Редът на движение на документите в организацията - studopediya
Основното правило работния процес е бързо движение на документа по най-краткия път с по-малко време и усилия, така че това е организация, в военно формирование на включва, на първо място, за създаване и консолидиране на реда на движение на документите на всички етапи, като се започне с получаване или създаване на документи и довършителни лечение екзекутирани или изпратени документи.
Към днешна дата, дългогодишна практика на организацията и изпълнението на управлението на документите в различни цели, обхват и структура на организацията, разработена добре дефинирана цел на движението в тези документи; Освен това, общите характеристики са фиксирани към съществуващите правила (например, в Несъстоятелност и EGSD) и различни ръководства.
Според този общ ред, определен в организацията на движението на документите, съдържащи последователности, съответстващи на информация характер поток (изходящи или входящи вътрешна) степени така:
- приемане и първична обработка на документи;
- Предварително изследване и разпространение на документи;
- по посока на изпълнение и изпълнението на документи;
- регистрация и документи за самоличност;
Движението на входящи документи
Входящите документи могат да влизат по пощата, телеграф, електронна поща, факс или куриерска доставка. задача офис услуга - да се организира по сметка на получаване на документите, тяхната първична обработка и в последствие да координира тяхното движение.
Условия за първична обработка на документи, са както следва.
При получаване на документите първо трябва да се провери коректността на тяхната доставка, и целостта на опаковката. Misrouted документи служители експедиция незабавно трябва да се върне на подателя. Когато повредени опаковки много внимателно проверява пълнотата на материалните прикачени файлове, без механични повреди. Ако е необходимо, документите трябва да бъдат придружени от списък на идентифицираните дефекти.
След отваряне на опаковката е унищожен, се прави изключение в следните случаи:
- документът не е с дата и тя трябва да бъде инсталиран от пощенското клеймо;
- при изготвянето на краткосрочни платени съответстват;
- ако получи документ по смисъла на личен характер, както и върху опаковката (плика) с надпис "лично" (R) не е било.
Информация за всички получените съобщения и документи, записани в специални издания. Този процес е известен като основен профил (регистрация) документи. Поради факта, че регистрацията се извършва не само входящи, но изходящи и вътрешни документи, а също и това играе важна роля в извличане на системата за информация за документи на организацията, изпълнението и контрола на другите. Той се смята по-подробно в съответния раздел учебник.
Подготовка на документи към доклада, извършена в хода на предварителното им разглеждане от услугата POC. В резултат на това следва да се определи къде и на кого трябва да бъдат изпратени на документа. Несъстоятелност и определя на този етап от разпределението на документи за потоците, а именно документите, изпратени на ръководителите на задължителния преглед в съответствие с техните задължения, както и документите, изпратени директно до устройството по прилагането като не се изисква за управление на резолюция.
Предварителен преглед поверено на най-опитните в предучилищна служител услуги, добре знае структурата на организацията и задълженията на персонала. Ефективна помощ при предварителната проверка се оказва, да се разработи серия от референтни материали: индикативния списък на документите, изискващи задължителен преглед от ръководството; в списъка на длъжностните лица и техните задължения; процес графични диаграми обработка пренасочване последователност и разпределение на различните входящи документи и т.н.
При оценяването на входящ документ се вземат предвид:
- важността на съдържанието му;
- сложността и новостта на повдигнатите въпроси;
- реалния спешността на изпълнението на документа;
- Тип на документа: ред писма, доклади, и така нататък ..
Когато ясно разделението на отговорностите между отделните контроли, нарушаване на установените правила на кореспонденция и други причини, една значителна част от кореспонденцията може да бъде документи по въпроси, които не са от компетентността на получателя. На етапа на предварителното разглеждане на тези документи са избрани и стандартно мотивационно писмо, изпратено до местоназначението.
След създаването на компетентност и отговорност, необходими за решаването на проблемите в документа са избрани тези, за преглед и определя реда за тяхното изпълнение следва да бъдат изпратени на управление. Управление, като правило, изпратени документи, получени от държавни органи и органи на представителната и изпълнителната власт. както и документи от висшите органи за управление и жалби за действията на подчинените служители.
Всъщност движението на входящия документ в рамките на организацията започва с разглеждането на главата и налагането на резолюция за създаване по-нататъшното му движение и реда на изпълнение; за документи, които не се нуждаят от управление на резолюция, това движение започва с ръководството на изпълнителния му (в един отдел или длъжностно лице).
След преглед на документа, и на ръководителя на наслагване на документи за разрешаване връща към услугата предучилищна възраст, когато регистриран резолюция главата на даден документ е поставен върху изпълнението на контрола и организира оперативната го донесе на художника. Ако няколко изпълнители, опознаването на редица служители с копие от документа, че е препоръчително да се възложи на специален служител, и ако документът изисква значително време за работа по изследването си, е необходимо да планирате времето и последователността на преминаване на документа в организацията.
Комисията за изпълнението на документа се дава, като правило, един служител. Длъжностни лица, които извършват документ, необходим, за да го направят на базата на крайния срок за изпълнение, определен от резолюция (или други поръчки на главата).
След изпълнение и регистрация на съответния документ се връща на мястото на постоянно съхранение. В изпълнение на документи, подадени и втора инстанция от него.
Документи с изгубено време практическа стойност и нямат историческа и научна стойност, както и документи с изтекъл срок на годност трябва да бъдат унищожени и отписани.
По този начин, обобщавайки по-горе, следва да се подчертае, че действията РОС услуги да гарантират реда на движение на входящи документи включват:
- първични обработка на документи, получени по различни канали, както и регистрация;
- подготовка на документи за доклада;
- преглед на документа и регистрация на резолюцията, неговата регистрация;
- създаване контрол на документацията;
- изпращане на документа за изпълнението или да доведе до знанието на съответните длъжностни лица;
- контрол на изпълнението на документа;
- рецепция изпълнение на документи и да го извадите от контрол;
- по посока на неговото депозиране или предаването му на архива.
Пример за движение на входящия документ в организацията е показано на фиг. 4.1.
Движение на изходящи документи
Изходящите документи - документ, разработен от организацията и изпратен отвъд подчинените органи за ръководство или висши органи за управление в съответствие с инструкциите, получени от тях, или с други организации, по начина, за взаимно информиране и т.н. Движение на изходящи документи в една организация започва с получаването на развитите, одобрена и, ако е необходимо, и възпроизвеждането на документи в служба на Дау.
Работа с изходящи документи като инициатива и брояч, това е подготовка проект на документ, неговата украса, хармонизация (поглед) и сертифициране, регистрация и изпращане на организацията.
В този случай, проектът документ се изпраща на съответните организации или конкретни длъжностни лица на тези организации. За предварителен преглед и консултация с редица длъжностни лица на проекта на документа може да бъде копирана и се изпраща на всички участници в нейната подготовка, организации и физически лица (паралелно споразумение). Въпреки това, понякога е нужно последователно одобрение, в съответствие с функциите на други организации или на структурни звена на организацията.
При получаване на проекта на документа за всички виза документ се предава на подписването на главата, заедно с приложенията. Изходящите документи се подписват от ръководството или ръководители на ведомства. подписване Ниво на документи директно се отразява на движението на изходящи документи: колкото по-висока е тя, толкова повече случаи трябва да преминат на документа. Поради това е препоръчително, когато е възможно, да се осигури правото да подпишат ръководителите на структурни звена, в съответствие с техните функции.
След подписване на изходящия документ се предава на услугата или DOW секретар да се регистрирате и пратката.
Всеки документ и копие от документа, изпратен с виза хармонизация подадена в случая. На документа и формуляра за регистрация са поставени съответните знаци върху изпълнението.
Без регистрация или неправилно изготвени документи се връщат на структурните звена на изпълнителите на завършване.
На пощата с обратна разписка се прави пощенски списък върху която е поставена на името на екипа на експедиция и датата на изпращане. Документи за машинно четене на медиите се приемат за превоз в опаковка, съответствие със спецификациите, в присъствието на мотивационно писмо, издадени и регистрирани по предписания начин. Въпросът за изпращане на документ по пощата или куриерска служба DOW решен в съответствие с текущия конкретната ситуация.
Свързани статии