Съществува мнение, че упражнения се провеждат "за показ" и няма смисъл от тях не е само време за губене. Въпреки това, причината за проблема - не на срещата като такива, но невъзможността им да се развиват и осъществяват. А законен план среща ще помогне да използвате определеното време за срещата с максимална полза и да увеличи значително ефективността му.
Преди да се пристъпи към изготвянето на плана, трябва да се определят ясно целите (или цели) среща. Срещата, която няма ясна цел, е обречен на неуспех: такъв е случаят, когато можете да се говори с часове, но в крайна сметка с нищо и не дойде, само защото ти не знаеш къде трябва да дойдеш.
Целта е да се изработи една, максимум две изречения. Ако не можете да ясно да го изразят, скоро ще се съберат на среща: ако ти сам не може да реши, че трябва да се обсъди, че все още не са готови да го обсъдим. Целите не трябва да са прекалено много, не трябва да се "пръска" решението на много малки задачи.
Въз основа на целта е необходимо да се формулират крайния резултат от срещата. което ще бъде един вид материален аспект. Резултатът може да бъде, например, документ официално одобри решението. Наличието на физически резултат - ясно доказателство за това, че на срещата не е преминала напразно, и мотивацията за изпълнение на взетото решение в живота.
Само въз основа на добре артикулирани цели и ясна представа за крайния резултат може да бъде план за среща. Ако си представим целта и резултата от срещата във формата на върха на стълбите, а след това точките на плана - една стъпка. които водят до върха.
Първата стъпка ще бъде винаги среща влизане. В увода, организаторът на срещата изрази цел и дневния ред, както и определя правилата за срещата. Също така на този етап е необходимо да се избере човек, който ще си водят бележки.
Основната част от срещата - това всъщност е обсъждане на въпроси от дневния ред. Всеки въпрос е - е на етапа на решаване на формулираната проблема. Тя въпроси от дневния ред са на базата на плана на всяко заседание. Техният списък ще зависи от целите на срещата, така че ще трябва да се определят въпросите, независимо при всеки случай.
Тъй като целта на срещата, въпроси трябва да бъдат формулирани кратко и ясно. Техният брой не трябва да е прекалено. Ако въпросът е твърде много, може да срещнете един от два проблема: или че няма да се даде на всеки въпрос достатъчно време или твърде забавено среща.
В какъв ред се поставя въпроси в дневния ред? Разбира се, ако един въпрос логично произтича от друг, да ги обсъдите трябва да приключи. Ако поръчката на дискусия не е критично, той трябва да се ръководи от психологически критерии, като изберете конкретен подход, в зависимост от спецификата на екипа и обсъжданите въпроси.
Например, първо, за да обсъдят въпросите на дневен ред са най-лесно се препоръчва един подход: успеха, постигнат в началото на срещата, да насърчава участниците да се реши по-сложни проблеми. Друг подход предлага да се започне с обсъждане на най-важните въпроси, както и в началото на заседанието на по-висока концентрация.
Шофиране обсъждането на всеки стандартен въпрос. представяйки въпроса, предлагат възможности и да ги обсъдим, избор на оптимален вариант. Дори ако форматът на срещата включва значително участие на работниците и служителите, последната дума все пак трябва да остане зад главата, още една среща може да се забави за неопределено време.
И накрая, в края на организатора на срещата трябва да вземе кратко резюме и да определи какви по-нататъшни действия на участниците.
Когато бъде подготвен план, трябва да се прецени колко време сте готови да платите за всяка дискусия въпрос. Разбира се, това не означава, че по време на дискусията ще се отбелязва времето с хронометър, но приблизителната времева рамка, необходима, за да не се пресели с един въпрос във вреда на друг. По-важни проблема, толкова повече време трябва да се разпределят за неговото обсъждане.
Планирайте бизнес среща не е необходимо да се разшири и подробно напротив, ако е необходимо повече от една страница, това означава, че то е направено правилно. Често това е достатъчно, за непълен план, чието изготвяне ще отнеме не повече от десет минути. Но без план и напълно невъзможно да се направи: Каквото и да е способност да импровизира, че е трудно да се постигне целта в най-кратък срок, освен ако имате ясна маршрут.
Свързани статии