Тема 6. Общи принципи на бизнес кореспонденция.
Целта на изследването: изучава характеристиките на подготовка и представяне на официални документи; познаване на особеностите на езика и стила на официални документи.
Проучване Въпроси:
1. Официалната кореспонденция на дружеството.
2. Бизнес словото и граматични особености.
3. Логически строителни документи.
Официалната кореспонденция на дружеството.
Официалната кореспонденция на организацията е носител на определена информация и е официален документ.
Писмо - родово име за различни съдържание на документите, изпратени по пощата, по куриер, по факс, електронна поща и т.н. препоръчително.
Получаване на писма включва следните стъпки:
- Разглеждане същество;
- събира необходимата информация, включително от предишната кореспонденция;
- подготовката на проекта за писмото;
- координация на проекта (ако е необходимо);
- ръководителят на подписването.
В писмото трябва да има подробности за:
Името на тип писма документ не е посочено, с изключение на буквата на гаранция.
Текстът на писмото трябва да бъде кратко, последователен, убедителен и вярна. Трябва да се придържат полезно и учтив тон, използването на езикови форми, съществуващи практики за управление. Текстът на писмото, като правило, не надвишава една страница. Факти и събития трябва да бъдат докладвани обективно, и всички страни, развити въпроса трябва да бъде покрита с достатъчно подробности, кратко и ясно. Следните форми на представяне, използвани в кореспонденция:
- Първо лице единствено число (I);
- Първо лице множествено число (запис);
- трето лице единствено число (организацията заявки);
- трето лице множествено лице (труда колективни искания);
Писмо за разследване - е заявка с искане за информация относно всички данни и услуги. В писмото използва израза:
- Моля, дайте ...
- Моля, помислете на следните въпроси ...
Писмо за оферта трябва да съдържа изявление на готовност за сътрудничество. Използва се следната формула:
- Моля да изразят мнението си за ...
- Моля ви да се даде на Комисията за разработване на ...
- Ние ви молим да изразят писмено подкрепата на ...
- Надяваме се, че за ползотворно сътрудничество ...
Мотивационно писмо на Отчетените факт от изпращането на писмото, приложено към настоящия документ, нито материални активи. Обикновено започва с думите:
- Изпращаме информация за ...
- Ние предоставя за одобрение ...
- Изпрати литература ...
- Доставят план ...
Гаранционно писмо, - се прави с цел да се потвърди, определени обещания или условия, като правило, с печата на организацията. Може да съдържа следната фраза:
- гаранция за плащане ...
- Качеството на услугите е гарантирано ...
- Фирмата гарантира ...
Писмо за потвърждение - изпратени да потвърди получаването на документите и ценности. Ако е необходимо, един кратък списък на документите, получени и ценности. Ключовата дума в това писмо е думата "Потвърди".
Тези писма започват, както следва:
- Ние потвърждаваме, ...
- Организацията потвърждава ...
- Благодарността си ...
Уведомително писмо - съобщава или потвърден нищо. Обикновено те са отговорът и започва с думите:
- Ние информираме ...
- Бихме искали да Ви информираме, ...
- ви поставя в известната ...
- Моля да участва ...
- Каним ви да се ...
- Моля да изпрати свой представител ...
- Поздравления ...
- Сърдечно ви поздравявам ...
Тези писма могат да се издават на всеки формат, с помощта на който и да е цвят и шрифт.
Циркулярни писма - писмо от организацията-майка. Като правило, те са административно естество. Писма, направени в най-малко 2 екземпляра.
Бизнес език и граматически характеристики.
При съставянето на официални документи, използвани от бизнеса реч, която е един вид литературно писане. Бизнес тя служи като средство за идентификация на правата и правомощията за осигуряване на взаимните задължения и последствията от тях.
Бизнес тя се отличава преди всичко, яснота, точност, краткост, системно.
Яснота - просто, ясно език, без да се злоупотреби с чужди думи, жаргон.
Краткостта - пълнотата на съдържанието на документа, както и яснотата и точността на представяне постигната без излишни думи, фрази и повторения.
Системно - логическа последователност на представяне на документи.
Бизнес е подходяща терминология, различна за различните сектори на икономиката, които са официален бизнес стил. В търговската практика, терминът официално-официален стил се нарича на езика на услугата, предимно организационни и административни документи (заповеди, наредби, протоколи, актове и т.н. ..). Езикови търговски документи, в сравнение с други има рязка стесняване на обхвата, използван от речта означава: висока степен на повторяемост форма индивидуален език в някои части на текста на документа.
Необходимостта от качествено бизнес стил на официални документи са пълни и навременни, лаконичен текст много ясно отразено информацията с правна сила.
Бизнес тя е създадена, за да отговори на изискванията на етика на бизнес комуникация (етикет). Бизнес етикет изисква документите са точни, обективни и убедителни. Точността при избора на факти, оценка на ситуацията е особено необходима документация, отразяваща конфликтни точки в областта на бизнес отношения. Ако, например, е изготвянето на отказ на искането, то трябва да бъде приятелски с убедително обяснение, с възможност за удължаване на икономическите отношения.
Нормално бизнес етикет е неутрален тон на документи за презентации. Лично субективен елемент трябва да бъде сведено до минимум. Ето защо, извън бизнес комуникация са синоними езикови средства, преди всичко, образува с емоционален и изразителен оцветяване (съществителни и прилагателни с наставки на субективна оценка, междуметия).
В бизнес комуникация трябва да се вземат под внимание съвместимостта на лексикалните думи (писмо до ръководството подготвен (не писмено) или насочено (не е изпратено) порицание - обявен порицание - наложено, заплата - комплект, и т.н.)
реч Бизнес фразеология се стабилизира, изпълнена с готови формули, шаблони, печати. Примери за такива матрици са конструкции с именен предлозите, мотивиращо действие: според решението (заповеди, инструкции), във връзка с началото (може би необходимост), с цел да се подобри (спестявания ограничения) и т.н. Такъв израз (независимо от това дали говорителят е наясно с това или не) започва често да изпълнява функцията на условията, съответстващи на спецификата на конкретна управленска ситуация.
В ежедневната реч и още повече, че в официалната кореспонденция, не се препоръчва да се използват неясни думи на произхода на Стария славянски и канцеларски остарели думи, заимствани от речника на старата бюрокрация и частния бизнес практики.
Например: това, следователно, трябва да се нанесе, като, когото и т.н. Те трябва да се заменят с думите на модерен стил - това, обаче, трябва да бъде, за да се направи такова, че .. Много внимание трябва да се обърне на правилната комбинация от думи в изречение, тъй като може да се случи глупости, например: "Незаконната кражба на държавна собственост" - ясно е, че правната грабеж не може да бъде; "Организираната обмен на съществуващия опит", казва, че ако няма опит, а след това нищо и акции.
Използването на вербални съществителни (откриване, недостатъчност, както и други тираж.) Замъглява смисъла на речта. Поради това е необходимо да се заменят вербални съществителни глаголи, например: ". В случай на недостиг на доставките на стоки, е необходимо да се действа изготвянето на приемника" След смяна на вербални съществителните в глагола, за да получите по-ясна фраза: ". Ако достави установено, че липсва стоки, приетия акт е необходимо да се направи"
В ежедневната реч са неприемливи удивителен и въпросителни изречения с изразяването на иронията, вицове и други емоции.
Логическите строителни документи.
Текстови официални документи трябва да съдържат логически елементи, необходими за последователно представяне на съдържанието. В документите, има три логически елементи - И накрая, доказателството и въвеждането.
В деловата част на писмото, съдържащо текста на целите си, се нарича заключение. При условията на сключване на всички останали елементи на писмото, като например:
В официална кореспонденция е по-добре да се използват директни активни затворници с по-ясни очертания.
В доказателство на факти и аргументи, които показват необходимостта да се изпълнят изискванията на изводи могат да се посочат, например: "Откриването на недостиг в номера на магазин 3, в съответствие с главата, е резултат от преокачествяване, по наше мнение, не изключва възможността за злоупотреба е налице спешна необходимост, за да разберете истинските причини за недостига ... аз предлагам да се направи документален филм за одит на магазина. "
Факти, аргументи, причини, посочени в доказателствата са изложени в най-различни варианти, в зависимост от обстоятелствата по случая. Не е необходимо да се прибегне до най-скучен аргументите и мотивите, които са несъизмерими с извода.
В продължение на много бизнес писма е необходимо да се въведе. Въвеждането на документа посочват причините, понякога за кратко очертае историята на въпроса, ако е необходимо, се отнасят до директивите на висшите власти. В някои случаи, въвеждането посочи връзката между писането на данни и изпратени по-рано, например:
Свързани статии