Случаи на дългосрочно и постоянно време за съхранение трябва да се съхраняват до края на определения срок и разпределението на тях в погибел, преди да поставите върху състоянието на нещата преди съхранение или ликвидация на организацията. По време на срока на църква neniya организации трябва да гарантират не само като се вземат предвид Документация-ране, но и тяхната физическа безопасност и употреба. Тя predyav-желаят да създадат определени изисквания за оборудване архиви.
Архиви документи са разделени на документ-обща и за в автономен съхранение на хартия и филм база. Продажбата-mannoe поставяне документи позволява ефективни приложения ДДС съоръжения, намаляване на разходите за намиране случаи за осигуряване на условия Opti-тестовете на съхранение и архивиране възможности за евакуация в случай на авария.
В основата на поставянето на архивни документи в организациите льо-INH създават по-добри условия главно за постоянно съхранение на документи, съоръжения оперативна ispblzovaniya всички документи. Общи офис документи, поверителни Nye, персонал и технически да се съхраняват отделно, ако е възможно в различни магазини.
При определяне на необходимата площ за съхранение на случаите, записани динамика на шофиране работи. Така че, в ведомствената ал-Хива по-подходящо разположение на нещата не е структурните подразделения по описа и номенклатурата на делата, както и от гледна точка на тяхното излагане на унищожение.
За ориентация в динамично променящата се номенклатурата на делата, събрани от проучването маркери, както и всички помещения, Stella жа в тях са номерирани от ляво на дясно на входа. Рафтове също са номерирани, както е определено от министъра, т.е. postellazhno от горе до долу.
Документите трябва да се съхраняват в помещения, отделени от работните помещения и персонал са защитени от достъп на неоторизирани лица. От прозорците на първия етаж архива трябва да бъдат допълнително защитени вътре отваряне решетки (за бившата tremalnoy евакуация), и при условие, засилва още повече, заместник-ками врата. От пряка слънчева светлина, за да се защити специален стъклопакет Ним, боя, плътни завеси. Поради увеличената документ хранилището на опасност от пожар, оборудван с лампа-ми контролиран достъп, постановени извън превключватели за съхранение и защитни прегради. Задължително членство ал-hivohranilischa се мултивариантен пожарогасителни средства (включително пясък и брезенти).
Търси оборудвани с неподвижна или подвижна Stella-Джейми с рафт широчина, по-малко от 25 см, ширината на каналите между стела-lazhami не трябва да бъде по-малко от 75 см, а основните пасажи до 120 см, рафтове на разстояние завършва със стени 45 см, от пода до долния фланец 20 см, а на земята и сутеренни етажи повече. Разстоянието между рафтовете височина 35-40 см.
За съхранение на широкоформатни документи (карти, чертежи, планове) използват специални стелажи с хоризонтално или вертикално съхранение обесване.
Основните унищожители на документи в архивите - REACH-nevye гъбички. Има повече от 200 вида гъбички, които обитават knigo- и архиви, техните спори се прехвърлят от въздух-PU-ред и прашни условия могат лесно да зарази документа. Обикновено, най-активните гъбички развиват върху влажна или документи за съхранение с повишена влажност при температура от 25-27 ° С, в ъглите и тясно затрупани под изследване е непроводим-шкафове. Следователно, в архивите трябва да спазва Xia оптимална температура и влажност. В Русия се намира в максимална 18-20 ° С, с относителна влажност 50-55%. Филмови превозвачи изискват по-строги условия за съхранение. Ето защо, всички архива оборудвани с устройства за измерване на температурата и влажността в различните ъглите на стаите. Най-евтин и удобен течност техника Psi hrometr, където влагата се определя от неговата маса на базата на температурната разлика на сухо и мокро термометър.
Архив за задължително редовно влажно почистване и дезинфекция на помещенията превантивно.
Всички случаи в архивите на допълнително пакетирани в картонени кутии, пакети и други съдове, изработени от материал, безвредни за документите. Залепен на кутията, както и за един куп дела за канапи прикрепени етикети с надпис nomepa инвентаризация (номенклатурата от случаите), годината (ите) и екстремните случаи на номера, включени в това поле (китка).
В зависимост от твърдостта на материала е за случаите, документира използването на честота избрания метод за съхранение - вертикално или хоризонтално-нето.
Най-малко веднъж в 10-те години за случаи на постоянно съхранение - на всеки 5 години за поверителни документи - проверка на наличието и състоянието на нещата трябва да се провежда ежегодно. Тези проверки са про-кола при смяна на ръководителите на архиви, с масови увреждания или смърт случаи след преместването на случаите, в друг архив.
Резултатите от проверките, извършени от актове, одобрени ръкави-Türer организация. При проверка се контролира не само практически-матик присъствие на нещата, но и грешки в документацията минути Счетоводни и бизнес да се следи тяхната безопасност проверява един лист. Въз основа на резултатите от инспекциите, одобрени от ръководството, са направени (ако е необходимо) промени и актуализации до записите, номерът и датата на акта, който zafiksirova резултати HN изпитване.
Свързани статии