* В скоби например английски имена са използвани елементи от менюто.
Да предположим, че имаме тук на тази електронна таблица Excel:
Предизвикателството е да се създаде автоматично на всяка отделна буква, която ще бъде заменена с името и на името на фирмата-клиент, за да след това тези букви, изписани. От гледна точка на Microsoft Office, тази процедура се нарича сливанията (Mail Merge).
Стъпка 1: Изготвяне на списък на клиенти в Excel
А таблица със списък на клиентите, трябва да отговарят на няколко прости изисквания:
* Маса Header трябва да бъде проста - един ред с уникални имена на колони (без повторения и празни клетки)
* В таблицата не трябва да се слеят клетки
* В таблицата трябва да бъде не празни редове или колони (единични празни клетки право)
* Тъй като Excel и Word не може да се определи пола на себе си клиент по име, че има смисъл да се направи отделна колона с препратка (г-н, г-жа и т.н.) или с общ край (-s или -S) за лечение на "Уважаеми (ия)."
Стъпка 2: Изготвяне на писмо шаблон в Word
Тук всичко е по-лесно - имате нужда от редовен документ Word го остави празни пространства, за да вмъкнете полетата от списъка Excel.
Отворете писмо шаблон в Word и да се извърши стъпка по стъпка съветника Сливания в раздела Mailings (Mailings) щракнете върху Старт Mail Merge (Старт Mail Merge) - стъпка по стъпка съветника Mail Merge (Стъпка по Стъпка Merge Wizard).
Това е последвано от процес на 6 стъпки (превключване между тях - с бутоните Next (Следващ) и обратно (Назад) в долния десен ъгъл на прозореца на задачите).
Стъпка 1: Изберете типа на документа.
В тази стъпка, потребителят трябва да изберете вида на документите, които той иска да стигнем до изхода след сливането. Нашите версия - писма (букви).
Стъпка 2: Изберете документ
В тази стъпка, трябва да се определи какъв документ ще бъде основа на (празен) за всички бъдещи подобни съобщения. Ние избираме - Текущ документ (в момента документ).
Стъпка 3. Избор на получатели
В тази стъпка ние се свърже списъка на клиента в Excel за Word документи. Изберете Използване на съществуващ списък и щракнете върху Browse (Преглед). и след това в диалоговия прозорец за отваряне на файла, посочете къде се намира нашият файл със списък на клиенти. След като изберете източника на данни, Word позволява да филтрирате, сортиране и ръчен избор на записи чрез използване на Merge Получатели прозорец Mail:
Стъпка 4: Напишете писмо
На този етап, потребителят трябва да се посочи - къде точно в документа трябва да получите данни от свързания списък. За да направите това, поставете курсора на точката на вмъкване в писмото, и да използват връзката Други елементи - това показва пълния набор от всички в списъка на полета, от които можем да изберат областта, за да вмъкнете:
В крайна сметка, след като поставите всички сливат области, трябва да имаме нещо като:
Стъпка 6. Попълнете сливането
Print кликвате върху връзките ще доведе до незабавна доставка на всички циркулярни писма на принтера, без да бъдат показани.
Ако искате да спестите от сливането на документите за по-нататъшна употреба, или трябва да се направи ръчно корекции на някои от документите, най-добре е да се използва върху връзката Редактиране на буквите (Редактиране на отделни букви), което показва резултатите от сливането в отделен файл:
Voila! Получената Документът може да бъде изпратен на принтер или да редактира, освен по желание за подобни писма в бъдеще.
Свързани статии