В производствения процес във всички предприятия за създаване на много документи, които винаги трябва да се съхраняват в продължение на известно време, понякога дори на няколко години. Ето защо, за да се превърне в актуален въпрос - как да организирате архив?
Как да се организира архива на компанията
Първото нещо, което трябва да се създаде всички необходими условия за съхранение на документи в архива. избраните от Вас стая трябва да бъде защитено от слънчева светлина, както и нивото на влажност в помещението не трябва да надвишава допустимото ниво. В архива входа на стаята трябва да бъде затворен за всички външни лица.
Имайте предвид, че в съответствие с действащите изисквания за архивиране на помещения, тя не може да бъде поставен в дървени сгради, изграждане с мокра земя, разнебитена стая. В този случай, помещение за съхранение на документи трябва винаги да бъде изолиран от други области, които се намират в тази сграда. Също така, не поставяйте файла на обществени сгради за обществено хранене, в организациите, които съхраняват или запалими химикали в близост до магазини за хранителни стоки.
трябва да поставите файла в специално пригодена сграда или който е специално създаден за увредените архивни документи. Стаята трябва да се намира на разстояние от други опасни предмети. Те включват коли гаражи, бензиностанции. Също така в близост до архивно помещение не трябва да бъде обекти, които замърсяват въздуха.
При избора на стая, в която искате да организирате архив, архива, за да работи нормално, имат нужда от няколко отделни сгради: архив, пространство за документи, стая за използване на документи, които са на склад, работно помещение за всички служители на архива.
Архивното стая трябва да бъдат отделени от промишлени, битови, архивни помещения. Важно е, че стаята не са имали обща вентилационна тръба. Също така в тази стая е включен г. водни тръби и канализационни системи.
Необходимо е да се направи за организацията на съхранение, "Наредба за съхранение на документи, документи", а след това да одобри управителя на предприятието. Можете също така трябва да се създаде специална комисия от експерти, които от време на време да се извърши проверката на документите за общото спазване на срока им на годност. За да се организира по подходящ начин архива трябва внимателно да разгледа въпроса - как да се организира архива на предприятието. тъй като записите на фирмата трябва да се запазят в продължение на няколко години непокътнати.
С тази статия четем:
Свързани статии