Електронен документ в организацията
Той отдавна е организацията на всички форми на собственост общуват чрез обмен на електронни документи. На първо място това се отнася до взаимодействието с данък и други държавни органи. И все повече и повече организации се движат към вътрешния електронен документ, тъй като той не само спестява време, но също така улеснява работата на служителите, намалява загубата на документи на хартиен носител, и така нататък. Г. Фактът, че такъв електронен документ и как са организирани, се обсъждат в тази статия.
С помощта на електронния документ за отчитане счетоводители минават на данъчните власти, на ЗФР, FSS, Росстат и така нататък. Д. се извършва също така е сред участниците на системата за обществена поръчка в поръчката. Електронни документи се приемат в съда като доказателство на сделката може да бъде в електронен вид и така нататък. Г.
Електронен подпис - това е информация в електронна форма, която е прикрепена към останалата информация в електронен вид (информацията, която се подписа), или свързани по друг начин с такава информация и се използва за идентифициране на лицето, подписващо информация.
Член 5 от Закон N 63-FZ създаден три типа електронни подписи:
1. Един прост електронен подпис (по-нататък - PET) - електронен подпис, който е чрез използване на кодове, пароли или други средства потвърждава образуването на електронен подпис от даден потребител. Това означава, че този знак посочва само за лицето, подписало документа, но не потвърди информацията, съдържаща се в него. За електронен документ се счита за подписан PEP, трябва да имате едно от следните условия:
- прост електронен подпис, съдържаща се в електронния документ;
- ключ обикновен електронен подпис се използва в съответствие с правилата, установени от оператора на информационната система, с която прави създаването и (или) изпращането на електронен документ, и да се създаде и (или), изпратено до електронната документ съдържа информация, която показва лицето, от чието име е създадено и (или) изпраща на електронния документ.
Електронни АЕЛ документ, подписан може да се считат за еквивалентни на хартията, ако това е предвидено в нормативните правни актове и (или) споразумение между електронно взаимодействие между участниците. В този случай, на актовете и (или) споразумение следва да включват:
- правилата за определяне на лицето, подписващо електронен документ, в своята проста електронен подпис;
- задължение на човек създаването и (или) използва обикновен ключ на електронен подпис, да се придържа към нейната поверителност.
Да не се използва за подписване на АЕЛ електронни документи, съдържащи информация, представляваща държавна тайна, или в информационната система, съдържаща информация, представляваща държавна тайна (чл. 9 от Закона N 63-ФЗ).
2. Увеличаване на не-квалифициран електронен подпис (по-нататък - UNEP) - е електронен подпис, който се получава в резултат на криптографска трансформация на информация с помощта на ключ цифров подпис и да се определи лицето, подписващо електронен документ, както и да открива факта на извършване на промени в електронния документ след датата на подписването му. Тя е създадена с използването на електронни подписи. За регистрация на UNEP трябва да се свържете на сертифициращия орган за издаване на ключ. Ключови ЕП - е уникална поредица от знаци, използвани за създаване на електронен подпис. Има и ключ за валидиране на ЕП, който е поредица от символи, и е предназначен за проверка на автентичността на ЕП. Документът потвърждава ключовата ЕП за проверка членство на лице се удостоверява ключ ES проверка, която също е издаден от сертифициращия орган, в електронна форма или на хартиен носител.
Информация. Списък на акредитираните органи за сертифициране на официалния сайт на Министерството на съобщенията в интернет на информация и телекомуникационна мрежа - minsvyaz. RU, раздел "акредитиране на сертифициращите органи" <2>.
Електронен документ, подписан от UNEP, както и подписани АЕЛ може да се счита за еквивалентен на хартията, ако това е предвидено в нормативните правни актове и (или) споразумение между електронно взаимодействие между участниците. При използване на сертификат UNEP ключ не може да се установи дали атрибути данни на съвпадение VC може да бъде осигурен без такъв сертификат (стр. 2, чл. 6 от 63 N-FZ).
3. Засилване на квалифицирания електронен подпис (по-нататък - UKEP) - електронен подпис, който отговаря на всички черта не-квалифицирания електронен подпис и следните допълнителни функции:
- ключ електронен подпис проверка е указан в квалифицирано удостоверение;
- за създаване и проверка на електронен подпис означава електронен подпис се използва за получаване на съответния потвърждаване на изискванията, установени в Закон N 63-FZ. Квалифициран сертификат ЕП ключова проверка е издаден от акредитирана орган за сертифициране, неговия агент или упълномощен федерален орган на изпълнителната власт.
Обърнете внимание! Информацията в електронна форма, подписано UKEP призната електронен документ, еквивалентен на хартиен документ, подписан от саморъчен подпис. В сравнение с PET и UNEP, че има най-висока степен на защита и може да се използва за представяне на документи в някакви органи. Единствените изключения са случаите, когато законът или други разпоредби, предвидени необходимостта да се представи документ за само на хартия.
По този начин, за прилагането на електронен документ организация трябва първо да закупят електронен подпис (ако не го направи), вземи ключ сертификат, за да сключат споразумение за обмен на електронни документи с изпълнители, както и договора с оператора. Освен това, всички участници на електронен документ, трябва да бъдат свързани към един оператор. операторите в регистъра, публикувани на FTS.
Вътрешното управление на електронен документ
Много организации, особено големите, са електронни документи не само с контрагенти и държавни агенции, но също и във вътрешните й работи - с използване на информационната система. Когато не може да се използва вътрешна циркулация документ електронен подпис. Но в този случай, софтуерът, използван във вашата организация трябва да позволи да се идентифицира лицето, подписало документа.
За въвеждането на електронно управление на документи в рамките на работодателя на организация издава заповед и одобрение на правилата и регламентите на електронния документ. Вътрешните документи, като правило, са поръчки, договори, обяснения и бележки, доклади, бележки и др. Г. Списъкът на документите, които те създават, обработка на поръчки, преглед, да се хармонизират и съхранение, както и списък на позиции, участващи в електронната управление на документи, установени от директивата.
В допълнение, те могат да бъдат разработени различни инструкции за вътрешните документи, в които стъпките са описани действията на работниците, ангажирани в този начин на работа, времето за обработка, и така нататък. Н. В отделен албум, който се поставя в програмата, пробите (модели) на различни документи, могат да бъдат одобрени.
Електронни документи се създават, обработват и съхраняват в системата за електронен документ. Част от документите (например, свързани с ценностите опис), който се нуждае от "на живо" подписи, печатни и се съхраняват дори и на хартия. В този случай, позицията трябва да се създаде не само към списъка с документи, създаване, съхранение и употреба на които могат да бъдат единствено под формата на електронни документи, но също така и списък на документите, които се дублират на хартията. При съставянето на номенклатурата на делата показва, че бизнесът се проведе по електронен път.
Прилагането на електронни документи в организацията, работодателят трябва да осигури защита на информацията, на целостта на данните, които се обработват, както и анти-вирусна защита на информацията.
В момента има нито един софтуерен продукт, който дава възможност за автоматизиране на работния процес във вашата организация. И въпреки факта, че този процес изисква не само инвестиции, но също така и по време на обучение на служителите, за целта оправдава средствата. управление на вътрешния електронен документ не само могат да се движат далеч от хартиен носител, но и ще намали времето за договаряне и изпълнение на документи, организиране и структуриране на съхранението на документи в електронен архив, осигурява бързо търсене на документи и намалява вероятността от загуби, улеснява работата на служителите, и така нататък. Г.
Регистрация и съхраняване на електронни документи
Регистрация на електронни документи се извършва по електронен път, за който може да се създаде електронната карта. За автоматично попълване на картата е отговорен за служителите могат да създават електронни указатели, които са включени в списъка на организационните единици и лица, занимаващи се с електронния документ и имената на изпълнителите и правителствени агенции, участващи в електронния документ. Електронната карта съгласно допълнението към Правилника за следната информация може да се впише:
3. Позиция, фамилия и инициали на лицето, подписало документа, - да се създаде организация в тази област може да се пълни с документи от директория и за входящи документи - ръчно.
4. Вид на документа - това може да е доклад, писмо, договор, акт. Списъкът на документите може да се инсталира директория.
5. Дата на документа. При регистриране на документ, създаден в една организация, тя се въвежда автоматично, проверете входящ документ - писмено датата на получаването му.
номер 6. Документ - също може да се въвежда автоматично. То може да бъде или да съдържа един код на последователност единици, неговия състав.
7. Дата на получаване на документа - документът за регистрация вписва автоматично. Това може да се фиксира и в момента на приемане на документа.
8. входящия номер на документа - серийният номер на всеки документ в неговата регистрация, като правило, автоматично. Ако се въведе също документа и на хартия, той се отбелязва номер, определен при получаване по електронен път, така че да не се създава объркване и да се улесни търсенето на документа.
10. Името на документа или резюмето към него - трябва да се попълват на ръка и съдържа обобщение на информацията, съдържаща се в документа. Също така, с помощта на позиции водачи-класификация включва документа към определен обект.
11. Индексът на бизнес - избран номер (индекс) на делото от номенклатурата.
13. Броят на листове от основния документ.
14. Брой на приложения.
15. Общият брой на листове приложения.
16. Насоки за прилагането на документ - изпълнител е посочено в резолюцията или инструкция в документа и дата на изпълнение.
17. Позиция, фамилия и инициали на художника - повтаря предходния параграф.
18. Марката на конфиденциалност - да се попълни в съответствие с данните на документа: "За служебно ползване", "търговска тайна", и др.
Тъй като правилата са били разработени за федералните органи на изпълнителната власт, други организации могат да използват този списък, за да развият своята електронна картичка или друга форма на документ, който трябва да се запише електронни документи.
Що се отнася до съхраняването на електронни документи, се извършва в съответствие с номенклатурата, разработена от делата на фирмата и в съответствие с принципите на организиране на документи и тяхното разпределение (групи) по случай на постоянни и временни (над 10 години) за съхранение, включително и по въпросите на персонала. Трябва да се съхранява не само документите, но също и информация за документите, съдържащи се в електронни карти.
В местния нормативен акт на работодателя по отношение на съществуващата организация в софтуера и хардуера, определя мястото на съхранение на електронни документи преди предаването им в архива, преглед на медиите, на която те се съхраняват, както и форматите на техния постоянен и дълъг срок на годност.
Обърнете внимание! Документи ЕП трябва да се съхраняват в хранилището на електронни документи на участниците в обмена на информация, заедно със съответните бутони за потвърждаване на ЕП за обществени сертификат.
След изтичането на срока за съхранение на електронни документи, въз основа на акта, одобрен от началника на посочените документи, за да бъдат унищожени.
Свързани статии