Тази публикация е подготвена с участието на специалисти от руската Федералната данъчна служба
Започва следващата фискална година, отново, счетоводители трябва да издаде нова папка за подаване на документи. Често, за архивиране на документи за времето на дейността на компанията е толкова голям, че новите документи няма къде да се поставят. Така че, вие трябва да разберете колко дълго трябва да се запази някои документи. Може би някои от тях, че е време да се унищожи.
Всички транзакции, извършени от всяка организация се правят оправдателни документи. Те са първичните счетоводни документи и служат като основа за счетоводство. Така е посочено в параграф 1 от член 9 от Федералния закон от 21.11.96 № 129-FZ (по-нататък - Закона № 129-ФЗ). Освен това, същите тези документи, използвани за изчисляване и плащане на данъци и такси.
счетоводна документация
Освен това, активността на организация специфични може да увеличи продължителността на съхранение на документи в сравнение с периода, който е посочен в Схема (т. 2.11 от Ръководството). Такова решение е направена главата на заповедта или е обезпечен в счетоводната си политика.
Данъчните декларации и документи за изчисляване на данъци
Периодите, през които организацията е длъжен да води счетоводство, за данъци, са посочени в параграф 170 на списъка. По този начин, на годишната данъчна декларация се подава най-малко десет години, тримесечни - най-малко пет години, месечните - най-малко една година. Ако няма годишни доклади (например ДДС), тримесечни и месечни данъчни декларации трябва да се съхраняват в продължение на най-малко десет години. Месечни отчети в отсъствието на тримесечие трябва да се съхраняват най-малко пет години.
Срокът на годност на документите, въз основа на които организацията трябва да се изчисли данъците и таксите, за никъде не е ясно изразен. Само в под-параграф 8 на параграф 1 от член 23 от Данъчния кодекс гласи, че данъкоплатците са длъжни в продължение на четири години, за да се гарантира безопасността на документите, необходими за изчисляване и плащане на данъци. От посочените документи, в частност, Счетоводство и данъчно облагане на данни и други документи, които потвърждават получаването на приходи, разходи за изпълнение, както и плащането на данъци при източника.
Подобен изискване е установено в алинея 5 от алинея 3 на член 24 от Данъчния кодекс за данъчни агенти. В рамките на четири години, те трябва да съхраняват всички документи, необходими за изчисление, удържането и прехвърлянето на данъци.
За акционерните дружества - специални правила
- документи за установяване, реорганизация на компанията;
- харта на компанията, нейните изменения и допълнения;
- сертификат за държавна регистрация на Дружеството;
- на решение за издаване на ценни книжа, проспекти на ценни книжа;
- протоколи от общи събрания на акционерите;
- Протоколи от заседанията на Съвета на директорите (Надзорен съвет);
- списъци на свързани лица на дружеството;
- Наредба за клонове и представителства;
- протоколи от заседанията на управителния съвет (управление) на дружеството на директора (генерален директор, президент) на дружеството;
- бюлетини;
- заключението на комисията за одит (одитор), и др.
Да предположим, че фирмата е в ликвидация. Ако той има договор с агенция Rosarkhiv документи на постоянен срок на съхранение и персонал на го предава на държавните архиви.
Ако договорните отношения с файла не е налице, държавните архиви се приемат депозита само на персонал документира служителите на компанията. Мястото за съхранение на останалите документи се определя от председателя на комисията по ликвидация или синдика.
Ако компанията прекратява дейността си в резултат на реорганизацията, оригиналите на документите, които могат да се прехвърлят само на една от новоучредените дружества (обикновено общността с най-висока нетна стойност на активите)
Таблица. Срокът на годност на някои видове документи
По-малко 1 година (при липсата на годишни, шестмесечни, тримесечни - не по-малко от 10 години)
* За финансовите отчети включват баланси, приложения, при условие на нормативните актове, съобщава сметка за приходите и разходите, обяснителни бележки, одиторски доклади, които потвърждават достоверността на сметките на организацията (ако то е предмет на задължителен одит) и други специализирани форми (Sec. 2, чл. 13 от Закона № 129-FZ).
** Това следва от разпоредбите на параграф 2.4.2 от Ръководството.
*** Ако имате някакви спорове, противоречия документи се запазват до окончателно решение.
**** Ако са първичните счетоводни документи, те трябва да се съхраняват в продължение на най-малко пет години (ал. 1, чл. 17 от Закона № 129-ФЗ).
***** Включва документи, свързани с производство, продажби, техническа поддръжка, придобиване, запис, въвеждане в експлоатация, експлоатация и извеждане от експлоатация на касови апарати.
Размерът на данъчната основа и данък се определя в края на данъчния период (Sec. 1, чл. 55 от Данъчния кодекс). На по-голямата част от данъците в този период е календарната година. Изключение е ДДС, данъчния период, през който тримесечието. По този начин, срокът за съхранение на документите, необходими за изчисляване и плащане на данъци, е необходимо да се брои от деня, следващ последния ден на данъчния период.
Работа сметкоплан и други документи на счетоводната политика, както и програма за обработка на данни, машина трябва да се съхраняват в продължение на най-малко пет години след годината, в която са били използвани за изготвянето на финансовите отчети за последен път (Sec. 2, чл. 17 от Закона № 129-ФЗ)
Данъкоплатците са длъжни да предоставят на данъчните органи и техните длъжностни лица документите, необходими за изчисляване и плащане на данъци (ченге. 6, ал. 1, чл. 23 от Данъчния кодекс)
Данъчните агенти са длъжни да представят на данъчните власти на мястото на своите документи за регистрация, за да се контролира точността на изчисление, удържан при източника, и прехвърляне на данъци (ченге. 4, ал. 3 на чл. 24 от Данъчния кодекс)
Имайте предвид също така, че съгласно точка 150 от Списъка на издадени и получени фактури организация трябва да пази най-малко пет години. Въпреки това, ако в хода на данъчна ревизия или други разногласия с одиторите, фактурата трябва да запазите до окончателно решение за резултатите от този тест.
По този начин, първични счетоводни документи трябва да се съхраняват в продължение на най-малко пет години. Въпреки това, в някои ситуации, подкрепящи документи трябва да се съхраняват в продължение на много по-дълго.
Ситуация 1. загуба пренасяне
В съответствие с член 283 от Данъчния кодекс, дружество, което е обект на данъчно облагане, може да се намали данъчната основа на текущия данъчен период в размер на щетите, нанесени от него в предходните данъчни периоди. Загубата може да се пренесе в продължение на десет години, следващ данъчния период, през който те са получени (стр. 2, чл. 283 RF).
Подобни изисквания са заложени за платци на единната селскостопанска данък и организациите, прилагащи опростена данъчна система. При прехвърляне на загуби за бъдещето, те също са длъжни да съхраняват всички документи, които потвърждават размера на направените загуба и сумата, с която данъчната основа се намалява за всеки данъчен период. Това се посочва в параграф 5 на член 346.6 и параграф 7 от член 346,18 на Данъчния кодекс, съответно.
2. Положението разкри загуби от предходни години или отписани несъбираеми
Загубите от предходни данъчни периоди, определени от данъкоплатеца през текущата счетоводна или данъчен период се третират като не-оперативни разходи съгласно алинея 1 на параграф 2 от член 265 от Данъчния кодекс. С други думи, тези загуби се приспадат за данък общ доход за периода, в който те са открити.
В допълнение, не-оперативни разходи също са равни на сумата на лошите дългове, и ако организацията поддържа надбавка за съмнителни сметки. - размерът на лошите кредити не са обхванати за сметка на предоставянето (подточка 2, точка 2 от член 265 от Данъчния кодекс ...).
Като общо правило, посочен в параграф 1 от член 252 от Данъчния кодекс, с само тези разходи, може да се разглежда като изчисляването на данъка върху доходите, което е документирано. Следователно, за да се вземат предвид за данъчни цели на загубите от предходни години, разкрити по време на текущата година, или отписване на лоши дългове, организацията трябва да има съответните подкрепящи документи. Освен това, той е длъжен да пази тези документи за най-малко четири години след края на годината, данъчната основа на която е намалена с размера на тази загуба или отписване на лоши дългове.
3. Ситуацията има дълготрайни активи
Да предположим, че основен начин от компанията, която е бил купен за повече от десет години. Изглежда, че срокът на годност на придобиването и въвеждането в експлоатация на документи е изтекъл.
Въпреки това, тези документи трябва да се поддържа през целия полезен живот на съоръжението. В крайна сметка, по време на този период, организацията изчислява амортизация в данъчните и счетоводни. За да се признае амортизация за периода тя трябва да има документи, доказващи закупуването на обекта и въвеждането му в експлоатация.
В допълнение, остатъчната стойност на дълготрайните материални активи на дружеството плаща данък сгради. Ето защо, за да се обоснове плащането на този данък също така е необходимо да се спомене документите.
Да предположим, че една организация е решила да продаде амортизируема собственост. Според алинея 1, точка 1 от член 268 от Данъчния кодекс има право да намали доходите, получени от продажбата, остатъчната стойност на имота. Но на остатъчната стойност на обекта отново, трябва да бъде потвърдена от съответните документи.
По този начин, дори ако организацията притежава амортизируема собственост, не планира да го продаде, документите за придобиване на имота, въвеждане в експлоатация, изчисляване на амортизация, че е целесъобразно да се поддържа през целия живот на дружеството.
Съхранение на документи
Разходите са разумни и документирани разходи на данъкоплатеца, а в случаите, предвидени в член 265 от Данъчния кодекс, - направени загуба (Позиция 1 на член 252 от Данъчния кодекс.).
За данъчни цели, остатъчната стойност на амортизируеми активи, се определя в съответствие с правилата, посочени в параграф 1 от член 257 от Данъчния кодекс
Списъкът на документи на компанията, че тя трябва да се съхраняват на мястото на изпълнителния орган, е посочен в параграф 1 от член 89 от Федералния закон от 26.12. 95 № 208-FZ
Организациите, чиито документи не подлежат на допускане до държавни или общински архиви, унищожаване на документи с изтекъл срок на годност, без съгласието на архивните органи (т. 3.9 от Ръководството)
Отговорността за организацията на съхранение на счетоводни документи, дневници и финансов отчет ще бъде глава на организацията (ал. 3, чл. 17 от Закона № 129-ФЗ)
Място на съхранение на документи, всяка организация определя себе си. Като правило, повечето от документите, поставени в офиса. Когато големи обеми от документи подходящо да се заделят специално място в архива, или дори наемат отделно помещение, което е носител на преобразувана документи, които вече не се използват в текущата работа.
Друг вариант - да се прехвърлят документите, депозирани в специален архив компания. Въпреки това, ако една организация е акционерно дружество, то трябва да се разгледа следната функция. В параграф 2 от член 89 от Федералния закон на 26.12.95 номер 208-FZ, заяви, че редица документи на компанията, трябва да се съхраняват на мястото на неговия изпълнителен орган. Тези документи, по-специално финансовите отчети, счетоводни документи, документи, потвърждаващи правото на собственост върху баланса си.
Разбира се, с течение на времето, обемите на архиви на всяка организация се увеличават, са нужни нови помещения, за да ги настанят. Може би това е по-удобно да се съхраняват документите не са на хартиен и на електронен носител?
Тази възможност е предвидена директно срещу изходните документи и регистри (стр. 7, об. 9 и п. 1, об. 10 от № 129-FL). В допълнение, член 314 от Данъчния кодекс гласи, че данък отчетните регистри се съхраняват на хартиен носител, по електронен път или носители за съхранение. Това трябва да се осигури тяхната защита срещу неоторизиран петна.
Унищожаване и унищожаване на документи
Документи период на съхранение е изтекъл, организацията има право да си (прекъсне ръчно или с помощта на машина за унищожаване на, да го изхвърлим, горят) или прехвърляне унищожи за обезвреждане на специализирана компания, занимаваща се с преработка на вторични суровини. Списъкът на документите, за да бъдат унищожени или обезвредени, одобрена от ръководителя на организацията. Тя може да бъде под формата на заповед или заповеди на главата или под формата на акт, разработена от самата компания. Примерна пример за такова действие е дадена по-долу.
Фигура. акт Sample относно подбора на документи за унищожаване
В допълнение, една организация може да използва акт образец относно разпределението на унищожаването на документи, които не трябва да се съхраняват. Неговата форма е одобрен в номера на приложение № 4 към принципни.
Прехвърляне на документи за оползотворяване, издадено законопроект за определяне на датата на прехвърляне, количеството на предадените документи (броят на папки, кутии и др. Н.), а теглото на отпадъчна хартия. Зареждане и отстраняване за обезвреждане се извършва под контрола на лицето, което отговаря за съхраняването на документите в организацията (стр. 2.4.7 Основни правила).
Отговорност за загуба на документи
Данъчна. Липсата на данъкоплатеца изходните документи, фактури и книги се счита за грубо нарушение на правилата за приходи и разходи и данъчни обекти. За такова нарушение по член 120 от Данъчния кодекс предвижда отговорност на глоба в размер на:
- 5000 рубли. - ако няма документи в един данъчен период;
- 15 000 рубли. - липса на документи на повече от един данъчен период;
- 10% от невнесения данък, но не по-малко от 15 000 рубли. - ако данъчната основа е било подценено, поради липса на документи.
Освен това, ако на данъкоплатеца (платеца на колекцията, данъчната агент) не се яви по искане на данъчната проверка на документите или друга информация от него ще плати глоба от 50 рубли. за всеки документ непредставен (п. 1, об. 126 RF).
Наказателно. Кражба, унищожаване, повреждане или укриване на официални документи, извършено от наемник или друг личен интерес, се наказва с глоба до 200 000 рубли. или заплата или друг доход за периода до 18 месеца или поправителен труд за срок до две години, или лишаване от свобода до четири месеца, или с лишаване от свобода за срок до една година (ал. 1, чл. 325 от Наказателния кодекс)
Препоръчайте тази статия на колега:
Свързани статии