Къде се е случило с съгласието на синя папка стои на най-горния рафт в десния ъгъл? "Обзалагаме се, че не просто трябва да задам същия въпрос И всичко това заради служители често имат да изпълняват функции счетоводни архивисти. ги избави от "документалния филм" проблеми могат електронно подаване на системата.
Истинският движение на финансите и стоки и материали често се извършва само въз основа на хартиени оригинали, които имат безусловно предимство пред "цифровите" копията. Въпреки това, в последствие сканирани от статистиката 85 на сто от тези документи, информацията не се губи, и електронни, напротив, се отпечатват. Поради факта, че документите се съхраняват в различни форми и, като следствие, на различни места, там е проблемът "двойственост" на архивни документи. По принцип нищо лошо в това, но само в тези периоди, когато документите се "събират прах" по рафтовете на магазините, а останалите в електронните папки. Тази въртележка започва с подаване на отчетност извън площадката и при проверката на място, преструктуриране и други значими събития. Счетоводители понякога изисква да бродира набор от документи, да се направи, ре-бод. В този случай, всяка единица обикновено съхраняват своите документи. В резултат на това за да получат необходимата "първичен" относно един договор или по проекта, трябва да има достъп до различни системи и архиви.
Съгласете се, че е много по-удобно, когато всички документи се съхраняват в един архив. Има специален софтуер, който ви позволява да се запазят всички счетоводни документи на едно място. В допълнение, всеки упълномощен служител може да има достъп до него и бързо да намерите желания инстанция в електронна форма и да го разпечатате копие на хартиен носител с всички подписи и печати.
Въпреки това, след като тя е да се отбележи, че такъв продукт особено подходящ за големи компании или организации, които имат множество отдалечени офиси. Логично е, че за фирмите, състоящ се от няколко души, по-скоро "старомоден", за да сканирате документи и да ги съхранявате на публичен сървър.
успешен опит
Както електронния архив на практика? По време на събитието експерти споделиха опита си в прилагането на тази система за съхранение. Така че, Наталия Zhurba, маркетинг мениджър, очерта предизвикателствата пред компанията преди имаше едно хранилище на документи, а също така е казал, че се е променило след въвеждането на новата система.
Този географски разпределени компания с много клонове и дъщерни дружества. В отдалечените бизнес единици на стотици документи се генерират ежедневно, които се записват в счетоводната система. В края на всеки отчетен месец първични счетоводни документи, отнасящи се до съответния регистър на транзакциите, са избрани в хронологичен ред и брошури.
Фирмата е голяма, а защото доста често има нужда да се събират хартия от отдалечени клонове да съставя документи за данъчната служба или да се образува пълен набор от всеки един проект. В този случай, счетоводството трябва да "разкрасявам" папка с "основната", да се направи на място, а след това той се връща на мястото си и повторно бод. Работата е доста времеемко, тъй като често се намери грешки в дизайна: някои копия трябва да ремонтирам, други не се дължат на факта, че мениджъри или мениджъри на проекти време не ги осъжда на счетоводния отдел.
В този случай, например, по искане на проверка на дружеството е длъжен да подготви необходимите документи в рамките на десет дни. Тъй като времето за създаване на колекция, за да проверява и да гарантира всеки отделен случай за толкова кратко време? После си спомни ситуацията, която възникна с Отворено общество "Dalsvyaz", една организация трябва да се представят за проверка dokumentv 14 милиона за пет дни (по време на действието на предишните нормите на Данъчния кодекс).
За да се отговори своевременно е доста трудно, особено като се има предвид, че компанията разполага с големи обеми и сложна система за контрол. Но за да се подготвят необходимите документи не само по време на извън площадката и проверки на място, но също така и за възстановяване на ДДС, или за привличане на кредитна линия в банката
Затова компанията реши да въведе система за единен електронен архив на първичните счетоводни документи.
Нека разгледаме, тъй като тя е построена, за да работят с новата система. Първо на всички документи, влезли в единна база данни - те са дигитализирани (сканирани). Теоретично, организацията на входни документи в системата могат да бъдат както централизирано (в офиса, като цяло, отдел създаден регистрацията на земя) и разпределени по отдели (персонал, работещ с входящи / изходящи документи - ръководител на проекта, счетоводител, складови работници, адвокат, и така нататък. г. самостоятелно сканира текущи документи и да ги обработва).
Тъй като дружеството притежава географски коренно различни структурни звена, а след това използвайте втория вариант - разпределено въвеждане системата документ. Сканиране "първичен" се провежда в складове, терминали и др. Е. Това е само на земята. След това, изображения на документи от страна на отговорния счетоводител и ги товари в един електронен архив. Резултатът е консолидация на централния офис с всички документи и географски разпръснати офиси в едно място.
Новото решение позволява да се структурира на информационния поток в рамките на холдинга и да се гарантира, че служителите бърз достъп до оригинални документи и бързото формиране на необходимите вноски.
Що се отнася до "първичен", с помощта на съвременни електронни решения, например, е в състояние да се сведе до минимум възможността за отказ за предоставяне на право на данъчно облекчение за ДДС се дължи на липсата на първични счетоводни документи, като изисква да се намери фактура Часът в момента е по-бързо и по-лесно. Електронната архив се съхранява така наречената "история" - в допълнение към "работни" документи в базата данни са грешни документи, промени, промени, бележки и др ..
Ръчен труд счетоводители е минимална - няма нужда да бродира, фотокопиране, отклоняване на служители от други звена и изнесат хора. Достатъчно е да направите електронен архив събиране на документи на специфични критерии, както и за отпечатване на изображения.
От частния - с генерала
Трябва да се отбележи, че управляващите дружества често са съпричастни към създаването на специални системи и архиви, които улесняват работа с документи, така че се опитват, доколкото е възможно, за да автоматизирате някои процеси. Въпреки това, като правило, всяка вградена система изисква от собствените си архив - както електронен и хартиен носител. Оказва се, че всеки отделен магазин единици. В резултат на това да се получат документи, свързани с договор или проекта, трябва да има достъп до различни системи и архиви. Следователно е имало термин - "клапа" автоматизация. Тези коренно различни системи тогава трябва по някакъв начин да се сдружават помежду си, и то не винаги е възможно. Оказва се, че "цифровата" решение, което има за цел да опрости работата на служителите, има, но истинско облекчение не работи.
Въвеждането на единен електронен архив - процес, разбира се, отнема време и ще отнеме известно време. Въпреки това, тя ще спомогне за изграждането на ефективна работния процес и улесни задачата за съвпадение документи, основаващи се на определени критерии.
Дария Сахаров, експертът на списание "Изчисляване"
Свързани статии