Поредица от статии "Живот в Outlook" (Живот в Outlook) е на препоръките и практически
примери от цял свят. Ние започваме нашата дискусия, и можете да добавите вашите съвети и примери за практическото прилагане (съвети и работни потоци)!
Моят колега ме попита как мога да управлявам, за да следите текущата недовършени. Сега ще се опитам да отговоря на въпроса му. Винаги съм симпатизирал на функцията за Outlook, с която тя се прави - "проследяване на кореспонденцията" (проследяват разговори).
Какво ми харесва да работи в екипа на Outlook, така че това е, което аз съм помага да се създаде инструмент, който е неразделна част от моята собствена работа. По-специално, това се отнася до въпроса, че аз не правя постоянно, а от време на време, а понякога и обсъждат нещо по електронна поща. Проследяване на сигнали за проблеми, върху които работя, е от решаващо значение. За да направите това, аз отбележат поща знамена, които ми позволяват да изберете датата на приключване на проблема, както и списък на задачите (Task List) в списъка със задачи (To-Do Bar), каза колко добре преминете към датата на завършване. Това се прави с помощта на функцията "кореспонденция проследяване" (проследяват разговори).
Инструкции за това как да "внимавате топката", като се използва за проследяване на кореспонденцията.
Стъпка 1: Проверете за проследяване на крайната дата на pismodlya
Маркирайте съобщение, че сте получили или са на път да се изпрати на знамето. Можете дори да си изпратите нещо написано, или да се създаде специален проблем за тези въпроси, които не са разгледани по пощата. Ако писмото е особено важен въпрос, опитайте да добавите флаг с описанието и / или напомнянето.
Стъпка 2: Актуализиране на знамената, когато нови съобщения в "TrackedConversations"
Когато получите ново съобщение, което се отнася до това, което беше споменато по-рано, виждам информацията, че тя е част от проследяват вериги - "проследява разговора":
Кликвайки върху таблото, получавам избор между два варианта:
Опцията "Намери мнения свързани" ще доведе до нов прозорец, съдържащ всички съобщения са част от една и съща кореспонденция. Но в повечето случаи, аз се интересувам от оригиналното съобщение, което маркира флаг. Мога да го отворите наведнъж, като изберете "Отваряне на оригинала на подписания съобщението."
След това можете да направите следното:
- Премахване на флага, ако този въпрос вече е решен!
- Актуализация на изпълнение. Ако ново съобщение смени по време на изпълнение.
- "Преместването на" флаг в настоящото съобщение. Ново съобщение може да ме интересува повече от предишното, и вниманието му да превключа на него.
Стъпка 3: Daily работа чрез елементите в "със задачи Bar"
За мен, това обикновено означава едно от следните опции:
- Изпращането на съобщение с напомняне или искане за статут
- Трансфер на времето за изпълнение на по-късна дата
- Погрижете се за формулирането на самия проблем!
Тук е основната идея. Сега, ако ме извините, трябва да отида и да я премахнете от електронната поща, които изпратих на моя колега, който е обещал да обясня как да следите на проблема.
Brown Alon (Alon Brown)
Инженер Перспективи за развитие (Engineer Outlook развитие)
Свързани статии