В последния брой на "Регистър на служителя на персонал", ние разбираме, че, как се формират и поддържат архивите на служителите и да определи кои документи обикновено са включени в досиетата на персонала. Всички тези документи съдържат лични данни на служители, повечето от тях имат дълъг срок на годност, което означава, че законът налага специални изисквания към текущото им съхранение в офиса на персонала и осигурява специална процедура за изготвяне на лично досие за доставка до архива след уволнението на работника или служителя. От тези изисквания, правила и процедури, което имаме днес и ще поговорим.
Използвате ли професионална информация!
Текущи събития ЛИЧНИ СЪХРАНЕНИЕ
Функции за съхранение на лични файлове в организацията на работа, в резултат на несанкциониран достъп до документи, съдържащи лични данни на служителите, както и ефективно търсене на информация.
случаи за съхранение се извършват на мястото на образуването им, и включва:
- поставяне на въпроси в областта на оперативната памет;
- счетоводни въпроси;
- случаи на екстрадиция (документи) за временно ползване (с последващо връщане до мястото на съхранение);
- мониторинг на наличието и състоянието на нещата (документи);
- подготовка на случаи (документи) за прехвърлянето на организацията на архив (или в държавни или общински архиви).
Обърнете внимание!
Тъй като личните досиета, съдържащи личните данни на служителите, те трябва да се съхраняват на сигурно или в заключен и затворен шкаф.
Можем да различим следните основни правила за съхраняване на лични файлове в организацията на човешките ресурси.
Правило 1. лични файлове, съхранени в обслужващия персонал в касите (шкафове), като използвате основните защитни средства за съхранение (папки, пакети).
Правило 2. папки с лични дела са подредени на рафтове във вертикално положение, кълнове навън по ред на номерата.
Правило 3. Човешки ресурси съхранява личните досиета само активни служители, лични файлове отхвърлени, се депозира в архивите или в държавни или общински архив.
Правило 4. Лични файлове се съхраняват отделно от личните карти на служителите и работни книги.
Правило 5. Отговорността за безопасността на лични дела, се упражнява от ръководителя на отдела за персонал.
В нашата компания тази година решиха да създадат и поддържат лични файлове на всички работници и служители, без изключение. От една страна, това е много удобно - почти цялата информация за всеки служител ще се съхраняват на едно място. Но, от друга страна, тъй като броят имаме е достатъчно голям, сега мисля за да не се изгубите в папки с лични дела. Има ли някакви "рецепти" за организирането на съхранение на тези папки?
За да се рационализира настоящата съхранение на лични файлове на работниците и служителите, е необходимо да се проведе азбучен индекс карта на лични файлове, които ще ви помогнат бързо да намерите желаната папка. Този файл се състои от азбучни карти.
Пример за азбука карти
По азбучен ред карта се попълва за всеки частен бизнес и включва:
- фамилия, име, презиме на служителя;
- Личните въпроси;
- датата на неговото създаване;
- други референтни данни.
На по-малък брой служители в една организация може да поддържа азбучен книга лични дела.
Какви са основните правила за работа с един личен въпрос, издадени за временно ползване?
Когато става въпрос за един личен въпрос, издаден за временно ползване, е забранено:
- от корекции в документите на лични файлове;
- правят нови записи или шият нови документи в него;
- извлече от документите за лични файлове, достъпни за него;
- разкриване на информация, съдържаща се в документите на личното дело.
Забележка: понякога искате да извлечете от личното дело никакви документи. В този случай, трябва да се направи съответното вписване във вътрешните работи на документи за инвентаризация. Спомнете си, че това е изключение от общото правило започва да се изготвя веднага след образуване на делото.
Как да се гарантира незабавното връщане на контрола на лични въпроси, издаден или изпратен за временно ползване?
За контрол на своевременното връщане на лични въпроси и да се предотврати се използва загуба на контрол карти, попълнени за всеки издаден (изключен) бизнес.
Пример за контрол картата
Моят опит на персонала вече работят доста голям, но се сблъскват с такава ситуация за първи път. Един от служителите изразил желание да се запознае с негов личен избор. И аз просто имам един въпрос: това е възможно, за да го въведе? И ако е така, в какъв ред?
При идентифицирането на несъответствия в документацията, намирането на остарели документи като част от личното досие на служител има право да го докладва на организацията на персонала услуга. За такова искане на работника или служителя и приложете документите, на които е възможно да се направят съответните промени в предварително произведени записи или копия на документите (за замяна на остаряло).
Не забравяйте, че всяка година в сервиза трябва да се извършва за да се провери дали държавни и частни дела. Проверка на факти, се записва в допълнение към личната формата на счетоводния персонал.
При определяне на евентуалните слабости в проектирането и управлението на лични дела представлява акт.
Дългосрочно съхранение НА ЛИЧНИТЕ
След уволнението на работника или служителя личния му бизнес се превръща в пълен водене на отчетност и обикновено се прехвърля в архива на организацията или е в сервизната фирма персонал преди неговото прехвърляне към държавната или местната съхранение.
За да се премине на личните файлове в архива, те трябва да бъдат специално подготвени. Predarhivnaya обучение включва две процедури: проектиране и описание на случая.
Осъществяване бизнес личен
Лични файлове подлежат на пълна регистрация, което включва следните актове.
Стъпка 1: Подаване на лични записи в твърди корици от картон на четири пункция без метални скоби (с въже връзки) или свързване на бизнес документи.
Стъпка 2: групиране на документи от един личен въпрос.
При подготовката на лични файлове за тяхното прехвърляне архивно съхранение на документи за всеки отделен случай трябва да се организира в хронологичен ред на техните дати. За лична форма на счетоводния персонал и автобиография ще бъде датата за тяхното изпълнение. Тези документи са поставени в началото на делото. Освен това има и документи, свързани с регистрацията на работника или служителя на работа.
След това, в хронологичен ред от следните документи, които са създадени по време на трудовата дейност на работника или служителя. Усъвършенстването частна афера документ представлява уволнение.
Наскоро получих ръководител на ВП в една организация. В одита документи за персонал са открили, че има непотърсени документи в личните дела на служителите: някои работни книги и дори военен ID. Как да се справим с тях? ако те са обект на специална регистрация в случая?
Ако има в непотърсени лични документи (лични карти, трудови книжки, военни ID) те поставят в плик и подава в случая. Ако тези документи са много, те се отстраняват от техните случаи и да ги отделен опис направи.
Стъпка 3. Номерацията на листове бизнес черен графит молив в горния десен ъгъл на арабските цифри.
Забележка: цените на вътрешния персонал инвентаризация подават номерирани отделно.
Етап 4. Получаване на осигуряване надпис на случая (в случай на листовия-свидетел).
За осигуряване на надпис нагоре на отделен лист за свидетеля. Той отразява особеностите на физическото състояние на личното дело (например повреда, липса на документация, и така нататък. П.) и неговата формация (например, заместник по някаква причина оригиналните документи на техните заверени копия).
Пример за съдебна свидетел лист
Стъпка 5: Добавяне на необходимите корекции в данните на корицата на делото.
Един от нашите служители наскоро подаде оставка. Но по време на работа в нашата организация, тя се омъжва, той сменя името си. Как тогава да се вземат предвид промените в личния си файл в момента го депозира в архивите?
Ако служителят по време на периода на работа в организацията променил името си, бизнесът му се обяснява в последния името и старото (бивш) оградена в скоби.
Отчитане на лични разселените работници
Частни работи съкратените работници обмислят два начина.
Метод 1. Всяка индивидуално.
Метод 2 за сложни лични дела.
При сложни личните дела има за цел да се комбинират няколко лични досиета по азбучен ред на фамилните имена и имена рамките на една година от освобождаването им, като се вземат предвид допустимия размер на един-единствен случай (не повече от 250 листа). За тази цел на съществуващата сума на личните досиета на служителите на компанията уволнени през дадена година, трябва да бъдат систематизирани по азбучен ред на фамилните имена и имена на служители. В този случай, материалите, свързани с различни индивидуални случаи, отделен празен лист хартия, показващи върху него на име, фамилия и фамилното име на съответните съкратени работници и служители.
След това - деление на силата на звука в рамките на съществуващите фамилията азбука. подпори "Том" е попълнена в присъствието на няколко тома на сложни лични дела. Всеки съвместен случай (че) е снабден с вътрешна инвентаризация, изброявайки имена и първите имена и номера на страници, които се намират в рамките на съответните документи (информация).
Описание на личното досие
бизнес описание - той е като му на корицата на всичко необходимо за съхраняване и извличане на информация за документите по случая.
Case Cover за персонала и да направи в определеното форма. Горната граница на капака, посочен в наименованието на поименно случай. Ако организацията има официално съкращение, то се изписва в скоби. След това посочи името на структурното звено. Ако името на организацията или отдел променя по време на периода, обхванат от случая, на корицата на олово и двете имена. Бившият име в скоби посочват.
Капакът трябва да посочите серийния номер на делото, съгласно списъка (архив код), а индексът на бизнес номенклатура. Номенклатурата и делото е прехвърлено за покриване на периода на съхранение на документи. Строителните работи на постоянен срок на годност пише: "Дръжте постоянно". Срокът на годност на делото на посочено в долния десен ъгъл на капака на случай. Бъдете сигурни, за да отрази информация за датата на делото. Датата на лични дела са Дати случая документи.
Така например, крайната дата на личното дело - е датата на подписване на заповедта за назначаване и уволняване на служителите.
Доставка на личните досиета в архива
Прочетете този месец
Свързани статии