Класификация на официални писма
Официалната кореспонденция класифицирани според различни критерии (на основата на делене) (виж. Таблица).
Класификация на официална кореспонденция
Вътрешни (в рамките на страната), международни писма
Поставете в обмена на информация
Проактивните имейли, писма и отговори
Довършителни обмен на информация
Писма трябва да се отговори; Буквите, които не изискват отговор
Позиция в системата за управление на документи
Входящите, изходящи съобщения
Стандартни писма, писма във всякаква форма
Прости и сложни писма
Пиенето на партньорските действия
Благодаря, поздравления, одобрение, изискване, желание и т.н.
Връзка с пълнотата и точността на информацията,
Молби, потвърждения, отказите и други.
На логистика, финанси, строителство, транспорт, културен обмен и т.н.
Отношения в йерархията на управление
Писма добрите, подчинени,
Правният статут на кореспондента
Писма до фирми и физически лица, някои от
организации (информация), една и съща организация, отдели, длъжностно лице,
писма от граждани (индивидуално и колективно), парламентарни, парламентарни запитвания
Бюлетини, са склонни да бъдат родов характер и да се изпращат на органи и управлението на различни нива в рамките на юрисдикцията на част или части от определен тип. Бюлетините на някои разпоредби на закони и други нормативни документи се котират дословно, както и препоръки и предложения. Те могат да съдържат информация, която изяснява прилагането на всички правилници или на поведение в определени условия. Понякога тези писма се наричат методически.
Бюлетини могат да съдържат приложения. Обем бюлетин варира от една точка до няколко страници.
Като правило, такова писмо, подписано от ръководителя на организацията.
Писмо съобщение може да бъдат активни и да е отговор на писмо на искане или запитване писмо. Обикновено, писане на съобщения - имейли малък обем, често се състои от една или две изречения.
Писмо съобщение може да започне с проучване, или директно с представянето на отчетената информация:
Ние ви информираме, че ...
Бихме искали да ви информираме, че ...
Ние считаме, че е необходимо да сте наясно с ...
Ние ще ви уведомим ...
Писмо на предизвестие - бизнес писмо, информира публични събития (конкурси, срещи, семинари, изложби, конференции и др.)
Уведомителни писма обикновено се изпращат до широк спектър от организации, институции и предприятия, за да ги или покани привлекат за участие в текущите дейности. В зависимост от ситуацията на писмото на предизвестието може да бъде отчетена само на събитие, часа и мястото, и в същото време поканен да участва, за да докладва за условията за участие в събитието и да включва други данни.
Писмо за уведомяване може да има приложения. Те могат да бъдат членска карта, член профил, програма събитие и други информационни материали.
Писмо за уведомяване може да бъде едновременно на писмото-покана, но на поканата може да бъде отделен документ.
Влезте такова писмо ръководител или заместник ръководител на организацията, отговорна за организацията на и провеждане на събитието, или множество глави, ако събитието се провежда съвместно от няколко организации.
Текст, мотивационно писмо започва с думите: Представяме ви ... (в организацията-майка), е изпратено до вас ... (в местните организации са), ние ви изпращаме ... (Третата страна). В същото време допълнителната информация, отразяваща естеството на административното положение може да се посочи, в която бизнес комуникация:
В съответствие с предварително споразумение ние ще Ви изпратим ...
В съответствие с допълнителния протокол ще ви изпрати ...
В подкрепа на нашето споразумение ... и ние Ви изпратим други.
Текст, придружително писмо, което може да съдържа искания за обяснение, свързано с материалите, които представляват прилагането на придружителното писмо. В този случай, първият се отнася до посока на документа и след това определя искания, предложения и обяснения.
Задължителна предпоставка мотивационно писмо е знак за наличието на заявлението се поставя директно под текста.
А гаранционно писмо - бизнес писмо, което съдържа ангажимент или потвърждение.
Гаранции, подписани от двама души: на ръководителя на организацията и главния счетоводител и заверен от печата на организацията.
оферта Писмо може да се изпрати до един или до няколко кореспондент. Предложение партньор може да предостави конкретни подробности или обща информация, която всъщност е предложение за започване на преговори.
ключови фрази Писмото на оферта може да бъде:
В подкрепа на нашата настаняване ние Ви предлагаме ...
Писмо-молба трябва да съдържа обосновка за искането и неговото представяне. Обосновка трябва да бъде предшествано от представянето на искането. Обосновка може да отсъства в случаите на доказателства за искания, типични характера му, както и в случай, че изпълнението на действия, които представляват искане е отговорност на организацията, разделението, офицер. Моля, обърнете се за подаръци с помощта на глагола:
Моля, посъветва ...
Ние ви молим да се осигури ...
Ние ви молим да предостави информация за ...
Пишем ви с молба, и така нататък ...
Искането може да се формулира и да поиска не глагол. например:
Надяваме се, че за положително решение на проблема ...
Надяваме се, че ще намерите възможност да се разгледа жалбата ни ... и т.н.
В едно писмо може да съдържа няколко искания. В този случай, използвайте следната езици Оборот:
Молим ви да се помисли (дава се, прекарват ...) ...
В същото време трябва да ни ...
Искането може да се съдържа и в други писма, например, в придружаващия, гаранция и т.н.
Писмо за искане изисква писмо на отговор.
Писмо за кандидатстване - бизнес писмо, изготвено в случаите, когато една организация желае да вземе участие в дейности, или да получи услугите, предоставяни от друга организация.
Дейностите, свързани с получаването на стоки и услуги, като писмо може да се използва като основен документ, въз основа на която предварително решаване на проблема, е издал заповед е направена или на споразумение. Разнообразие от приложения са документите, които се представят на органите на изпълнителната власт и организирането на представянето им, за да провери и да е от правата, разрешителни и т.н.
Ние ви молим да се включи в групата да участват в ...
Ние ви молим да се осигури участието на двама представители на нашата компания в ...
Ние ви молим да се регистрират като участници ... и т.н.
В зависимост от ситуацията в писмо на текст заявление включва допълнителна информация относно участниците, прилагането на този въпрос, на условията на работа или да участват в текущи дейности и т.н. Например, ако събраната заявлението за участие във всеки случай (семинар, конференция, фестивал, честни и т.н.), да включва следната информация:
· Наименование на събитието;
· Датата на провеждане на заседанието;
· Форма участие (високоговорител, слушател, член и т.н.);
· Фамилия, име и презиме на участника (и);
· Място на наемане на работа, длъжност;
· Необходимост от настаняване за срока на събитието.
Основният език на тази гама от формули на писма са:
Потвърди получаването (документи, предварително споразумение, съгласие и т.н.) ...
Потвърждаваме, на споразуменията, постигнати в преговорите ...
С благодарности да потвърдя получаването на материали и др ....
Имейл за потвърждение може да сложи край на искането, молби, предложения.
Напомняне писмо - бизнес писмо, което се използва в случаите, когато организацията не извършва съответните действия, произтичащи от неговите функционални задължения или приета на споразуменията.
Текстът на напомнящи писма, като правило, се състои от две части: препратка към официалния документ, с който се определят задълженията на страните или на обстоятелствата във връзка с които организацията трябва да се предприемат действия, както и искания за извършване на определени действия.
Ключови фрази напомнящи писма са:
Средно ви напомня ...
Моля, имайте предвид, че ...
Ние ви постави на известие, че ...
Въпреки многократните напомняния ... и други.
Ключови фрази в писмата-изисквания могат да бъдат:
Ние искаме да изпълнят своите задължения ...
Спешно се изисква да изпълни (изпрати, дай, трансфер) ...
Настояваме незабавно да приложат ... и т.н.
В противен случай, случаят ще бъде внесен в Арбитражния съд ...
В противен случай наказание ще бъде представена ...
В противен случай, ние не носим отговорност за последствията, и така нататък ...
Тъй като на практика може да има много ситуации, които дават основание да се твърди, не може да бъде един вид твърдение, но можем да говорим за задължителните елементи на текста и правила за проектиране, които трябва да се спазват по всяко време, без значение по каква причина е направено искането.
· Тема на иска (да се уточни, който е нарушил задължението и до каква степен);
· Доказателство (линкове към документи, потвърждаващи нарушаването на договорните задължения на виновната страна);
· Специфичните изисквания на исканията за оригинални лекарства (търсенето за подмяна на дефектни стоки, евтино стоки на търсенето, допълнителна доставка на липсващото количество на стоките или възстановят платена за липсващите стоки сума, заявка отстъпки от общата стойност на пратката, изискването за прекратяване на договора или щети, и т.н.).
При съставянето на текста на претенциите, следните фрази:
Ние ви изпрати искане до ...
Ние заявяваме искането ви за ...
Ние ще ви изпратим сертификат за изследване от _______ № _____, от което следва, че ...
Пратката, която той изпраща ... установено, че са изчезнали ...
При приемане на стоки, които влизат (датата на) номера на фактурата ..., е създадена недостиг ... и т.н.
В края на текста, като се използва израза: В съответствие с искането, че сте заменили дефектни стоки към новото (за да ни изпратите нова партида от стоки, доставка на липсващите стоки, да се възстановят разходите за повредени стоки, да заплати обезщетение; да предостави отстъпка от цената ___%; трансфер в нашата банкова сметка в размер на ____ ; компенсиране на разходите в размер на ____ и т.н.).
Искът трябва да има право на собственост върху текста съдържа препратка към договор, по който тя е направена, като искането за договора за покупко-продажба с дата _____ № ___.
Писмо за разследване - бизнес писмо, насочено към получаване на всякаква официална информация или документи.
Текстът на писмото-молба съдържа обосновка за предоставяне на информация или материали и реалното представяне на молба (искане). Обосновката може да съдържа връзки към законодателни и други нормативни актове, организационни и правни документи, както и организацията не разполага с правото да изисква информация, която не се дължи на неговата функционална активност.
Като цяло, изисква писма за да се образуват, както и писмото на поискване. Запитване писма обикновено се подписват от ръководителя на организацията или от упълномощено от длъжностното лице длъжностното лице. Писмо за разследване изисква писмо на отговор.
Направете специален статут, искания, отправени от страна на властите. Законът определя процедурата за искане на представителни органи (парламент, парламентарни запитвания), както и служители на други държавни служители.
Писмо за отговор - бизнес писмо, се присъедини като отговор на писмено искане, писмо на запитване или оферта. Отговорът може да бъде положителна или отрицателна (отхвърляне писмо).
Писмо за отговор може да започне с думите: Ние ви информираме ...; писането да Ви информираме, ...
Отрицателният отговор трябва да бъде обосновано, не може просто да отхвърли искането, без обяснение. Ето защо, писмо за отхвърляне е препоръчително да се започне с основанията за отказ: Във връзка с ...
Отговор на писмото на оферта може да бъде писмо, потвърждаващо или не, потвърждаващ приемането на офертата. Купувачът може да не се съглася с само някои условия на офертата, а след това тя може да осигури на продавача с контра-оферта, резултатът е бизнес кореспонденция, в хода на който страните или да постигнат споразумение по всички основни условия на доставка, или да се откаже от сделката. В зависимост от ситуацията, в отговор на режим на постоянна скорост може да се използва в писмото на оферта:
Благодарим Ви, че отправя оферта и ще обявим своята готовност да направи сделка за ...
Приемете оферта за ...
Ние потвърждаваме готовността си да направят сделка за ...
Благодарим ви за вашата оферта да ... но в момента ние не сме заинтересовани в закупуването на този продукт.
Писмо-покана - бизнес писмо, един вид уведомително писмо. Той се различава от уведомителното писмо, че не може да се направи на формата, имат различен размер, цвят и допълнителни елементи от дизайна, под формата на накити, снимки и т.н.
Ако каните голям брой хора използват шаблони, предварително направени покани текстове.
Уважаеми г-н Лужков!
Уважаеми Алексис!
Уважаеми господа банкери! и т.н.
Покана писма могат да бъдат изпратени по факс, но при специални поводи трябва да бъдат изпратени покани по пощата или по куриер. Буквите на поканата, като правило, се използват следните изрази:
Каним ви да участвате в ...
Молим Ви да вземете участие в ...
Имаме честта да Ви поканим ...
Приемете нашата покана ...
Благодарствено писмо - бизнес писмо, изпращаща организация, длъжностно лице или гражданин с израз на благодарност за техните действия.
Този вид имейли се получават обикновено в по-свободна форма в сравнение с другите букви. Ключови фрази писма могат да бъдат следните изрази:
Благодарим ви за вашата помощ при ...
Ние изразяваме нашата благодарност за ...
Позволете ми да ви благодаря за ...
Позволете ми да изразя искрената си благодарност за ... и т.н.
Писмо за Поздравления - бизнес писмо, грим за специални поводи, свързани с важни събития в позицията на официалните организации, институции и предприятия.
Покана писма обикновено се състои в свободна форма, може да бъде толкова малка по обем - едно или две изречения, и достатъчно, за да разгърне. В последния случай, писмото поздравление очертава основните етапи на живота, човек дейност, която отправи поздравление, неговите най-важни постижения. Ако писмото е адресирано до организацията или нейната структурна единица, тя определя най-важните и значими постижения на организацията или отдел.
Следните ключови фрази, използвани в поздравително писмо:
Поздравяваме Ви, че ...
Искрено Ви поздравя за ...
Моля, приемете нашите най-искрени поздравления по ...
Сърдечно ви поздравявам за ... и така нататък
Писма поздрави може да бъде издаден не само във формите на организация, а на специална хартия с различни цветове, украсени с орнамент, водни знаци, които имат по-висока плътност и т.н.
виж също
Свързани статии