През последните години, по-голямата част от предприятията в света има тенденция да се ходи на работа с хартия към електронен документооборот. Според различни доклади в прехода към нарастването на производителността на електронни документи на служителите се увеличи с няколко пъти, обработката на документа е намален с повече от 75% и област на разходи за плащания за съхранение на документи се намалява 80 пъти.
Разходи и ползи
В същото време, разходите за електронно съхранение постоянно намалява и техният капацитет между увеличава. Това насърчава компаниите да преведе всички документи в електронен вид, това е, електронния архив на организацията.
Много потребители и лесно търсене
Електронен архив - информационна система е мулти-потребителски достъп до електронни документи. Бързо и лесно за намиране и достъп до документи Дългосрочно съхранение, без да губи от качеството на документите. Работа с документи, се вземат под внимание най-новите актуализации и корекции. Производство на висококачествени документи, независимо от периода на съхранение.
задачи
Основната задача на организацията на електронен архив - бърз достъп до всички части на необходимите документи. Търсене документ на хартиен архив може да отнеме до една седмица на работното време, но след една седмица, не всеки документ е намерен. В резултат на това общата ефективност на хартията архивирате всяка година пада.
Работа в мрежа от
Да приемем, че вашата организация е географски разпределени в различни отрасли, или има няколко офиса, както и всички документи се съхраняват централизирано на едно място. Тогава достъп до електронния архив може да се прилага чрез интернет, при спазване на всички правила за предаване на данни защита. В този случай, електронния архив ще се отплати по-дълго поради икономии на транспортните разходи.
По този начин, електронния архив на предприятието се нуждае от почти всяка организация, независимо от размера му.
Което дава на електронен архив на предприятието?
- Бързина на сложни тематични въпроси;
- Разширени възможности за търсене по отношение на съдържанието на документи;
- Опазване, постепенното премахване на оригинални документи на хартиен носител;
- Възможността за бърз достъп до документи от отдалечени офиси и офиси, както и за служители в командировка;
- Намаляване на разходите за съхранение, спестяване на пространство, намаляване на разходите за труд за изпълнение на заявки и доставка на документи;
- Бързото нарастване на дела на документи първоначално създадени в електронен вид и въвеждане на компютрите на организацията чрез комуникационни канали.
Ефективността на електронен архив
Електронен архив на документи - е ефективно решение за поръчка и предоставяне на бързо търсене на документи. В много компании, броят на документите за десетки или стотици хиляди, а в големи модерни растения - няколко милиона. Как ефективно да управлява този обем от документи? Организация на архива на електронни документи е най-доброто решение на този проблем.
Имаме удоволствието да ви предложим
За създаването, управлението и организацията на електронен архив на документи, сканиране на документи, услуги, въвеждане на данни услуги. Също така ние сме готови да предоставят на своите собствени оборудване, както и специално разработени за да организира електронен архив.
Свързани статии