Регулиране на дейността на предучилищна услуги се извършва в редица местни наредби:
- Наредба за Dow,
- длъжностните характеристики на служителите на службата,
- инструкции за управление на документи,
- доклад карти форми на документи,
- албум на формуляри на документа.
Наредба за офиса на вашата организация (фирма) дефинира своите цели, функции, права и отговорности.
Форма позиция и структура на текста са обединени в USORD. Несъстоятелност и осигурява приблизително местоположение на услугата управление на документи. Структурата на разпоредбите на текста е разделен на секции. Текстът на всеки раздел очертава точки, които са номерирани с арабски цифри в рамките на всеки раздел.
Раздел 1 "Общи положения", определени точното наименование, структура на работни места, представянето на работния процес услугата, мястото му в структурата на организацията, степента на автономия на услуги, като се има списък с основни правни, регулаторни, правни, методически и нормативни документи, които офис услуга се ръководи в работата си ( законодателни и националните регулаторни насоки и технически стандарти, организационни и административни документи и неговата главна организация); ако Службата разполага със собствен печат, предоставя описание, съхранение и условия за употреба.
Раздел 2, "Цели и задачи", формулирани цели и основни задачи на живота в офиса.
Раздел 3 "Функция" е основно и съдържа подробно описание на всички функции, изпълнявани от услугата на работния процес, в т. Н. и специфични за организацията.
- Глава 4, "Права и отговорности" изброява правата, които са възложени на услугата като цяло да изпълнява своите задачи и функции.
Раздел 5 "Ръководство" съдържа информация за наименованието на длъжността ръководител на предучилищна услуги, изискванията за тяхната квалификация (образование, опит на практическа работа), редът на назначаване и освобождаване, както и информация за мениджърите са изправени пред положението за смяна в отсъствието на главата (ваканция, заболяване).
В раздел 6 "Взаимоотношения с други отдели" показват наличието и характера на работата в офиса връзки с други структурни звена, които възникват в хода на изпълнението на своите задачи и функции. Като правило, в този раздел, фиксирани отношения с отдел персонал, Секретариатът на колегиален орган, функционалните структурни звена, на правния отдел, икономически структури, информация (компютърни) центрове.
Позицията е разработена и се подписва от ръководителя на услугата POC, одобрена от ръководителя на организацията. Ситуацията се прави на общата форма на организацията и се координира с ръководителите на структурните звена, които са фиксирани връзка.
Преразглеждане на разпоредбите, извършвани при промяна на офис структура, подчиненост обслужване на организацията, промяна на вътрешната си организационна структура, въвеждане на нови форми и методи на организация на работата, както и въвеждането на нови технологии, т. За да. В същото време има преразпределение на функции между отделите.
Основната организационна документ, уреждащ разделението на отговорностите и правата сред служителите, създаване на отношения на отделните публикации някаква работа, която изпълнява организационни, регулиране и регулаторна роля. Всички служители на позициите на Dow, установени в набирането на персонал, длъжностни характеристики са разработени, чиято основна цел - да се регулира с професионалната дейност на отделните работници, за да се избегне дублирането на различни служители на същите задължения. Длъжностните характеристики регламентират организационната и правния статут на работниците и служителите, квалификационни изисквания към него: до образование, професионален опит, професионални знания, и така нататък ..
При разработването на длъжностни характеристики трябва да се ръководи от графика за признаването.
Наличието на длъжностната характеристика ви позволява да оценят обективно изпълнение на деца от предучилищна услуги на всеки служител, и е основа за използването на обективни мерки за административна влияние.
Правила за съставяне на длъжностната настроен Несъстоятелност.
JOB DOW служба наръчник служител съдържа следните раздели:
1. Общи положения
- Основните задачи на служителите, като основна задача на рецепционист - рецепция, регистрация на входящи и изходящи документи за доставка;
- .. позиции по реда на заместване, т.е., който се назначава и освобождава от работника или служителя;
- професионални изисквания за работник (образователна степен, професионален опит и др.);
- основни документи и материали, които трябва да се ръководят от служител в работата си.
2. функция - определя обектите на работа или сайт, даден на служителя, списък на видове работа, които съставляват изпълнението на възложените им функции,
3. задължения - посочват отговорностите на служителя, свързани с основните си задачи и функции,
4. Правата на работника - се определят от работника правото да изпълни своите упълномощени функции и отговорности,
5. отношения (комуникация офис.) - определени звена и служители, от които изпълнителят приема и предава тази информация, нейната природа и от гледна точка на прехвърляне, който е участвал в изпълнението на определени документи, с които те се съгласиха, и т.н., ..
6. отговорност на служителите - установено дисциплинарно, административни, евентуалната отговорност за неизпълнение или неточно изпълнение на работа функционира на работника или служителя,
7. Оценката на работата - изброява критериите за оценка на степента на задълженията и отговорностите на служителите, използването на права и т.н. Основните критерии са качеството на работата, която се определя предимно от изпълнение на задълженията, посочени в длъжностната характеристика, както и навременността на неговото изпълнение ...
Длъжностните характеристики в служителите на предучилищното услуги се развива главата на услуга, те се съгласиха с правния отдел, одобрена от ръководителя на организацията. Запознайте служителя с длъжностната му характеристика извършва при получаване. преглед на визата се намира на последната страница на документа, след подписването. Тя се състои от думите ", запознати с указанията (а)" служител личен подпис, инициали, фамилия и датата на прегледа.
Инструкции за съхранение на документацията (за управление на документацията) - основния регламент, уреждащ технология за работа с документи в организацията. Тя определя правилата, методи, процеси, създаване на документи, как да работят с тях. Инструкция установява работния процес, инсталирана в дадена организация.
Целта на инструкциите - да се отрази на целия процес на работа с документи, всички етапи на процеса, в тяхната логическа последователност. Инструкция е регулаторен документ не само за офис услуги, но също така и за всички служители на организацията.
Инструкциите са изготвени като се има предвид спецификата на организацията. В основата на тяхната подготовка, са типични, груб ориентир и действия на държавните регулаторни и съдебни документи.
Структурата на текста на инструкцията не е в регулация. Обикновено, инструкциите съдържат общи разпоредби, тематични раздели, приложения и се състоят от следните раздели.
Раздел 1 "Общи разпоредби", заявява:
- обхвата на тези инструкции (като "инструкция се прилага за всички документи на организацията", "инструкция се прилага за административни документи", "инструкции важат за всички документи, с изключение на поверителната" и др.);
- отговорност за неизпълнението;
- единица, която е отговорна за единна процедура за документиране и работа с документи в организацията и в структурните звена;
Раздел 2 Правила за съставяне и изготвяне на документи. когато не са определени:
- видове и разновидности на документи, използвани за документиране на административни, организационни, информационни дейности;
- Общи правила за подготовка и изпълнение на документи;
- правила за подготовка на някои видове документи, включително процедурата на зрението, координация, одобрение и подпис;
- процедура на производство и възпроизвеждане;
- правила за регистрация и заверени копия и приложения;
- използването и съхранението на формуляри, печати, печати;
- как се работи с документи на художници.
Глава 3, "Документ" включва:
- процедурата за получаване, обработка, разпространение на входящите документи;
- правилата за тяхното транспортиране и прехвърляне от един структурно звено към друг;
- основните документи съд движение;
- поръчва получаване и изпращане на изходящи документи;
- Обемът на счетоводен документ.
В раздел 4 "Регистрационен документ", създаден:
- Процедура за регистрация входящи, изходящи и вътрешни документи;
- форма и регистрация методи;
- правила за индексиране на документи.
Раздел 5 "справочник организация" включва:
- принципи на информация и справки за работа в организацията;
- описание на референтни масиви (референтен файл, електронна база данни и др.);
- нареждане на систематизиране и класификация на справка;
- информационни технологии за търсене на работа на двигателя.
В раздел 6 "Контрол върху изпълнението на документа" се установява:
- от порядъка на техните изпълнения на контрола;
- справка за технологичен контрол (контролни форма карти, прилагане на марка на документи и др ..);
- фиксирани срокове;
- процедурата за обобщаване на данните за изпълнението на документи;
- процедурата за информиране на лидерите на изпълнителната дисциплина.
Раздел 7 "онлайн място за съхранение на документи" се установява отговорността на някои длъжностни лица за опазване на документи и съдържа:
- политики за задържане на документи в офиса на услугата и в структурните звена на организацията;
- процедура за разработването и използването на номенклатурата на делата;
- процедурата за поръчване и индексиране случаи.
В глава 8 "Подготовка на документи за доставка до архива", включват:
- процедура по разглеждане (подбор на документите за съхраняване или погребване);
- правила за подготовка на делата за съхранение;
- Изисквания спецификациите и дизайна на вътрешните работи;
- процедурата за сезиране случаи до архива.
Съставът от темите, може да се променя или допълва в зависимост от условията на работа и приемане на технологиите. Инструкциите могат да съдържат раздели за работа с гражданите, документи ограничения обхват на разпространение на инженеринг за изготвяне на документи (печат, запис, стенография, факс и др. Г.).
За инструкции, необходими за да се направи заявление, което трябва да съдържа максимум справка и илюстративен материал в систематичен ред на оформление дял. веригата на информационния поток на приложение се поставя, щампи печати и печати, бланки проби, проби от документи форма пълнене, примери за дизайн на някои видове документи, списъци на документи срокове, за сметка на тяхната форма, форма и други случаи номенклатура.
Ръководство за обучение осигурява предучилищна услуги във връзка с архива и правната служба. Инструкции одобрени от ръководителя на организацията и приведени в действие своята поръчка. В структурните звена на това се използва като нормативен документ, в който всички организации на работниците, да създават и изпълняват документи.
В съответствие с Несъстоятелност на функциите, възложени на услугата от предучилищна възраст, включително разработването и поддържането на баланс на унифицирани форми на документи и албум форми на документи, използвани в организацията. В таблицата е даден списък на документите, необходими и достатъчни за изпълнение на дейности по управление на специфичната структура на управление. Таблицата съдържа характеристики на всеки инструмент, на техния законен статут и подготвителните етапи. Стандартът доклад карта, определена като съставът се прилага в организацията на документи и процедурата им подготовка.
Техника на работното време лист създаден VNIIDAD. В таблицата е таблица, в която са разположени хоризонтално заглавия документ, и всяка вертикална колона показва особена характеристика на документиране процедури, например:
- вида и кода на формата на документа;
- Име на закон или подзаконов нормативен, което е основа за прилагането или документ публикуване;
- наименованието на структурното звено, отговорно за обучение;
- координация (вътрешни и външни), който посочва организация или структурни звена или длъжностни лица, участващи в процеса, подписването на (длъжността на лицето, което подписва документа);
- отчет (позиция на главата или тялото, което одобрява документа);
- на щамповане (печат нужда документ за самоличност);
В допълнение, масата може да запише на мястото на производство на текста на документа, неговата регистрация, и тиража, разпространението обръщение, местата за съхранение на оригинала, и др.
Наличие на доклад карта позволява обслужване DOW анализ на всички операции с документи (офис изпълнители и ръководители, участващи в изготвянето, подписване, поглед, твърдение, честота създаване на документи, характеристики, техническите средства за създаване, изпращане). След одобрението на ръководителя на организацията на картата за доклад е средство за осигуряване на регулаторна структура и изготвяне на документи етапа. Запазването на време лист в експлоатация (поддръжка) осигурява техническа служба. Водене осигурява навременните плащания по промените в таблицата, за да документират - въвеждането на нови форми на федералните власти, премахване на съществуващата преди това, контрола върху използването на процедурата.
Време за полагане лист премахва възможността за излишно създаването на нови форми; Тя ви позволява да настроите обща класификация на документите в съответствие с управленските функции и задачи и да вземе предвид броя на видове и форми на документи, които са създадени в организацията.
След разработването на листа на образците на документи, необходими, за да създадете албум на формуляри на документа. използвана в организацията. Техният състав трябва да съответства на състава на форми, поставени в таблицата. Всеки формуляр трябва да бъде изпълнена в подходяща форма, има структурата на текст или проби от изготвянето му. Наличието на албума в организацията насърчава култура на документация, улеснява работата на художници, изготвяне на проекти на официални документи.
Албум подписан от ръководителя на предучилищна услуги и одобрена от ръководителя на организацията.
Свързани статии