Какво е управителния комитет на проекта и какво прави той?
Ръководителят на проекта ръководи проекта, решаване на проблеми и вземане на решения на ниво, което не коренно се отрази на планирания резултат от проекта. Няма никакъв смисъл да се включат Управителния съвет, ако проектът върви по план, а именно: отклонения в графика, цената и съдържание, са в рамките на допустимите граници. Но има много ситуации, в които компетенции или ръководител на проекта власт не е достатъчно, за да вземе решение. В такива случаи, ръководителят на проекта ескалира това решение на по-високо ниво - на Управителния комитет.
Кои са управителния комитет на проекта?
Председател на комисията - клиент на проекта. Обикновено това е онзи, който избира членовете на Управителния комитет, след консултации с ръководителя на проекта. С други думи, задачата на членовете на Управителния комитет - за поддръжка на клиенти на проекта и да помогне при вземането на правилни решения.
Проектът може да бъде много заинтересовани страни, членовете на които няма да бъдат включени в Управителния комитет. И това е добре. Те трябва да бъдат своевременно информирани за проекта и решения.
Каква е ролята на ръководителя на проекта?
Ако нито едно от горепосочените са отговорност на ръководителя на проекта, следвана от останките на своя основна цел - да предоставят пълна и обективна информация за състоянието на проекта.
Как да се подготвят за заседанието на Управителния комитет на проекта?
Реч по време на заседанието на Управителния комитет - един от малкото мениджъри на проекти, за да повлияе на съдбата си, след ескалацията на проблема. Правилно изградени с препоръки въз основа на изпълнението може да промени изцяло мнението на комисията за проекта, и следователно представянето трябва да бъде проста, ясна и за предпочитане светло.
Преди да създадете презентация на ръководителя на проекта първо трябва да се разбере, че иска да управлява проекта. Ако той иска да убеди членовете на комисията, че всичко е наред, или напротив, те създават впечатлението, че без приемането на предложения проект ще се провали решения? Това е един много важен момент, тъй като членовете на комисията имат сериозни правомощия, докато смяната на ръководителя на проекта или за закриване на проекта.
Вторият важен момент в подготовката за заседанието на тази комисия е съставена от ръководителите на много високо ниво, oblichonnyh сила и власт, и тези хора обикновено са много ограничени времеви ресурси. Поради това е необходимо да се уверите, че представянето е представена само необходимата информация е, че тя се предава ясно и без изкривяване. Важно е също така, че информацията е достатъчно, за да създаде най-обективно разбиране на състоянието на проекта. Членовете на комисията разчитат на информацията, постъпваща от ръководителя на проекта и собствения си опит и знания - те просто не може да бъде времето за дълбока и детайлна независимо проучване на ситуацията.
Не е задължително постави цялата информация на слайдовете - ако има проблем, членовете на комисията по проекта искат да знаят причината, какво е направено, за да го реши, какви са възможностите за по-нататъшни действия и последствията от всеки един от тях, включително и бездействие. Достатъчно, за да даде необходимия минимум за пързалки, както и друга информация, за да се осигури по поръчка.
Каква трябва да бъде в презентация на управителния комитет?
Говорейки за минимално необходимата информация, за да бъдат доставени по време на реч пред мениджър Управителния комитет на проекта, трябва да се отбележи:
- Протоколи от предишните срещи и действията, предприети след това
- Резултатите и напредъка, постигнат с предишното заседание (трябва да насърчава техния отбор при всяка възможност)
- Metrics проекта (труд, цена, график)
- финансовото състояние на проекта (реални разходи до датата на събранието, както и прогнози за бъдещи разходи в сравнение с бюджета)
- Най-важните рискове и предизвикателства на проекта
- Промени в съдържанието на проекта, с акцент върху въздействието на всяка промяна по проекта
- Пътна карта на проекта
- Действията и решенията, които се вземат от Комитет
- Други въпроси, които изискват внимание комитет
Важно е да се директно и ясно се говори за истинските проблеми на проекта. В противен случай, може да загубите доверието на членовете на комисията, които значително усложняват хода на проекта, както и да доведе до провал с висока степен на вероятност. Важно е да се помни, че Управителният комитет може да работи ефективно само, когато са представени с точна и надеждна информация за състоянието на проекта.
Не по-късно от 24 часа след заседанието на членовете на Комитета се изпращат протоколите от срещата с основните решения и действия.
Основните грешки в работата с Управителния комитет
Има много сериозни грешки, които могат да бъдат направени по отношение на ефективната работа на Управителния комитет. По-долу са някои от тях:
- Липсата на Управителния комитет. Някои проекти не са специален координационен комитет. Разбира се, те имат най-високо равнище на вземащите решения за съдбата на проекта (най-малкото на Клиента - алея ..). Проблемът е, че без ясна и формализиран процес на ескалация и ескалация на решението ще бъде неефективно и пречат на работата на проекта
- Липсата на разпределение на ролите между членовете на Управителния комитет. Без ясна представа за който е играл каква роля в работата на комисията, на процеса на вземане на решения ще бъде неефективен. трябва да се определят интересите на всеки член на комисията и всяка заинтересована страна, и всеки член трябва да знаят какво да очакват от него до края на процеса
- Има твърде много членове на комисията. За този въпрос беше обсъдено. Комитетът трябва да включва само хора, които могат директно да влияят на съдбата на проекта и те не трябва да са прекалено много - в противен случай процесът на вземане на решения ще бъдат забавени
- срещи нередност комитет. Комитетът трябва да се срещат редовно, като например веднъж месечно. Дори ако проектът все още е доста кратко на срещата трябва да се съхранява на членовете на Управителния комитет в ноу
- Честото отмяна или отлагане на срещи. Понякога е необходимо да се среща забавяне или анулиране, ако някой от членовете не може да дойде на срещата. Въпреки това, честото анулиране да доведе до загуба на работни ритъм. Най-хубавото е, че се провеждат заседанията на регулярна основа и по едно и също време
- Предоставяне на невярна информация за състоянието на проекта. Ръководителят на проекта трябва да бъдат сигурни, че информацията, която се предоставя на членовете на Управителния съвет, отговаря на действителността. С други членове на комисията ще бъде в състояние да помогне в управлението на проекти - решения ще бъде погрешно. Важно е да се предостави информация в достатъчен обем - включително и рисковете, свързани с промени в проекта и проблемите
- Подготовка твърде подробно представяне. Много лидери смятат, че те трябва да се постави цялата информация в кадрите, но в действителност това не е така. Лидерът трябва да е готов да отговори на въпроси от страна на комисията, ако той имаше там, но твърде много данни отнема вниманието от най-важната информация и да прекарате ценно време участниците в срещата
Управителен комитет - важен компонент на добре функциониращ проект. Тя е предназначена да помогне за проект на клиента в посока на проекта обратно на пистата и е точка ескалация на ръководителя на проекта. Основното нещо, за да се уверите, че всеки участник знае ролята си, заседанията се провеждат редовно, и ръководителят на проекта ясно предава информация за състоянието на проекта и решенията, които се вземат за успешния ход на проекта.
Свързани статии