В отговор на въпроси, които изискват колективно обсъждане, проведено на различни видове срещи, срещи, срещи. В зависимост от състава на участниците, честотата и естеството на въпросите, които ще бъдат обсъдени, те се разделят на:
· Месечни срещи, срещи;
· Пленарни сесии, симпозиуми и др
Има една поговорка: "Ако искате да се намали продължителността на срещата - не съжалявам за времето за изготвянето му."
1. Големи срещи се провеждат в съответствие с плана, който дава възможност на главния секретар да разгледа предварително условия за получаването им.
Техническо оборудване на срещата: столове, маси (за Бюрото), креда борда, микрофон, аналой, аптечка с медицински консумативи и т.н.
Трябва да се осигури работно място за стенографите, ако е необходимо - преводач.
Организационна подкрепа на участниците в срещата:
· Оборудване на помещения с технически средства.
2. Секретарят, като правило, се подготвя за оперативна среща. които се провеждат веднъж седмично или всеки ден в офиса на главата.
Секретар на подготвителната фаза на оперативните срещи:
· Уведомява участниците за провеждане на заседанието;
· Осъществява контрол върху тяхното навременно обслужване;
· Определя се и се отчита пред ръководителя за причините за липсата на участниците по време на заседанието;
· Осигурява канцеларски материали, председател на събранието;
· След края на срещата, подрежда стаята.
3. Ако управителят поканен на срещата, министърът трябва да:
· Advance да подготви необходимите документи за това;
· Отпечатване на текста на доклада;
· Навременно да напомня на надзора на датата, мястото и часа на срещата, неговата продължителност.
4. Ако управителят изпраща на среща на неговия заместник, секретар уведомява цялата необходима информация и да предоставят съответните материали.
Свързани статии