За целта, а не причини извън нашия контрол, всеки ден във всяка организация има определен брой документи. Ако те не успеят, след това да ги оправи е съвсем невъзможно. Всички тези документи са създадени с определена цел, и как да намерите документ, който изведнъж се нуждае от шефа или проверка, за да се види дали цялата хартия сгънати в една голяма купчина.
Тя решава да споделят документи на входящите (получени от други организации или от други единици) и изходящи (изпраща). Изходящите документи обикновено са направени или в два оригинални екземпляра, или просто да се направи. След това, оригиналът се изпраща до местоназначението, и копието (или втори оригинал) е в офиса.
За всяко парче хартия, в точното време може да се намери, има система за съхранение на документи. Всички документи, разпределени по работа, и всеки бизнес ще папка или няколко папки, ако в действителност много документи. Папките са най-добре се съхраняват в специални шкафове за съхранение на документи.
Обикновено се практикува от съхраняване на документи в офис работа. Но когато хартията става прекалено много, се препоръчва да се извърши проверка на стойността на документа. Всички документи имат своите периоди на задържане. Така например, срокът за съхранение на документи за персонала, както и всички документи, съдържащи лични данни - 75 години. Продължителността на съхранение се регулира от законодателството и местни документи на предприятието. В зависимост от времето на съхранение на документи, организацията извършва разделянето на документи в групи. Всяка група подготвили списък с документи от периода на съхранение. Документите, които вече не са необходими, трябва да се разрушат. Можете да използвате специални инструменти - за шлифоване. Ако документите съдържат поверителна информация, се препоръчва да се създаде специална комисия, и съставя акт на разрушение.
Ако трябва да се държат на ценните книжа, които вече не се използват, но това е твърде много, използвайте архивиране за съхраняване на документи. Така да се каже, отделна стая е освободен, които могат да бъдат заключени, и до всички документи, складирани по-продължително съхранение. С документите, съхранявани в архива, но тя постоянно се използват в работата, се препоръчва да се направи копие. По този начин. ще бъде в състояние да се запази оригиналите, без да пречи на производствения процес.
Ако няма възможност да се разпределят отделна стая, или не може да създаде необходимите документи за режим на съхранение, се препоръчва да използвате услугите за съхранение на документи. За да направите това, което трябва да влезе в склад договор документ с компанията, която има специално оборудвани за съхранение, инфраструктура и персонал. за съхранение на документи, извън сайта има няколко предимства. По всяко време можете да си поръчате копие от искания документ или да поръчате доставка на оригинала. И в края на периода на съхранение, документите ще бъдат поверително унищожени.
Свързани статии