. Съхраняване екзекутирани документи. Концепцията на документи се предлага в допълнение към документиране на информацията и работния процес, както и съхранението и използването на документите в дейността на предприятието.
Този тип памет се нарича оперативна, с онлайн място за съхранение може да бъде разделена на два подвида:
съхранение на документи в хода на тяхното изпълнение;
съхранение на изпълнените документи.
Изпълнени документи се поставят и съхраняват в делата в съответствие с номенклатурата на нещата. ГОСТ Р 51141-98 "документи и архивиране на термини и дефиниции." Case - съвкупност от документи или документи, свързани с една и съща тема или сфера на дейност, който се поставя в отделен плик, като номенклатурата на делата е систематичен списък на наименованията на нещата в организацията на вътресъдова , с крайни срокове за тяхното съхранение, проектирана в съответствие с установената процедура.
Групирането екзекутирани документи по делото в съответствие с номенклатурата на делата и подреждането на документите в случаите, посочени образуването на делото.
Делата се образуват в организации с централизирано съхранение на документацията - за управление на документацията на услуги (DOW), с децентрализирано - както на структурните звена (лица, отговорни за Dow), както и обслужване на Dow.
В образуването на случаи, спазвайте следните основни изисквания:
документ с постоянно и временно съхранение трябва да бъдат групирани в отделни случаи;
включва се занимават с едно копие на всеки документ;
групиране на документи в случай на една календарна година (с изключение на: минаващи въпроси, съдебно производство; лични дела, които се образуват по време на целия период на лицето в организацията; образователни документи, които формират за учебната година, и др.);
случай не трябва да съдържа повече от 250 листа, с дебелина не повече от 4 cm.
За подробности относно формирането на случаите, описани в 3.5 Основни правила на архивите на организации.
В допълнение към формирането на случая се предоставя и в процеса на регистрация, която трябва да се извършва в съответствие с правилата, установени в част 3.6 Основни правила на архивите на организации.
Случай на трайно и дългосрочно съхранение (над 10 години), включително документи за персонала, се предава за съхранение в архивите на Организацията не по-късно от три години след приключването му водене на документацията. В този случай, прехвърлянето на делата се извършва по график, изготвен от архива, се съгласи с началниците на отдели, да предаде документите на архива, и одобрена от ръководителя на организацията. По реда на придобиване на архива на организацията и прехвърлянето към него на нещата, описани в части 3.1, 3.2, 3.3 и 3.7 от основните правила на архивите на организации.
временен калъф за съхранение (до 10 години), като правило, в архивите на организацията не са прехвърлени: те се съхраняват в звената, както и датата на валидност трябва да бъде унищожен.
През последните години, заедно със съхранението на документи (на хартиен носител), образуван в случая, много организации са приели и електронно съхранение. складиране на данни позволява да увещава използването на документите в текущата дейност, тъй като работата с документа може да произведе няколко служители в същото време, както и достъп до документ се извършва в рамките на няколко секунди, в съответствие с правата на работника или служителя. От това можем да заключим, че използването на електронни хранилища на документи може да се увеличи ефективността на изпълнение на задачи и задължения.
Създаване на такава електронна хранилище документ е по-добре само в тези организации, които не се използват от системата за автоматизация на управлението на документи, и не се планира тяхното изпълнение. По-голямата част от системи, които автоматизират DOW позволи документа за регистрация, запишете файла с имиджа си в специален трезор.
45. основните изисквания на нормативните документи, регламентиращи този етап на работния процес. Отговорността за опазването на документите.
46. Основните етапи на прехвърлянето на документите в архива или унищожаване: подготвителна (обосновка за начина на подбор на съхраняване или унищожаване чрез разглеждането на документите на стойност), основно (подготовка на делата за прехвърляне на архива), окончателен (трансфер до архива или унищожаване).
. Каква е процедурата за прехвърляне на документи в архива за съхранение?
Прехвърляне на архива да се случи и на двете постоянни и временни (над 10 години) за съхранение, както и случаите, по отношение на персонала.
Прехвърляне на документи, създадени при стриктно спазване на съответните запаси. Случаи на дългосрочно и постоянно съхранение се прехвърлят на архива, веднага след като една години е преминал в края на тяхното използване в офис работа.
Но забележете всички формалности - това е просто "не е толкова лошо". Сложността, която е - да разпореди прехвърлянето на документи до архивите на щатите: предварително всяка хартия трябва да се подложи на пълна обработка на архив. И това е - серия от времеемки стъпки и цялата гама от формално действие.
По този начин, първия срок се изчислява документите за кандидатстване в офис работа, систематизира тяхното съдържание, завъртете така, номерирани списъци, а в някои случаи - са така наречените "лист-свидетел" на случая.
Следващият етап от подготовката на прехвърлянето на документите в архива за съхранение - разглеждането на тяхната стойност.
Следваща съставен списък на документите, да бъдат прехвърлени към архива за съхранение.
В този случай, всички копия на списъка е знак за присъствието им и реалната сума. След това, съответствието на броя на случаите, включена в списъка, броят на случаите, посочени в номенклатурата на организация.
Окончателното и най-важна стъпка е самостоятелно архивиране на документи.
Предаване и приемане на документи в архивите на записани няколко копия на описа. И едва след това можете да определите лицето, което отговаря и дата прехвърляне на дела на архива.
И това само за кратко. И колко много непредвидени трудности биха могли да попречат на предаването на документите в архива за съхранение.
Както можете да видите, подготовка на документи в архива - това е дълъг и трудоемък и изисква безупречен съответствие.
Етапи на подготовка на документите добавите до отнема време и труден процес.
И процедурата за прехвърляне на документи в архива за съхранение - правилата, по които е невъзможно да се "освобождава". И още повече - да се игнорира или забавяне "за по-късно".
Всяка проверка бързо да откриете и най-малкото смущение в архива на дружеството, че предприемачът е изправена пред сериозни проблеми.
В допълнение, в подготовка за прехвърляне на документи в архива за съхранение е много често се ангажира сериозно методически и практически грешки.
Page генерирана за: 0.008 сек.
Свързани статии