Не е нужно да се измисли свой собствен подход за провеждане на срещи. Всички необходими инструменти и техники, които вече са били намерени и доказали своята ефективност. Те се опитаха много успешни компании по целия свят. На следващо място, ние гледаме на всички етапи и да даде всички необходими препоръки за тяхното успешно изпълнение.

Ефективността на заседанието включва рационалното използване на времето на служителите: в действителност, те идват заедно, за да се получи определен резултат. Има три основни условия, без които среща не може да бъде ефективно:

1. Необходимо е да се дефинира ясно целта на срещата, както и необходимостта да се определят целите си, преди да приложи всички инициативи за подобряване на бизнес процесите.
2. По време на срещата, трябва да следвате някои правила и насоки (т.е. стандарти).
3. За срещата беше продуктивен, всички присъстващи трябва да участва активно в него.

За да направите среща във вашата организация продуктивни, да ги третира като бизнес процес за разработване на правила за поведение и следвайте тези правила.

Основните правила на срещите:

• Определяне на целта и дневния ред;
  
• идентифициране на участниците и кажете на всички за това по-рано;
  
• роли и отговорности;
  
• На срещата следват правилата на добрия вкус;
  
• Въведете протокола и при приключване на срещата, да направи план за действие;
  
• Уверете се, в дневния ред на следващото заседание;
  
• среща на глас;
  
• Разпространяване на протокола от участниците в срещата.
  

Целите трябва да бъдат кратки и ясни. В края на срещата участниците трябва да бъдат лесни за идентифициране, като са постигнали целите си, или не.

Дневният ред трябва да съдържа следната информация:

• Темите, включени (включително кратко описание на всеки елемент);
  
• Докладчик по всяка тема;
  
• времето, отделено за всяка тема / за всеки говорител.
  

Дневният ред обикновено се състои от следните елементи:

• преамбюла (кратко парче за цел да насочи вниманието на аудиторията в среща);
  
• кратък преглед на дневния ред на заседанието и целите на деня (въведете или зачеркнете някои неща, за да представи да участват в дискусия);
  
• разгражда ако срещата продължи повече от 90 минути;
  
• обсъждане на плана за действие;
  
• среща оценка.
  

Изберете участниците. Колко срещи се състоя в отсъствието на лицето в организацията си, който може да вземе най-правилното решение, независимо дали са хора, които биха имали значително факти? Поради това, много често по време на срещата:

• участници чакат някой от персонала и ще доведат до правилния човек срещата (ако може да се намери).
  
• взето неправилно решение, което след това бе отменено.
  
• На срещата не е взела никакво решение, защото не е с правилните хора.
  

• пише основните моменти от срещата. Тези такси не трябва да се пускат на координатора.
  

• постоянно участва в проекта и редовно комуникира с членовете на екипа;
  
• взема решения за разпределяне на ресурси, необходими на екипа;
  
• проверява, че работата на екипа отговаря на стратегическите цели на организацията;
  
• назначи ръководител на екипа;
  
• решава въпроси, които не могат да решат на лидера;
  
• Тя осигурява подкрепа, когато отборът изпитва затруднения.
  

• в състояние да прилага необходимите промени в живота;
  
• оправомощен орган на изпълнителната или висши служители;
  
• напълно интерес и активно участие в проекта;
  
• подготвя дневния ред на събранието;
  
• избира нови членове на екипа;
  
• добре запознати с етапите на развитие на отбора.
  

• вижда с него. че дискусията не отиде далеч по посока на основната тема;
  
• се намесва в хода на срещата, когато говорим започне няколко души;
  
• уверява, че нито една от страните не доминира над останалите;
  
• насърчава взаимодействие един с друг, са налице и активното им участие в конференцията;
  
• Тя носи на дискусията за логично последствие.
  

Направете си план. Всяка среща трябва да завършва с изготвянето на план за по-нататъшни действия. Извършване на всеки елемент трябва да бъдат инструктирани да посочи конкретно лице и датата на падежа.

Уверете се, в дневния ред на следващото заседание. В края на всяка среща, определя целите на следващата среща и представлява "проект" версия на дневния ред. Това отнема само няколко минути и ще ви спести значително количество време в подготовка за следващата среща.

Оцени последната среща. След приключване следва да се оцени за всяко заседание, дори и ако другите точки от дневния ред бяха по-дълго от планираното. По време на оценката, наред с други неща, е необходимо да се определи дали за изпълнение на задачите (и това помогна или да го боли), и да се реши какви действия да предприеме за следващото заседание се състоя по-ефективно.

Свързани статии

• Монтаж на покрив от метал - правилата и процедурите на работа, примери на видео и снимки