Методи за унифициране на текстове. Стандартизация - др otsess установяване и прилагане на стандартите, които се разглеждат като стандарт проба. Обединяване - метод за стандартизация - да донесе нещо за една система, форма, еднаквост. Модерен документ услуга - е преди всичко писмен текст, фиксирани с помощта на графичен език на думи. По метода на синтактична организация на словото и неговото пространствено и графичен дизайн на текстове могат да бъдат под формата на конвенционален линеен запис на последователна реч (пълен текст); Шаблон (линеен запис, но с пространства, които са пълни с променлива информация, това е формален текст - тя осигурява предварително и типична ситуация, в която ще се използва официален документ, както и езикова форма, в която се показва тази ситуация); Профили (предварително подготвен списък с въпроси и заминава за отговора, че текстът е вертикално пространство); маса (набор от данни, представени в цифров или устна форма и затворена в графики вертикално и хоризонтално). Това даде възможност на един документ комбиниране на различни видове текстове. Шаблони, анкети, маси са един от основните начини за уеднаквяване на формата на официални документи. Обединението е оправдано предимно от икономическа гледна точка: изготвяне на единен текст изисква по-малко труд и време. Компилаторът на документа по време на работата по модела, е в състояние да се съсредоточи върху най-важните аспекти на, нестандартно информация. Важна и психологическа гледна точка - според изследванията на единна текст, видян от почти 10 пъти по-силни от нестандартизирани - това е възможно бързо да се обърне внимание на ключови точки. И от техническа гледна точка - Текстове обединението опростява и намалява разходите за използване на електронно оборудване и компютри. На последно място, системата определя изискването за ГОСТ за съдържанието на документа - обема, вътрешната структура и др.; Проби честите форми на документи - детайли състава, тяхното местоположение върху празно поле и др.; документите за езикови изисквания.
Класификация на документи. Документите са разделени в сантилитра uzhebnye (идват от името на институции, организации, предприятия или техните представителни служители) и лични (от отделни граждани - автобиография, декларация, пълномощно, разписка, писма, предложения). Документи като паспорт, лична, документи за образование и др .. институции дават на гражданите ръце. Инструменти са разделени: РСР (организационна и административна документация) - организационни (разпоредби, правилници, наредби, правила); Регулиране (постановления, заповеди, за организационни въпроси поръчки); референтните и информационни (писма, телеграми, меморандуми, декларации, актове, отчети); по отношение на персонала (поръчки на персонал, лични файлове, характеристики и т.н.); предложения, молби и жалби на граждани. На мястото на подготовка на документи може да бъде вътрешно (създаване на самата институция в хода на бизнес) и външни (тази документация идва отвън - от други организации, от отделни граждани). Според сложността на съдържанието - прост (отразява един въпрос на тема) и сложни (посветени няколко проблема). във форма - лице (произволно съставен); видове (които са текстови проба) и екран (когато документът се отпечатва предварително - постоянен запис, а част се вписва в изготвянето му - променлива информация, т.е. форми). Според етапите на създаване - оригиналите (създадени за първи път) и копие (пре абсолютно правилно оригинален и възпроизвеждане, ръчно и с помощта на технически средства). Днес тя е често електронно копие на оригинала е правно обвързващ. Видове екземпляра - декларация (копие на документа, който се издава на ръцете), ваканция (пълно копие SEND документ, подаден в случай на изпращащата институция, удостоверява с марка "правилен" и се подписва от лицето, отговорно за водене на отчетност), се дублира (има същия ефект с въпрос скрипт в случай на загуба на собственика на оригиналния документ).
Друга класификация на документи:
Според съдържанието или естеството на дейността (организационна и нормативна, планиране, счетоводство и т.н.);
Със среща (разпореждания, наредби, правилници, протоколи, актове, отчети, писма, молби, ...);
По вид (модел, т.е., необходимо за използване в конкретната област примерно, ситопечат, индивидуален ...);
Според степента на сложност (прости, че е посветен на един единствен въпрос и решен в един блок, и комплекс - съдържа редица проблеми);
На мястото на производство (входящи, изходящи и вътрешни);
Според условията на изпълнение (спешна и не-спешно);
В обхват (офис или бизнес, както и официален-частно - с конкретно лице);
Според степента на прозрачност (нормално - няма ограничение за достъп, както и с ограничен достъп - поверителни, за служебно ползване, съдържащи търговска тайна, поверителна);
Правна сила (оригинали имат пълен легитимност, ако се подписва от служител, чийто подпис е заверен от печата на копия, пресата - това е по същество второ копие на оригинала, подписан от ръководителя и подпечатана, дублирате, невярно);
Според степента на завършеност на предоставената информация (пълно и освобождаване от отговорност, т.е. копие от документа);
Според условията на съхранение - в една папка (случая) трябва да бъдат изпратени документи, които имат един и същ срок на годност.
Класирането може да бъде различна.
Номенклатурата на организация работи за следващата календарна година е направена през последното тримесечие на тази година. Тя се съгласи с архивната институция най-малко веднъж на 5 години. нова номенклатура на нещата, разработени в случай на структурни промени. При съставянето на номенклатурата на делата трябва да се ръководи от закона или регламентиране на организацията и нейните структурни подразделения (ако са повече от един - прави консолидирана номенклатура от случаите), осигуряване на персонал, номенклатурата на организацията работи през последната година, описи на случаи на постоянни и временни (над 10 години) за съхранение, регистрационни формуляри , ведомствени и модел списъци на документи и датите им консервиране, видове, както и за номенклатурата на нещата. Раздели, и други подразделения на диапазона от случаите са имената на единици (например: офис, счетоводство, човешки ресурси и др.) В колона 1 от номенклатурата на нещата са поставени индекси за всеки отделен случай, включени в редица случаи. бизнес индекс (обозначени с арабски цифри: 02-03) се състои от набор от цифрови знаци в организацията на структурното звено, номерът на делото и заглавието под номенклатурата на делата в рамките на структурното звено.
Колона 3 показва обхвата на случаите на броя на случаите (обеми, части) - трябва да приключи до края на календарната година. Колона 4 показва, срока на годност на случая, номерата по в списъка (видове, ведомствени), а в негово отсъствие - от тип или примерно номенклатура на нещата. Ако периода на съхранение на документи се осигурява от стандарта или ведомствената номенклатура на нещата, той създадена експертна комисия и проверка на съответните архивни институции. В колона 5 "Бележки" за срока на номенклатурата на делата подпечатани работи институция на преминаване въпроси относно разпределението на делата за унищожаване, за сезиране на друга организация, и т.н. В края на писмена работа в края на обхвата на случаите, пълни с окончателния отчет за броя на заведенията за въпроси (обем) поотделно на постоянно и временно съхранение. Информацията, съдържаща се в краткия протокол номенклатура на организационните въпроси на, непременно общуват архивни институции, както и в номенклатурата на делата трябва да бъде маркиран с посочване на лицето, което е направила знак, и декриптиране на подписа.
Индексиране на документи. Местоположение на всички случаи, в номенклатурата на фиксираната си индексация, т.е. условно определени РЪЧНО всеки. Всеки случай включени в номенклатурата на нещата трябва да имат индекс (номер, и е посочен в колона 1 на номенклатурата на нещата). Това всъщност е кода. В първата част на обхвата на случаите, възложени редица "1" (ако организацията е малък) или "01" (в големи организации с структурни звена). След това, по реда на важност - "02", "03", и т.н. Вътрешни секции са разположени заглавия въпроси и да ги идентифицират със съответните показатели. Индексирането на документи - поставя надолу последователност (регистрация) брой и необходимите символи върху документите за регистрация, което показва мястото на тяхното изпълнение и съхранение. Например: документът е с номер 02 - 10/125. Ето: 02 - структурно звено; 10 - брой на случаите, когато се поставят на документа; 125 - сериен регистрационен номер. Компоненти на индекса са разделени с наклонена черта или тире. Възможността за определяне на поредния номер, на първо място. Вътрешни документи, като правило, не са индексирани, а са само сериен номер. При получаване на документа в неговия печат пут регистрация - в долния областта на първия лист в дясно. Тя включва името на организацията, която получил документа, датата на получаване и регистрационен код. Регистрацията е за счетоводство, контрол и удобство на търсене на документа.
Етапи на движение и редът за обработка на документи. Движението в рамките на институцията и т.н. документ (документ) се състои от следните етапи: регистрация, справочник, наблюдение, изпращане и съхранение на документи. Основният принцип на дясната работния процес - бързо изпълнение на документи по най-краткия път, с минимална обработка на тяхната инвестиция на време и труд. Всички входящи (получено от институцията), изходящи (изпратени) и вътрешни документи се регистрират в институцията. За счетоводство, контрол и обработка на документи, съхранявани регистрация: включена - в деня на получаване, изходящи и вътрешни - в деня на подписване. За тази цел една единствена регистрационна карта. През институции с малък документ на всички документи, записани в дневника. При получаване на документа в неговия печат пут регистрация - в долния областта на първия лист в дясно. Тя включва името на организацията, която получил документа, датата на получаване и регистрационен код. Индексирането на документи - поставя надолу последователност (регистрация) и номер. например: документът е с номер 02 - 10/125. Тук се изисква символи на документите за регистрация, което показва мястото на тяхното изпълнение и съхранение: 02 - структурно звено; 10 - брой на случаите, когато се поставят на документа; 125 - сериен регистрационен номер. Регистрацията е за счетоводство, контрол и удобство на търсене на документа. Системата за регистрация е просто набор от документи на институцията позволява офиса на услуги или на главния секретар на малка фирма, водещ цялата чиновническа служба, бързи справки за състоянието на всеки документ и неговото местоположение. Информация, справочник, и като система за записване се може да се проведе по традиционен начин чрез използване на референтен файл и автоматично от компютри. Конвенционални употреба на референтния файл е подаване кутия или няколко кутии, ако обемът на документи е голяма, в която регистрационни карти са подредени в определена последователност. Най-често, шкафове помощния файл, са имената на структурните звена или дейности. Вътрешни преградни стени карти удобно разположени в азбучен ред. Когато регистрацията е изпълнен с една и съща сума на регистрационни карти, които има няколко карти файлове. Общият срок на карти за съхранение в продължение на 3 години. В досиетата на законодателни и регулаторни и административни документи, карти трябва да ги замени с нови. Карти на документи от постоянно и дългосрочно съхранение могат да бъдат прехвърлени на архива институция, където се използва в организацията на научните и референтен архив система. Въвеждането на автоматизирани системи за документите за регистрация са подобрили възможностите за информация и справки услуга. Съвременните системи за управление на база данни позволяват да прави справки за всяка комбинация от данни, включени в -kartochku регистрационния документ. Сертификатът може да бъде издаден и в изпълнение на документи, както и в още в експлоатация или архив на базата данни. Обикновено резултатите са показани и отпечатани в таблична форма. Компютърни технологии са позволили на много пъти, за да се намали времето за търсене на необходимата информация за документите и самите документи, както и по-ефективно провеждане на автоматизиран контрол върху изпълнението на документи. Завършен документи в случая се обучават (клирънс) за съхранение - изпратени до съответната институция или общинския архив.
Спецификата на езика на официални документи. Исторически vshiesya жанрове, специфична лексика, фразеология, синтаксис инерция дават този консервативен стил - стабилен и затворени. Това е по-малко могат да бъдат променяни и други развитие. Има множество стандарти реч - клишета. Ако наличието на други стилове на речта е недостатък, тук те се възприемат по естествен път. Много видове бизнес документи са често срещани форми на представяне и подреждане на материала - това улеснява използването им. Те често се използват готови форми, които само трябва да попълните (шаблони). Официални видове текстове - шаблони, анкети, маси - са едни от основните средства за обединение под формата на официални документи. Обединението е оправдано преди всичко в икономически смисъл: състава на единен документ, изисква по-малко труд и време. Компилаторът на документа по време на работата по модела, е в състояние да се съсредоточи върху най-важните аспекти на, нестандартно информация. Според проучвания, еднакъв текст, се вижда от почти 10 пъти по-силни от нестандартизирани. Така че това единство е оправдано от психологическа гледна точка. И от правна гледна точка - под формата на текста става "институционализирана" форма. Обединението е оправдано от техническа гледна точка: опростява и намалява разходите за използването на компютри и компютри. Обединяването на текстовете на официални документи, въз основа на държавните стандарти и други материали за ориентиране. Те са обезпечени със съдържанието на изискванията на документа - нейната сила на звука, вътрешната структура и др.; Проби честите форми на документи - детайли състава, тяхното местоположение върху празно поле и др.; за документиране на езиковите изисквания. Официален бизнес стил - стил на официални документи, както и дипломатически. Жанрове: договори, правни закони, подзаконови нормативни актове, наредби, постановления, официална кореспонденция, бизнес документи. Те имат редица общи характеристики: стегнатост, компактност изявление на икономичното използване на езиковите ресурси; стандартно подреждане на материала, често - свързаната форма, използването на клишета, присъщи на този стил; широкото използване на терминология, имена номенклатура, наличието на специален запас от лексика и фразеология на офис, включването в текста slozhnosokraschennyh думи, съкращения; честото използване на вербални съществителни, нарицателен предлозите (в съответствие с, с цел, за сметка на), сложни съюзи (поради факта, че се дължи на факта, че), както и разнообразие от поставените фрази, които служат за свързване на части от сложна изречение (в случай, ..., на основание, че ...); описателната характер на експозицията, наличието на именителен предлага регистрация; преобладаващия принцип на изграждане предлага - с директен словесен ред; почти пълната липса на емоционални и изразни средства; разпространението на сложни изречения; слаб индивидуализация на стил. Неутрален тон на представяне е в норма на бизнес етикета. Лично, субективен елемент трябва да бъде сведено до минимум. Съзнателно отношение на стандартизацията на езика, главно на използването на прости изречения понякога с еднакъв трансфер. Специфични методи за контрол, като например пълно водене на отчетност, трансфер на идентичност. Въпреки това, като скоростта не отговаря на използване на стандартите obscheliteraturnogo и трябва да се избягва. Процесът на стандартизация на езика на всекидневната реч обхваща всички нива на езика - лексика, морфология, синтаксис. В резултат на това е налице последователна глас стереотип - специален функционален стил. Използвайте готов, здраво включен в използването на бизнес на словесни формули и структурите, които позволяват на говорещия и написаното не прекарва време в търсене на дефиниции, описващи стандартни ситуации.
Документация за персонала. Това са заповедите на личния статут Ave, лични файлове, характеристики, профили и др Във всеки от служителя, че е личен въпрос, неговия състав .:
Вътрешни инвентаризация бизнес документи;
Лично кандидатстване на работа (и освобождаване);
Лично форма на счетоводен персонал (профил);
Твърдения относно движенията на работника или служителя;
Подаване насоки, когато се движат, разширения безусловно;
Допълнения към личната под формата на счетоводен персонал (допълнение към въпросника);
Свързани статии