развитие VNIIDAD за управление на електронни документи
VF За да Янков. И. п. Заместник. директор VNIIDAD
Vsebolgarsky Научноизследователски институт по управление на документите и архивистика (VNIIDAD) през последните години многократно са извършили работа, свързана с изучаването на електронни документи, разработването на нормативни и методически основи на организацията на работа с електронни документи в офис работа и организация на архивно съхранение.
Препоръките са при условие, че в случай на промени в хардуера и софтуера на околната среда и от използването на компютърни формати, повреден архив медийна организация (държавен или общински архиви) е работа по превръщането на електронни документи в нови формати и / или миграция към новите медии.
Освен това, в раздела за препоръки съдържа разпоредби относно организацията на съхранение на електронни документи в архива, като се гарантира запазването на електронни документи, съхранявани в архива, регистрация и използване на електронни документи, както и процедурата за прехвърляне на документи от архивите на организацията в държавна или общинска архива. Важно е, че архивите, съхраняване на електронни документи трябва да имат подходящо оборудване и софтуер за извършване на необходимите работи: проверка на възпроизводимостта на електронни документи на преобразуването и миграцията, копиране на електронни документи и т.н., както и архивните специалисти със специално обучение в областта на информацията. технология.
В резултат на тази тема описва процесите за управление на документи основни в EDS под жизнения цикъл на документите, формулирани общи принципи и изисквания за EDS, и е схема на класификацията и организацията на нещата, се установяват изискванията за прилагане на EDS функции, изисквания за информация за поддръжка на SED , изисквания за използването на електронни подписи, търсене на информация и представяне на информация и докладване на информацията за управление на SED изисквания за организацията на съхранение на данни в ECM, до административни и управленски правомощия в SED, на SED за функционирането на изискванията за модел за подражание, и обучение на потребителите.
В отделно приложение към доклада по темата описва състава на областта на въвеждане на форми (регистрационни и контролни карти документи карти и класификаторите директории, които съставляват проектира система), която осигурява идентификация на различните групи и управление на документи през целия жизнен цикъл на документите в ЕСМ се определя от функционална назначаване информация за документите, които да бъдат включени в SED. В описанието на полетата за въвеждане на форми дава възможност за интегриране на документа в организацията на архива информационна система, а след това към информационната система на държавния или общинския архив, ако документът е обект на постоянно съхранение в съответния архив.
В резултат на това, изучаването на съвременни подходи за управление, класификация и съхранение на документи в електронна форма формулира концепцията за създаване на цифрово хранилище на електронни документи (TSHED) на институционална структура, образувана с цел създаване на общо пространство на законно съответните електронни документи, включително местоположението им и осигуряване на стабилни, безопасността, достъпността в рамките на приетата политика за сигурност.
В момента са определени изисквания към функционалната система на автоматизирани информационни системи, се извършва техническа и икономическа оценка на техническите средства, образуван от софтуер и хардуер за изпълнението на работата на автоматизирани системи, направен съвместно разработване на основните насоки и цели на изпълнението EDS и архивни организации.
Като част от съвместната работа е планирано пускането в експлоатация на автоматизирани системи за организиране на колективна работа по проектите на административни документи и документи, създадени в хода на изследователската работа; организация на учебния и преподаване работа в системата на допълнителното образование и обучение; организация на работата по информиране; организацията на сайта на института.
Свързани статии