Отчитане на споразумения в дружествата, като правило, построена от същия тип: всички оригинали и молбите се събират в канцеларски файл и след това се зашива към други споразумения в папката. В Excel е системния регистър. Но когато броят на договорите се разраства значително, Excel става неудобно. Дмитрий Привалов, ръководител на финансова и икономическа Катедра "Irkutskenergosvyaz", споделя преживяванията си и каза какво програмата им е помогнало да се изгради компанията перфектен сметка на договорите. Това е доста гъвкав, така че може да се използва във всеки предприятие.

Недостатъци сметка на договори в Excel

На първо място, че е добре да се изгради електронни таблици и изчисления. Но тя не е подходяща за провеждане на тромави списъци. Невъзможно е да се създаде отделни директории изпълнители, отдели, служители, и така нататък. Необходимите за провеждане на споразумения в системния регистър.

И на второ място, за да търсите информация за критериите, които сте задали в Excel всеки път, когато това е необходимо, за да изберете специален филтър. Понякога пробата трябва да се използва в продължение на 5-6 условия, и това отнема твърде много време.

На трето място, високата вероятност за грешки, допуснати по време на въвеждането на данните. Според него опит е ясно, че често правят грешки при въвеждане на името на фирмата, с която даден договор. Правилно прилага веднъж информация може да бъде прехвърляна.

Тези причини довели до "Irkutskenergosvyaz" LLC да откаже регистрацията на договорите с помощта на Excel и преминаване към система, която се основава на базата данни.

Нова база данни, създадена от MS Access

Като платформа за бъдеща база данни е избран MS Access. Тази система е много често, тъй като част от пакета MS Office. В резултат на това, програмата включва най-необходимите функционални блокове.

"Търси основа." Функционалност е ясно от заглавието. Можете да търсите по всяка комбинация от детайли, дори фрагмент (вж. Фиг. 1).

"Новият договор." Чрез тази секция можете да добавите нов документ в базата данни, и да прикачвате файлове със сканирани копия на договорите (вж. Фиг. 2).

"Позоваването." Тук можете да въведете нови данни - предприемачи, статус договор, отдел, бюджетните статии и редактирате съществуващите.

"Отчитане". Позволява блок за формиране регистрира сключените договори. Има два вида отчети: Express доклад (показва списък с договори за определен период от време) и дизайнера на отчети (създава списък с конкретните критерии).

"Настройки". Тук можете да конфигурирате настройките на бази данни - име на фирмата, която се появява в заглавието, както и ключови области. Също така, например, можете да определите полетата, изисквани при добавяне на нов договор.

По-подробно описание на функциите на всяка секция и нагледни примери са предвидени да се използват инструкциите на програмата.

Препоръки за използване в

Ако една компания реши да въведе в тази програма, въз основа на опита си, Дмитрий Привалов препоръчва да се придържат към следните правила.

1. За да се възложи на вмъкване на данни в програмата и осигуряване на един служител вътрешния ред на честотата, с която ще бъде добавена в базата. Има два варианта: или интервали от календара (например веднъж седмично), или от броя на натрупаните нови договори (например, на всеки десет документи).

2. Веднага се определи набор от възможни статус договор. Например, в "Irkutskenergosvyazi" състояние на употреба "действие" (по договор да направи редовни плащания), "затворен" (вече не е в сила), понякога използват "една сделка".

3. Да не се смесва в една и съща база данни на клиента споразуменията и договорите с доставчиците. Удобна, ако търговско сервизна база ще бъде отделен.

5. Не започвайте в отделните записи на dopsoglasheniya база. Достатъчно е да се отбележи, във файла, че договорът има прикачени файлове. Трябва да се добави допълнително споразумение до края на съществуващ PDF-файл.

6. подпечатан с вътрешен номер на договора и датата на регистрацията му.

1. интуитивен интерфейс позволява на всеки да използва програмата, независимо от нивото на компютърна грамотност.

2. Чрез индексирането на всички договори. Документът влиза в системата в реално време, веднага можете да намерите без допълнителни актуализации на бази данни.

3. Лесно приспособима търсене на необходимата информация.

4. Получаване на договори регистри.

5. Свързване на сканирано копие на договора.

Изготвен в сътрудничество с редакторите на списание "Финансов директор"