Организация на работата на ведомствени архиви

Тук ще Ви предложим една стъпка по стъпка ръководство, за да се възстанови, или организацията на архива на предприятието от нулата в случаите, когато дейността се извършва правилно или не се извършва най-малко. Това ръководство е прост и достъпен, той подробно ще обясним какво да направите, ако са инструктирани да се проведе във ведомствените архиви, и вие нямате представа къде да започне.

Регулаторна и методологическа рамка за организиране на ведомствените архиви

Ако вашата фирма произвежда завършени документи за общински или държавен архив, а именно, да бъдат предавани на ценните книжа за постоянно съхранение, можете да се свържете с куратор на архивните институции, които могат да ви посъветват по много въпроси, и вие ще се съберат от него много полезна информация.

Обикновено, архива на организацията е част от живота в офиса, т.е. секретариат, офиси, общ отдел и така нататък. Когато имате голям обем от документация, ведомствените архиви могат да бъдат организирани като самостоятелна структурна единица.

Описание на длъжността на служителя, отговарящ за предприятията архив трябва да включва информация за видовете работи, извършвани от тях, както и правата и задълженията си.

Архивни документи на организацията, като правило, се съхраняват в специално пригодена за целта зали, оборудвани в съответствие с нормативните изисквания. По-малки организации, които образуват по време на годината, само малък брой от случаите, архивни документи могат да се съхраняват в една и съща стая, където услугата се намира офис, но в метален корпус, който не само е заключена, но могат да бъдат запечатани.

архивни документи на корпоративния потребител

Ако създадете файл от нулата, е необходимо да проверите наличността в библиотеката вече събрани записи. Независимо от вашата конкретна ситуация, трябва да се разбере какво установените форми за регистрация на документите в организацията на архива трябва да се извършват в съответствие с действащите нормативни изисквания. На нашия сайт ще откриете полезна статия на тази тема.

Ако сте намерили в архив бизнес фонд, както и опис на делата, това е много добра. Тяхното проучване ще ви помогне да разберете състава и количеството на архивни документи. За провеждане на ведомствени архиви също необходими, за да има от порядъка на случаи през последните години.

Документите за предприятието архив

Въз основа на съответните разпоредби в архива на предприятието получава следната документация, завършен офис отдел:

Постоянните записи, които обикновено се формират само от тези организации, които предават документи на държавна опека. Останалата част от компанията не може да има такива документи, тъй като правото на създаване на десетгодишния срок на годност и др. Често, вместо постоянно магазин в компанията да се прилага вариант за съхранение "на ликвидация на организацията."
документи персонал.
Документи от временен склад в продължение на повече от 10 години, ако те са в организацията.
Документи временно съхранение за период от по-малко от 10 години, рядко се предават на архива, може да се извършват само с решение на ръководителя на фирмата, например, се дължи на факта, че не разполагат с пространство за съхранение на тези документи в структурните подразделения на фирмата.

Проверка на наличността и състоянието на нещата в архива предприятието

Ако трябва да вземе нещата от друг служител, се прави акта на случаите, приемане и предаване. Това се прави, за да се промени ситуацията, отговорен за архива, който е домакин на приемането и предаването на архивни документи, както и промяна на референтната система, или архив пространство оборудване.

Ако имате под ръка, не е ведомствен архив, който е създаден от нулата, и вече има един или други документи, които ще трябва да се извърши проверка на наличието и състоянието на съществуващ бизнес там. Тази процедура се извършва с цел да се установи съответствието на техния състав и количество на факта и формуляра за регистрация. С други думи, сравнение на описанието на продукта на корицата на делото, на разположение в архивираните запаси описанието. Ако все пак - добре, ако бъдат установени разлики, те трябва да бъдат премахнати. По време на тези проверки трябва да действат за издаване на фиксираната форма. Завършени актове трябва да бъдат поставени във фонда.

Планирайте организацията на архива

Когато е време за подготовка на план за работа на ведомствените архиви ще трябва да се помисли, че планът е активирана.

Ако е необходимо, можете да планирате записи за възстановяване. Особено внимание следва да се обърне на запасите от дела. При липсата на тези документи, те трябва да започне. Опис на документите случаи да бъдат прехвърлени на държавна опека, ще бъде в държавен архив, така че можете да направите копие за вашата организация.

Вие ще трябва да се определи какви документи са необходими за обработка и подаване на заявки, и какво - да бъдат унищожени поради изтичане на срока на тяхното съхранение. За да се справят с това, трябва да се изследва границите на предприятието работи.

Съществуващите регламенти изискват постоянни регистри, документи за персонал, както и на тези, които имат срок на годност от повече от 10 години, не по-късно от три години след като е завършил документи, следва да подлежат на пълна регистрация, която трябва да бъде подадена в твърди корици. Обработка на документи с научна и техническа гледна точка е много отнема време и изисква специални умения за това. Ето защо може да се извършва не само служители на компанията, но и експерти от трети страни, които имат отношение договор за услуги.

Тя трябва да е график за приемане на нещата в архива предприятието на всяка структурна единица, която трябва да се съгласува с ръководителите на структурните подразделения на данните.

Ако вашата организация документи също са прехвърлени на държавна опека, то е препоръчително да се консултирате по условията на заповедта на трансфер, и т.н. Уредник държавен архив.

Управлението на ведомствените архиви на документи

Ще бъде необходимо да се извърши организацията на използването на архивни документи на компанията, ако ще дойде практическа необходимост. Въз основа на неговото прилагане в една организация може да получи правилното споразумение за период до 30 дни, но този срок може да бъде удължен за още 30 дни, ако е необходимо. В специален брой, озаглавен случаи на книги от магазина. сложи отпечатък върху разписката, а след това за връщането на всеки отделен случай. На мястото на издаденото архивно визитка трябва да инвестира заместник. Въпреки, че на практика в организации с малко количество от използване на архивни документи наскоро изисквания често не се прилагат.

И най-накрая,

Служител трябва да внесе за подходяща квалификация за извършване на следните дейности:

Проверка на учредяване и регистрация на случаите, в подразделения, която включва и проверка на съхранението на документи, в които се прави подходящо или бележка в главата справка.
Подпомагане на служителите на структурните подразделения на фирмата, когато се работи с документи.
Участие в създаването на обхвата на фирмените дела, а ако е необходимо и в развитието на нормативната база на архиви и документи за управление на компанията.