Библиографска описание:
В хода на своята дейност, всяка организация, независимо от собствеността и вид дейност, "придобива" огромен брой документи, които съдържат разнообразна информация стойност. Повечето от тази информация губи стойността си с течение на времето. Всяка година броят на тези, които са загубили своето значение, документите се увеличили само при тяхното съхранение трябва да бъдат разпределени на голяма площ и по-специално оборудвани помещения. В тази връзка, че е необходимо да се изолират и да унищожи документите с изтекъл срок на годност.
С цел да се унищожи документите с изтекъл срок на годност след дейности, трябва да се представят
- Изберете такъв, документите, които трябва да бъдат унищожени.
- За одобряване на акта относно разпределението до унищожаване на архивни документи, не трябва да се съхраняват.
- За да се прехвърли делото, документите за унищожаване.
Стъпка 1. Избор на случаи idokumentov бъдат унищожени
Изолиране на дела и документи с изтекъл срок на съхранение за унищожаването на една от основните цели на стойността на разглеждане на документите в организацията. Експертна оценка на документи - etoizuchenie документи, въз основа на критериите за тяхната стойност да се определи срокът за съхранение на документите.
Важно! Експертиза стойности са предмет на всички документи на организацията, независимо от вида на медии и методи на запис. Преди разглеждането на унищожаването на стойност на документи е забранено.
експертиза Документи стойност се основава на:
-actions закони и други нормативни правни актове на България в областта на архивите, информация и записи на управлението;
-tipovyh, ведомствени и други списъци на документи с датите за съхранение, стандартни номенклатури и случаи на пробите.
офис работници, професионалисти, отговорни за канцеларска работа в структурните части на организацията, заедно с експертната комисия за подбор на документите за съхраняване или унищожаване.
Работата по освобождаването на документите до унищожаването също може да се проведе в архива на организацията и се проведе на персонала архив време стойността на разглеждане на документите, които се предават на държавни (общински архив) - за източниците на придобиване на държавни / общински архиви, или в процеса на провеждане на планирани дейности за оптимизиране Шкафове архивни фондове (за организации, неправителствени източници на придобиване на общинските архиви) /
Важно! За да се организира и провежда работа по разглеждането на стойността на документи по реда на главата, за да се създаде постоянна експертна комисия (ЕК), в организации, които имат подчинен на мрежата, за да се създаде постоянна експертна комисия централното (ЦИК).
Основният регулаторен инструмент за определяне на срока на годност на документацията е в списъка на стандарт за управление на архивни документи, получени в хода на дейността на държавните органи, органите на местното самоуправление и организации, с посочване на срока на годност. Списъкът включва примерни управление архивни документи, получени в хода на дейността на държавни органи, местни власти и организации в изпълнението на един и същи тип (общи за всички или повечето от) ръководни функции, независимо от собствеността, с посочване на срока на годност.
Обекти на случаи на процеса на унищожаване, документите са:
- случаите с изтекъл срок на годност, са в структурните подразделения на организацията, както и документи с изтекъл срок на годност, включително копия на иззети от случаите да бъдат прехвърлени към архива на организацията документи;
- в случай на временни периодите на съхранение (над 10 години), чиито срок на годност е изтекъл, формирана както е описано и записани в годишните инвентаризации случаите прегради, документи в архива на организацията.
Разпределянето на делата между унищожаването на документи в производства, извършвани от работници на структурното звено, което трябва да изпълните следните стъпки:
Стъпка 2: Процедурата за съставяне на акт ovydelenii kunichtozheniyu архивни документи, не трябва да се съхраняват
Подготовка на акта относно разпределението на унищожаването на документи, които не трябва да се съхраняват в документирането включват:
- обучение в областта на структурните подразделения на предложения за действие относно разпределението на унищожаването на документи, които не могат да се съхраняват;
- обучение на работното място офис проект акт относно разпределението на унищожаването на документи, които не трябва да се съхраняват всички структурни звена на организацията;
- съгласуване и одобряване на акта.
При изготвянето на този закон трябва да съдържа името и на изхода на списъка на документите, показващи времето за съхранение на базата на какви документи се разпределят за унищожаване.
В табличен вид съдържа описание на деянието, посветена на унищожаването на дела.
Граф 1 "номер р / р" - номер на последователност в колона 1 се поставя с арабски цифри в брутната ред, започвайки с "1".
Колона 2 - "нотариални актове (документи водещи Group)". За разлика от списъци, в които всеки един случай е подадена по силата на отделно номерирани позиции на подобни случаи в акта му е позволено да се направи под общото заглавие. Ако в акта на делото няколко структурни дивизии, името на всеки бизнес единица е показан пред група заглавни работи на устройството.
Граф 3 "години". Показва години на ранната и късната случаи.
Колона 4 "инвентарен номер" и колона 5 "брой единици. ч. "Акт на място не е попълнено.
Колона 6 "Брой теми". Показва общия (с натрупване) броя на случаите група (колона 6 инструмент).
Граф 7 "живот и номера на артикули на рафтовете в списъка." Аз се посочи срок на годност, както и член номер в списъка, който се използва в разпределението за унищожаване на документи, които не трябва да се съхраняват.
Колона 8 "Забележка". Указва допълнителна информация за въпросите, които ще бъдат унищожени, а именно на индекса (ове) на министъра въпроси номенклатура (Приложение 1).
архив работник организация, отличава по случая, не трябва да се съхраняват, унищожаването и в изправност прави таблица със списък на случаите, които да бъдат включени в акта относно разпределението до унищожаване на архивни документи, не трябва да се съхраняват.
Закон за разпределение до унищожаване на архивни документи, не трябва да се съхраняват, се подписва от служителя, който е направил стойността на разглеждане на документите (като правило - в Министерството на офис), а след това е изпратен за одобрение от CEA (ЕО) организация с годишни под описи случаи на постоянен срок на съхранение и лично състав.
Важно! Ако организацията е източник на придобиване на държавни или общински архиви, в случаите, включени в акт може да бъде унищожена само след одобрението и съгласието на СИП, съответстваща архивни описи случаи на постоянно съхранение и персонал. След одобрението на материалните запаси случаи на постоянен срок за съхранение на СИП архивните институции в акта относно разпределението до унищожаване на архивни документи, не трябва да се съхраняват, за влизане, които са били одобрени годишните инвентаризации прегради случаи на постоянно съхранение на същите години, с датата и номера на протокола СИП.
След одобрението на СИП архивни институции годишна инвентаризация прегради случаите на постоянен период на съхранение и съгласуване на годишните инвентаризации прегради работи на акт на персонала относно разпределението на унищожаването на документи, които не трябва да се съхраняват, одобрена от ръководителя на организацията.
Ако организацията не е източник на придобиване на държавни или общински архиви, актът относно разпределението на унищожаването на документи, които не трябва да се съхраняват, според ръководителя на организацията след подготовката и одобряването на годишните инвентаризации прегради въпроси на персонала.
Е предвидено в акт на поредица от промени в регистрите, посочени в унищожаването на нещата в архив организацията (документация отбележат унищожаването на нещата може да се отбележи в номенклатурата окончателното записване на организационните въпроси).
При попълване на линии за изменение на записите документ, подписан архив служител, който е направил промени в регистрите показва, своята позиция.
Стъпка 3: Прехвърляне на случаи до унищожаване на документи
Физическо унищожаване на документи може да се извършва само след одобрение от страна на ръководителя на организацията на годишна инвентаризация на прегради случаи на постоянно съхранение и персонал, действа по разпределение на унищожаването на документи, които не трябва да се съхраняват.
Прехвърлянето на делата се извършва от сметката приемане, в който се посочва датата на прехвърлянето, броят на случаите, предадени и теглото на отпадъчна хартия.
Зареждане и отстраняване за обезвреждане се извършва под контрола на лицето, което отговаря за безопасността на архивни документи на институцията. Ако е необходимо, документите могат да бъдат унищожени в присъствието на представител на организацията, с изготвянето на акт на физическо унищожаване на документи. Този акт прави във всякаква форма.
Трансфер документи за унищожаване на записани в крайната част на акт, който определя количеството предадени за унищожаване на документи единици за съхранение и тяхното тегло.
Ако изберете една организация, която следва да се изисква вариант случаи унищожаване запис на унищожаването на процеса на акта.
В резултат на унищожаване в ръцете на процедурата трябва да остане няколко документа:
- Закон за разпределение до унищожаване на документи, които не трябва да се съхраняват
- законопроект, подписан от двете организации в случай на прехвърляне на документи "на страната", за да се унищожи;
- актът на унищожаване на документи непременно от организацията, която извършва този процес (т.е. тя може да бъде като организация, да се отнасят случаи до унищожаване и организацията ..).
Използването на документите, за да бъде унищожен, е забранено за битови нужди. Унищожаване на документи се извършва по такъв начин, че да се гарантира поверителността на информацията, съдържаща се в него.
Пример от Закона за разпределението на унищожаването на документи, които не трябва да се съхраняват
Основни понятия (генерирани автоматично). архивни документи, Унищожаване на документи, Унищожаване на архивни документи, изтекъл срок на годност, срок на съхранение, описи на случаи, стойността на документи, описи случаи на постоянни, унищожаване на документи, части от запасите на случаи, управление на архивни документи, указващи периода на съхранение, случаи на постоянно съхранение на документите за архивен фонд използване на архивни документи, унищожаване на нещата, за съхранение на документи, проверка на стойността на документи, годишна организация описи прегради дела.