерпан, главата е зает, чакайки другите потребители.
Ако надзорът отсъства, секретарят трябва да предупреди онези, които бъдат назначени. Ако това не е възможно, то е за сметка на програма за управление се извинява и предлага както на рецепцията.
Необходимо е да се създадат благоприятни условия за посетителите, които очакват да получат. В зоната на рецепцията трябва да бъде удобни столове или кресла, закачалки, маса с вестници и списания, пишат материали, гарафа с вода, но други.
Заедно с организацията на прекия си ръководител на работното място трябва да се обърне внимание на интериора на получаването, за да го оборудва с модерни мебели, вземете цветя, зелени растения, произведения на изкуството (картини, фотографии, художествени прави схеми, планове, но Ал.), Стилизирано изображение на обекти, свързани с дейността на предприятие.
Секретар на зависи от това какво настроение ще посетителя, които влизат в контакт с главата. Ето защо, на генералния секретар трябва да положат всички усилия, за да се гарантира, че очакването на получаването му беше спокойно, приятелски, сравнително лесен за изпълнение на исканията на посетителите, а не да създава изкуствени затруднения при приемането на граждани.
Участие на секретаря в подготовката и провеждането на срещи
Срещата - една от отговорностите и отнемащи време елементи в главата. Вътрешен опит показва, че активната и секретар участва в подготовката и провеждането на срещата е по-скоро изключение, отколкото правило. В същото време, в чужбина опит показва, че голяма част от работата по подготовката и провеждането на заседанията могат да бъдат направени от генералния секретар.
За да се постигне това, мениджърът трябва да изисква, и секретарят да са готови да извършват тези операции:
- Следи за поддържането и покани на необходимите материали (дисертации, брошури) и канцеларски материали, ако е необходимо, секретар независимо извършва тези операции;
- регистър на тези, които са пристигнали по време на срещата, както и да доведе тази работа; да докладва на ръководителя преди срещата за броя на тези, които са пристигнали, и наличието на високоговорителите;
- подготви илюстративен материал, предвиден съгласно информацията за глава (графики, диаграми, таблици, и други подобни);
- запази протокола от заседанието;
- извършване на темпото на срещата ръководителят на оперативни насоки;
- доклад въпрос или препис, да ги разпространяват, разпространение среща материали;
- установят контрол върху изпълнението на решенията и да информира управителя.
Организация на комуникацията мениджър
Секретарят трябва да бъдат добре информирани, кой, кога и по какви въпроси могат да бъдат свързани с главата. Дипломатически провал разговор с главата - трябва умение секретар.
Мениджърът трябва да информира главния секретар на липсата на време и седалището; че ако е необходимо, може да осигури всеобхватна помощ или да се свържете с главата.
Ръководител на организацията на работното време
Правилно организирана работата с секретарят ще позволи на главата, за да се намалят разходите за труд, за да се поддържа желаното ритъм на работа, за да се избегне забавяне, да се подобри нивото на организация на дейността на подчинените си.
Общо лидер на труда и секретарят ще бъде ефективна, ако те са заедно, за да съдържа конкретни препоръки. Да, мениджърът трябва да информира генералния секретар на плана за действие, в който той ще участва (година, тримесечие, месец, седмица); изразяват своите искания към главния секретар; разработва и утвърждава длъжностната му характеристика; информира секретариата на график на работата, или ако не е, заедно с главния секретар, за да го развие.
Секретар трябва да се напомни на лидерски срещи, преговори, участие в различни дейности, както и да предприемат мерки за по-добра организация им; ясно възпре мениджър установен график за работа (например, изпращане и получаване на документи, които да осъществяват прием подчинен само в определено време); за да се предотврати загуба на време на главата (главата не трябва да очакваме един служител, абонат, документи и т.н., но колата.) по отношение на работната глава (виж трябва да бъде само тогава, когато никой друг не за решаване на проблема, който е възникнал, не може).
Лично секретар и ръководител на планове следва да бъдат координирани.
мениджър Поддържане на бизнес контакти
Секретар насърчаване на бизнес контакти между лидерите, организацията им и култура.
За тази цел той трябва да:
Свързани статии