Официално документация, най-вероятно, е именно стъпка, която често се опитва да премине на организацията в началото на нов проект. Поради факта, че проектът е на грешен път или катастрофи често са "лоши изявлението визия" или "липса на документация". Защо е развитието на една добра чартърен проект е толкова сложно? Очевидно това не се дължи на технически причини - например, липсата на достатъчно добре развити програми за обучение и редактирането на текста за информация документация. Има няколко причини, поради които проектите са били неефективни грамоти.
Търговски директори, които спонсорират проекти не са експерти в управлението на проекти. Като се грижи за проекти - само част от своите задължения. Необходими са само търговски директор резултати. В много случаи, изглежда за тях, че тяхната отговорност е да се определят задачите на някой друг (например, ръководителят на проекта), които трябва да се справят с тези задачи. Ако задължението на възложителя е да се създаде статута, той се нуждае от малко практика, за да се създаде харта, която ще служи като основа за бъдеща работа в проекта.
Често не е ясно кой е отговорен за създаването на хартата на проекта. Като търговски директор на ясно дефинирана задача за някой, който да изпълнява (отново, ръководител на проекта), тогава е вероятно да се предприемат и други въпроси, оставяйки работата изцяло на ръководителя на проекта. Там трябва да влезе в сила от 5% правило: ако една задача е възложена на двама души (равенство), а след това всеки ще поеме 5% от отговорността за прилагането му. Организацията на методологията на проекта трябва да бъдат ясно документирани, който е отговорен за съставянето на Хартата.
Ако отговорност за Хартата ще бъде ръководител на проекта, документацията често се съставя без ентусиазъм, че от самото начало води до неясни цели на проекта. В много случаи, ръководителят на проекта не участва в дискусиите, довели до раждането на проекта. В назначаването на ръководителя на слабостта му ще се върне към изучаването на цялата дискусия - защото лидер ще искате да получите най-доброто име на човек, който не е в състояние да се интегрира с ръководителя на проекта и да започне движение? Назад към изучаването на идеите, като например бизнес цели, задачи и критични фактори за успех, които може да се възприема като нещо, което хората са твърде фокусирани върху процеса и не е насочена към постигане на резултати. Ето защо, много мениджъри ще популяризират проекта с неудобно чувство, че са пропуснали нещо.
Като ръководител на проекта трябва да знаете, това, което си отговорност в документацията на проекта. Тъй като най-вероятно няма да управлява капитал, необходим за финансиране на проекта, че е малко вероятно, че имате право да направи всичко себе си документация. Обикновено всичко се свежда до това - търговски директор ще направи грешен статута. Все пак, това не означава, че не трябва да го приеме и да не се опитват да се движат на проекта по-нататък. Не забравяйте - вие сте отговорни за успеха на проекта, така че е в най-добрия си интерес да се осигури адекватна документация на проекта, преди средствата ще бъдат инвестирани \ път \ сила, особено ако сте професионалист по управление на проекти (PMP).
Ето няколко стъпки, които трябва да вземете във всяка организация. Ако фирмата ви е все още не са запознати с процеса на документиране и създаването на статута, ще трябва да се въведе принципът на бавно и постепенно да премине през целия процес не е без използването на специфични понятия, като например харта, мисията и визията на документ на компанията.
Стъпка 1: Определете и наемете спонсор / подкрепят проекта
Трябва да е поне един търговски директор, който е толкова заинтересовани от проекта, да бъде готов да действа като охрана на капитала и представител на целия екип за управление. Човек трябва да разбере нуждите на бизнеса и проектните цели. Проблемът ще бъде, ако не можете да намерите такъв човек - проектите са извършени (или да се направи), за да постигне някакви бизнес цели. Ако никой не го е грижа достатъчно за целите, ръководството трябва да си зададем въпроса защо даден проект като цяло ще бъде извършена. Ръководителят на проекта понякога се постави в това положение, но това не винаги е ефективно решение. По време на срещата, ръководи тя ще изглежда като сервитьор в кафене ( "Здравейте, името ми е Дейв и аз ще ви бъде сервитьор. Ръководител на проекта Днес"). Ако се занимавате в проект, който няма ясен спонсор / подкрепа в ръководството, а след това най-добрият начин е да се намери такъв човек. Без него, скоро ще се окажете в затруднение. Това е много рядко, че ръководител на проекта може да устои на изисквания за управление, без да се налага да се отрече от всички фалшиви действия, които те предлагат.
Проект без спонсор за търговски директори прилича безплатен източник на изпълнение на всичките им нужди, че дори може отдалечено да бъде свързана с истинската цел. В резултат на това, проектът може да има колкото се може повече голове, тъй като има участници в проекта, както и ръководителят на проекта ще се опита да задоволи всички изисквания на всеки един от домакините.
Стъпка 2: присвоите посветена на неговия ръководител на проекта
Надяваме се, че той вече се е случило - всъщност толкова заети сте проект. Този аспект е от по-голяма степен е извън властта на ръководителя на проекта, но следните аспекти, които трябва някакво влияние.
Ръководителят на проекта трябва да бъде назначен за възможните ранните етапи на процеса на планиране. Често, търговски директори предполагат, че планирането на цели, задачи, критични фактори за успех, както и други аспекти на бизнеса на проекта е единствено тяхна отговорност. Въпреки това, дори ако ръководителите на проекта ще слушат само за способността им за управление на проекти ще продължи да бъде значително подобрена, особено когато на път да срещне неочаквани препятствия.
Трябва да настояваме за вашето участие, доколкото е възможно в началото на процесите на планиране и документация - Вашият успех зависи от това.
Стъпка 3: документ за бизнес нуждите на проекта.
Ако проектът вече има спонсор, може да се предположи, че нуждите на бизнеса вече са били документирани. Но това не винаги е така - в много случаи, търговски директор инстинктивно знае каква точно полза, но не го опиша официално или в документацията. Ако спонсорът не напусне компанията, или да бъдат по-свързани с проекта, който ще се издигне на мястото му и запълни празнината, ако нуждите на бизнеса не са ясни?
Понякога търговски директори доброволно искат да са донори, защото те искат да бъдат включени в проекта, който има голяма стойност в организацията. В такъв случай как може да оцелее препятствията, като например намаляването или присъединяване към поста на нов главен директор по информационните (CIO), който иска да види всеки ИТ проект преди повторно определяне на приоритетите? Ако нуждите на бизнеса са добре документирани, дори и ръководителят на проекта ще бъде в състояние да обясни тяхната стойност към организацията.
Разбирането на нуждите на бизнеса ще ви помогне да запишете като своя собствена мотивация и мотивацията на екипа. Много от тях ще работят по-ефективно, ако целта на проекта има значителна роля. Дори и ако ефектът не е толкова голяма, има ясно разбиране на стойността и ползите ще запази отбора в интерес, за разлика от случая, когато никой не е сигурен, дори и в смисъла на проекта.
В случаите, когато бизнес стойност се определя като не по-висока, или дори несъществуваща (да, също съществуват такива проекти), което е добре да знаем за него предварително, за да се избегнат ненужни разходи на организацията. Ако организацията дава началото на проекта, а след това като ръководител на проекта, трябва да се разбере степента на риск от загуба на пари в проекта и да се подготвят за това.
Компоненти на добър чартър
Без значение кой е хартата на проекта (спонсор, висшето ръководство, ръководител на проекта, или всички наведнъж), добра чартър трябва да включва следните теми.
- бизнес изисквания за проекта - както вече бе описано по-горе, това е ключов аспект на статута. Без добре документиран нужди на бизнес проекта ще плаващите като компас, в непознати води. Изисквания към бизнеса трябва да отразява естеството на плащанията са създадени по проекта на организацията, като, например, по-ниски разходи, увеличаване на печалбите или повишават удовлетвореността на клиентите.
- Икономическата обосновка на проекта - той трябва да се преведат на необходимостта от стандартни единици (йена, евро, лири, долари, рубли, и т.н.). Вашата организация трябва да има стандартен формат за предпроектното проучване, за да се направи оценка на редица проекти в селекцията.
- Обхватът на проекта на високо ниво - тази позиция следва да бъде съставен от събрани предимно от спонсорите на проекта информация. Като спонсори подкрепят финансово проекта, е важно да се разбере тяхната визия на проекта, преди срещата с "шипове" на другите участници. В същото време нуждите на бизнеса могат да бъдат широки и обхват на проекта може да бъде ограничено до определени зони.
- Критични фактори за успех - да определят и документират всички аспекти на бизнес, проект, екип графици, компоненти и т.н. че ако
неуспех да навреди на успеха на проекта. Ами разбира и документирани фактори за успех ще ви помогнат при решаването на спорове по време на промоцията на проекта в случаите, когато е необходимо да се направи трудни решения по отношение на обхвата на алтернативите, график, цена или качество. - Ограничения и предположения - да се документират всички от тях на ранен етап и да се върнат към тях по време на проекта. Ограничения и разчети следва да бъдат на такива нива на проекта, като ограничения върху бюджета, срокове и изисквания за качество.
- Правомощия на ръководителя на проекта - Хартата трябва да опишат ръководителя на проекта, отговорен, за да се изясни неговата роля във взаимодействието с участниците в проекта и организацията. Без такава документация власт ще зависи от индивидуалните умения на мениджъра. Ако има такова положение, че ясно се гарантира успешното приключване на проекта, тъй като той е ръководител на проекта.
- Подписи - тяхното събиране на Хартата е вероятно да изглежда като формалност, и байпас това, изглежда, няма да направи голяма разлика (подобно на съставянето на устава), но това не е така. Подписване на Хартата е на прага, който гласи, че хората са прочели, разбрали и са съгласни с цялата информация, посочена в устава. Без подпис на Хартата е само един планов документ, който може или не може да се разглежда и ясно за участниците. Както участниците не са свързани с текста на проекта ще има по-ясно разбиране на важността на проекта в организацията, ако няма спонсори подписи и висшия мениджмънт?
Има някои спорни мнения за които трябва да бъде Хартата - спонсор, висшето ръководство или управителя проект? На теория, най-добрият вариант е, когато той е зает спонсор, но в действителност, веднага след като нуждите на бизнеса са били идентифицирани (може би дори и повърхностно) и ръководител на проекта е назначен, тази задача се пада на плещите на ръководителя на проекта. Ако Хартата е изготвен в съответствие с правилата стриктно и с участието на съответните ключови заинтересовани страни, разработване на документацията и да изпълнява други функции, свързани с процеса на развитие става все по-важно.
Свързани статии