Както не съществуват ясни правила за планиране на документ, ние предлагаме да се помисли за принципите на своята рисунка по примера на фрези отдел персонал. Тази структурна единица е избран като пример, тъй като взаимодействието с почти всички отдели на предприятието.
Всяка компания, записва дейността си в различните видове документи. Процесът на преминаване на документи в предписаната последователност от момента на появата им, преди да премине към архив, наречен документ. Броят на всички документи за годината е в размер на предприятието документ, който взема под внимание при изчисляването на броя на служителите в администрацията на служителите, изчисляване на заплати на служители, използване на механизация и автоматизация оборудване. График предприятието документ, съставен въз основа на документ, диаграми неговите подразделения. Може да се каже, че в действителност той се състои от фрези бизнес единици.
Що се отнася до документи, като заявки, броят им в предприятието може да даде представа за обема на работа на целия административен апарат, по-специално, човешките ресурси и счетоводни услуги (защото те трябва да се справят с голям брой поръчки).
Ролята на отдела по персонала в управлението на предприятието документ
офицери персонала общуват с всички отдели на предприятието, без изключение. В крайна сметка, те са отговорни за набирането, адаптирането на работниците, организиране на обучение на персонала, сертифицирането, плащане почивка, бизнес пътувания, отпуск по болест, насърчаване и възнаграждаване на документи за привличане на работниците на дисциплинарна отговорност, промени в трудовите договори (увеличение на заплатите, превод на служителите друга постоянна работа (положение), преименувате поста) и така нататък. д. и това не е пълен списък.
Човешки ресурси и счетоводство
Така например, на процесите с комплексен документ се отнася украса за пътуване и отчетите за разходите. Първият се отнася, като правило, на служба или бюро на персонал, а вторият - счетоводители. Важно е да се определят ясно на последователност от действия:
- колко скоро след регистрацията на работника или служителя на офис задача, трябва да подадат документи до услугата за персонал;
- в какъв период персонал отдел подготвя заповед за командировка и сертификатите за пътуващи;
- по кое време в отдела по персонала изпраща по реда на счетоводния отдел, за да изпрати мисия за изчисляване на позицията на плащания на работника или служителя.
отдели по човешки ресурси изготвя ежегодно и да получат набор от документи, които понякога са загубили се изпълняват в грешното време, небрежно съхранявани. Избягвайте такива проблеми да помогне на специално организирана в предприятието система на работния процес.
система за управление на документи в предприятието
От документа не съществува единна система, всяка компания може да се развива по подобен своя собствена система, като се отчита спецификата на тяхната дейност. Разработване на механизъм за управление на документи предвижда:
- стабилността на всички услуги на предприятието;
- яснота на движение и скоростта на обработка на документи;
- навременни управленски решения.
Неправилно организираната работния процес може да доведе до такива последствия, като например:
- закъсняла доставка на документи (счетоводна информация);
- нарушение на документи маршрут трафик и тяхната загуба;
- нарушаване на условията на изпълнение на инструкции за управление;
- прехвърли изкривени (неточна), информационни единици;
- липса на документи за доклади предприятието инвентаризация и така нататък.
График на работния процес на обслужване на персонала
Много проблеми, свързани с трафик документ поток (входящи, изходящи и вътрешна) се решават с помощта на поток диаграма.
5. Organіzatsіya dokumentoobіgu
5.1. W metoyu uporyadkovanostі Ruhu че svoєchasnogo мания за zapisіv в buhgalterskomu oblіku Первин dokumentіv инструкции на kerіvnika pіdpriєmstva, инсталирайте vstanovlyuєtsya grafіk dokumentoobіgu Къде Пари ли дата vkazuyutsya stvorennya ABO притежание ОД іnshih на фирми, които отличават dokumentіv, за приемане їh oblіku към прохода, че до obrobku arhіvu.
5.2. Grafіk dokumentoobіgu на pіdpriєmstvі в ustanovі отговорен zabezpechiti оптимално количество pіdrozdіlіv аз vikonavtsіv чрез SSMSC премине Kozeny Parvin документ viznachati mіnіmalny редове Yogo znahodzhennya в pіdrozdіlі и takozh spriyati polіpshennyu oblіkovoї робот posilennyu контролиране funktsіy buhgalterskogo oblіku, pіdvischennyu rіvnya Yogo mehanіzatsії че avtomatizatsії.
5.3. Grafіk dokumentoobіgu oformlyaєtsya в viglyadі схеми АВО perelіku robіt іz stvorennya, perevіrki че obrobki dokumentіv Scho кожен vikonuyutsya pіdrozdіlom pіdpriєmstva, инсталиране и takozh usіma vikonavtsyami іz zaznachennyam їh vzaєmozv'yazku и termіnіv vikonannya robіt.
5.4. Pratsіvniki pіdpriєmstva, инсталирайте stvoryuyut аз podayut pervinnі документ SSMSC vіdnosyatsya да сферична їh dіyalnostі за grafіkom dokumentoobіgu. За tsogo кожен vikonavtsyu vidaєtsya vityag іz grafіka. В vityazі предизвикана perelіk dokumentіv Scho vіdnosyatsya да funktsіonalnih obov'yazkіv vikonavtsya, termіni їh подадена че pіdrozdіli pіdpriєmstva, инсталиране, за да yakih peredayutsya tsі документи.
5.5. Контрол върху dotrimannyam vikonavtsyami grafіka dokumentoobіgu на pіdpriєmstvі в ustanovі zdіysnyuєtsya главня счетоводител. Vimogi главен счетоводител, за schodo подадена преди buhgalterії ABO на obchislyuvalnu инсталация neobhіdnih dokumentіv че vіdomostey Je obov'yazkovimi за usіh pіdrozdіlіv I pіdpriєmstva услуги.
Като правило, за строителство са разработени ръководители на ведомства, както и одобрени от ръководителя на предприятието.
Графиката може да се направи под формата на диаграма или списък с дела, за да създават, контрол и обработка на документи, извършвани от всяка единица на предприятието, както и на всички художници, които показват връзката им и времето на елементите (Приложение 2). В този график трябва да определи един рационален работния процес, т. Е. Осигуряване на оптимален брой единици и изпълнители за преминаване на всеки първичен документ за определяне на минималната продължителност на престоя си в дивизията.
...
________________
Забележка. Графикът трябва да бъдат включени документи като идва в служба и изходящи персонал, както и вътрешните документи. Например, дизайнът на пътни документи, подаване на сигнали за форми на центрове за заетост: наличието на свободни работни места (формуляр № 3-PN), планираното освобождаване на работници и служители (форма броя 4-Mon), относно действията на служителя (формуляр № 5-PN), заетостта и заетостта забранено (формуляр № PІ 10) и други.
За всеки график документооборота трябва да съдържа следните раздели:
- реда на създаване на документа (броя на копията, са отговорни за екстракт, отговорен за дизайна, който отговаря за проектирането, време за изпълнение);
- процедурата за проверка на документа (отговорен за инспекцията, който е на проверката, по реда на постъпването, крайния срок за подаване);
- реда на обработка на документа (изпълнител, срок на изпълнение, мониторинг на изпълнението);
- процедурата за изпращане на документ в архива (художник, Времева рамка).
Отговорност за изпълнение на програмата, т. Е., за разработване и трансфер на документи за навременни са тези, създадени и подписани тези документи.
Работа с графика на работния процес
За оперативна работа с диаграмите по-долу всеки художник рисува подаде извлечение от графиката, в който са изброени документите, свързани с областта на дейност, са включени и условията на тяхното представителство и производителност, и идентифицира отделите на предприятието, на който се изпращат документите.
Внимание! График документ трябва не само да съответстват на действащото законодателство, но също така и на местните дела на предприятието, например, разработени от инструкции на служителя на фирмата.
Срок за завършване на документи и срокове ustanovlennyeKZoT
Движение на първични документи на човешките ресурси, регулирани график документ. С течение на времето, за да предоставят на счетоводителя, ръководството и служителите с необходимите документи, трябва да се изчисли колко време е необходимо, за да ги подготви и да се вземат предвид условията, установени със закон, по отношение на действията на служителите, въз основа на тези документи. Така например, в трудовото законодателство се установяват:
Всички тези функции и счетоводство персонал услуга, придружени от регистрация на различни документи. Поради това, ръководителят на отдела за персонал е препоръчително да се издава и одобрява график на работния процес, воден от трудовото законодателство, без да се скъса със срокове (за определена функция), създадена Кодекса на труда.
Важен момент в системата за управление на документи - координира обмена на документи от различни отдели. Процес на взаимодействие и обмен на информация в предприятието винаги е непрекъснат.
С графика на работния процес може да разреши много от проблемите, свързани с движението на документи. Scheduling ви дава право да изисква представяне на документите в срок. Поддръжка и стриктно спазване на график документ ще позволи да се коригира и рационализира работния процес, ще помогне за подобряване на цялата счетоводна работа в предприятието.
Свързани статии