В тази статия подробно обсъдени въпроси като:
- текущи и архивни съхранение на документи;
- Организация на този съхранение на документи;
- проблеми на сегашната съхранение на документи;
- номенклатура на нещата в сегашната съхранение на документи.
Текущ и архивно съхранение на документи
Актуални случаи за съхранение включва съхранение на бизнес документи, на които все още не са приети решения или се изпълняват. Например, ако е издал заповед да се изпрати един служител в командировка, и тя все още не е завършена, тя ще се съхранява в продължение на толкова дълго, колкото на пътника не предоставя доклада и друга документация. След ще бъдат предоставени в доклада на мисията (с авансови отчети и оправдателни документи, ако има такива), всички документи, подадени в един случай, заедно с реда и изпратени на архивно съхранение. Естествено документи преди прехвърляне на архива, ще трябва да се провери, за да се провери точността на техния дизайн, но като цяло същността на процедурата не се променя: веднага след като срока за изпълнение на документа, той може да бъде изпратен до архива (вероятно в краткосрочен план за съхранение на изпълнените документи висящи регистрация по този въпрос).
Текущ и архивно съхранение на документи се различават и по организацията на работата с тях. Ако архивиране предполага дългосрочно съхранение (в редки случаи, хартията се отстранява от архива), оценява и по-нататъшно разрушаване, сегашната хранилище промени и резолюция чака. Всички документи от текущата съхранение постепенно се преместват в архива, но те не се движат в обратна посока. Също така, на сегашните документи Съхраняване в никакъв случай не е възможно да се унищожи.
Организация на този съхранение на документи
Организация на този съхранение документ означава:
- съхранение на документи в хода на тяхното изпълнение;
- съхранение на изпълнените документи.
С други думи, при сегашната съхранение означава процесът се извършва за практическото използване на документи с разглеждането на ценности и предаване на документите за архивиране.
Изпълнение на документи в случая трябва да се формира в съответствие с номенклатурата на нещата. В този случай от момента на тяхната институция и да се прехвърли в архивите на Организацията се води на мястото на образуването им.
Проблеми на ток за съхранение на документи
Говорейки за съхранение на документи, трябва да се отбележи, че организацията на тяхното съхранение трябва да гарантира запазването на документи и файлове и използваемост. По същество, което трябва да се грижи за документите, както би направил в архива на организацията. Въпреки това, поради липсата на архивни условия, осигуряване на адекватно равнище на безопасност е един от проблемите на текущата съхранение на документи.
Проблеми на този подаване също са свързани с тяхната безопасност. В крайна сметка, не всеки служител (изпълнител) може да окаже върху работното място безопасно, или поне заключена кутии. Ето защо, на практика се оказва, че документацията могат да бъдат достъпни от всеки.
Също така, търговски книжа, които са в сегашния съхранение е много лесно да загубиш. Обикновено това се случва, на етапа на изпълнение на документа, когато той не се зашива за каузата. За да се избегнат тези усложнения, много служители правят предварително копие в електронен формат. Тази предпазна мярка не само осигурява безопасността на документи, но също така ви позволява бързо да получите достъп до съдържание бизнес хартия.
Гамата от случаите, в сегашната съхранение на документи
Както вече бе споменато по-горе, документите, които трябва да бъдат изпълнени, се съхраняват в специална папка в художника. Тези папки трябва да съдържат надписа: "Спешно", "На изпълнение" и т.н. Папки, съхранявани в деня на изпълнителния масата, и след операцията се отстраняват в маса или шкаф чекмедже. Папки с неизпълнени документи се съхраняват по такъв начин, че при липса на изпълнителната власт, че те могат да бъдат незабавно прехвърлени към изпълнението на други служители.
За съхранение на документи, изпълнени са специални папки. "Свързващи вещества" се използва за съхраняване на документи с кратки срокове, тъй като в такъв папка с документи, подредени в обратен хронологичен ред: по-късна дата са първите (горната част), и по-ранни документи - в края (дъното).
За документи удължен и постоянен срок на съхранение, се препоръчва да се използват една папка със система за меко монтаж. Това позволява на подгъва, всички документи в правилния ред.
След това трябва да се групират документите изпълняват в съответствие с правилата за регистрация и образуване на дела. Номенклатурата, използвана типичните случаи, или трябва да се използва за, както и индивидуална номенклатура, разработен от организацията. Забележително е, че за създаването на индивидуалната номенклатура, използвана като основа за характерния или примерни.
Трябва да се отбележи, че в зародиш и несвършена работа не може да се постави на рафта. В противен случай, архивиста ще ги върне обратно в организационната единица.
прикачени файлове
- Номенклатура въпроси (откъс) .doc
- Номенклатурата на структурните подразделения на организацията работи (форма) .xls
- Номенклатура на организацията работи (фрагмент) .xls
Свързани статии